Umowa agencyjna – prowizja, obowiązki i rozwiązanie

Na czym polega umowa agencyjna?

Pozyskiwanie klientów to najważniejszy aspekt prowadzenia działalności usługowej. Nawet najlepszy specjalista, który nie będzie miał klientów, nie będzie w stanie utrzymać się na rynku. Oczywiście, samodzielne pozyskiwanie klientów i utrzymywanie z nimi relacji jest niezwykle cenione, jednakże może okazać się czasochłonne i zabierać go zbyt dużo w  porównaniu do rzeczywiście świadczonych usług. Wobec tego, warto jest skorzystać z usług profesjonalisty w tym zakresie, który pomoże nam rozwinąć działalność, pozyska dla Nas klientów i zbuduje z nimi relacje na lata.

Umowa agencyjna, uregulowana w Kodeksie cywilnym, polega na tym, że przyjmujący zlecenie czyli agent zobowiązuje się, zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, do stałego pośredniczenia, za wynagrodzeniem, przy zawieraniu z klientami umów na rzecz dającego zlecenie przedsiębiorcy albo do zawierania ich w jego imieniu. Jak widać, umowa agencyjna jest umową dwustronnie profesjonalną ponieważ agent, w zakresie swojej działalności, jest przedsiębiorcą. Umowa ta może przyjmować dwie formy. Po pierwsze, agent może pośredniczyć przy zawieraniu umowy, jednakże sam jej nie zawierać. Po drugie, może polegać na zawieraniu przez agenta umów. Niezależnie od przyjętego modelu, relacja łącząca dającego zlecenie i agenta ma charakter stały. Zlecenie jednorazowego pośrednictwa przy zawarciu umowy z klientem lub jednorazowego zawarcia takiej umowy co do zasady nie tworzy stosunku agencji. Różnice między stałą relacją agencyjną a zleceniem określonej czynności trzeba ocenić według rzeczywistych obowiązków, wynagrodzenia i sposobu współpracy.

Samodzielność agenta i obowiązki stron

To co wyróżnia agenta od pracownika dającego zlecenie to jego samodzielność. Agent działa w granicach upoważnienia do dokonywania określonych czynności faktycznych lub prawnych, wynikającego z umowy agencyjnej lub z innej czynności prawnej. Oczywiście, agent nie może wykonywać umowy dowolnie. Agent obowiązany jest do zachowania lojalności wobec dającego zlecenie (a dający zlecenie wobec agenta). Ponadto, agent obowiązany jest w szczególności przekazywać wszelkie informacje mające znaczenie dla dającego zlecenie oraz przestrzegać jego wskazówek uzasadnionych w danych okolicznościach, a także podejmować, w zakresie prowadzonych spraw, czynności potrzebne do ochrony praw dającego zlecenie. Umowa agencyjna wymaga od stron szczególnie starannego działania, co jest związane również z tym, że strony prowadzą działalność gospodarczą.

Obowiązki dającego zlecenie również zostały uregulowane w ustawie. Przede wszystkim, jest on zobowiązany do przekazania agentowi dokumentów i informacji, które są niezbędne do prawidłowego wykonywania umowy. Ponadto, dający zlecenie obowiązany jest informować agenta o przyjęciu lub odrzuceniu propozycji zawarcia umowy oraz o niewykonaniu umowy, przy której zawarciu agent pośredniczył lub którą zawarł w imieniu dającego zlecenie. Ponadto, dający zlecenie obowiązany jest zawiadomić w rozsądnym czasie agenta o tym, że liczba umów, których zawarcie przewiduje, lub wartość ich przedmiotu będzie znacznie niższa niż ta, której agent mógłby się normalnie spodziewać. Obowiązków dającego zlecenie wobec agenta nie można w żaden sposób ograniczyć ani wyłączyć.

Prowizja agenta

W szczególnie ciekawy sposób została uregulowana instytucja wynagrodzenia agenta. Jeśli nie została ona uregulowana w umowie w sposób odmienny agentowi należy się prowizja. Prowizja to wynagrodzenie, którego wysokość zależy od liczby lub wartości zawartych umów. Zazwyczaj wysokość lub sposób określania prowizji jest określona bardzo szczegółowo w umowie. Jeżeli wysokość prowizji nie została w umowie określona, należy się ona w wysokości zwyczajowo przyjętej w stosunkach danego rodzaju, w miejscu działalności prowadzonej przez agenta, a w razie niemożności ustalenia prowizji w ten sposób, agentowi należy się prowizja w odpowiedniej wysokości, uwzględniającej wszystkie okoliczności bezpośrednio związane z wykonaniem zleconych mu czynności. Agent może żądać prowizji od umów zawartych w czasie trwania umowy agencyjnej, jeżeli do ich zawarcia doszło w wyniku jego działalności lub jeżeli zostały one zawarte z klientami pozyskanymi przez agenta poprzednio dla umów tego samego rodzaju. Wobec tego, jeśli agent dokonywał czynności które doprowadziły do zawarcia umowy lub sam ją zawarł, może żądać prowizji. Ponadto, może się zdarzyć tak że agent nie doprowadził do zawarcia umowy, jednak prowizja i tak będzie należna. Jeżeli agentowi zostało przyznane prawo wyłączności w odniesieniu do oznaczonej grupy klientów lub obszaru geograficznego, a w czasie trwania umowy agencyjnej została bez udziału agenta zawarta umowa z klientem z tej grupy lub obszaru, agent może żądać prowizji od tej umowy. Dający zlecenie obowiązany jest w rozsądnym czasie zawiadomić agenta o zawarciu takiej umowy.

Kiedy przysługuje prowizja?

Co do zasady, prowizja przysługuje w czasie trwania umowy. Może być jednak tak, że agent doprowadził do zawarcia umowy, jednakże ona została zawarta już po rozwiązaniu umowy agencyjnej. W takiej sytuacji agent również może żądać prowizji.

Jednocześnie, agent nie może żądać prowizji gdy oczywiste jest, że umowa z klientem nie zostanie wykonana na skutek okoliczności, za które dający zlecenie nie ponosi odpowiedzialności, jeżeli zaś prowizja została już agentowi wypłacona, podlega ona zwrotowi. Postanowienie umowy agencyjnej mniej korzystne dla agenta jest nieważne.

Świadczenie wyrównawcze

Ciekawą instytucją dotyczącą umowy agencyjnej jest również świadczenie wyrównawcze, które przysługuje po rozwiązaniu umowy z agentem. Jeżeli w czasie trwania umowy agencyjnej pozyskał nowych klientów lub doprowadził do istotnego wzrostu obrotów z dotychczasowymi klientami, a dający zlecenie czerpie nadal znaczne korzyści z umów z tymi klientami agent może żądać od dającego zlecenie świadczenia wyrównawczego. Roszczenie wymaga także, aby przemawiały za nim względy słuszności, przy uwzględnieniu wszystkich okoliczności, w szczególności utraconych prowizji. Agent lub jego spadkobiercy muszą zgłosić żądanie wobec dającego zlecenie przed upływem roku od rozwiązania umowy (art. 764³ § 5 k.c.). Ustawowy limit nie oznacza automatycznego prawa do maksymalnej kwoty. Świadczenie wyrównawcze nie może przekroczyć wysokości wynagrodzenia agenta za jeden rok, obliczonego na podstawie średniego rocznego wynagrodzenia uzyskanego w okresie ostatnich pięciu lat. Jeżeli umowa agencyjna trwała krócej niż pięć lat, wynagrodzenie to oblicza się z uwzględnieniem średniej z całego okresu jej trwania. Ponadto, agent może dochodzić odszkodowania od dającego zlecenie na zasadach ogólnych. Oczywiście, świadczenie wyrownawcze nie będzie przysługiwało agentowi w każdej powyżej opisanej sytuacji. Jeżeli dający zlecenie wypowiedział umowę na skutek okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi agent, usprawiedliwiających wypowiedzenie umowy bez zachowania terminów wypowiedzenia albo agent wypowiedział umowę, chyba że wypowiedzenie jest uzasadnione okolicznościami, za które odpowiada dający zlecenie, albo jest usprawiedliwione wiekiem, ułomnością lub chorobą agenta, a względy słuszności nie pozwalają domagać się od niego dalszego wykonywania czynności agenta albo agent za zgodą dającego zlecenie przeniósł na inną osobę swoje prawa i obowiązki wynikające z umowy wówczas świadczenie wyrównawcze nie przysługuje.

Prowizja del credere i wypowiedzenie

Odpowiedzialność del credere wymaga pisemnego zastrzeżenia i odrębnego wynagrodzenia agenta. W uzgodnionym zakresie agent odpowiada za wykonanie zobowiązania przez klienta; jeżeli umowa nie stanowi inaczej – za spełnienie świadczenia. Zastrzeżenie może dotyczyć określonej umowy albo umów z oznaczonym klientem, przy których zawarciu agent pośredniczył lub które zawarł w imieniu dającego zlecenie. Podstawa: art. 761⁷ k.c.; świadczenie wyrównawcze: art. 764³–764⁵ k.c..

Przepisy prawa regulują w dośc szczegółowy sposób możliwość wypowiedzenia umowy. Może tego dokonać zarówno agent jak i dający zlecenie. Oczywiście, jak każda umowa, może zostać również rozwiązana za porozumieniem stron.

Reasumując, instytucja umowy agencyjnej jest niezwykle ciekawa. Dzięki profesjonalnemu agentowi  przedsiębiorca może poszerzyć grono swoich klientów jednocześnie prowadząc działalność. Zleca bowiem szereg czynności osobie która profesjonalnie się tym zajmuje. Z drugiej strony jednak, dający zlecenie musi liczyć się z koniecznością zapłaty prowizji na rzecz agenta – niekiedy niemałej. Wobec tego, każdy przedsiębiorca musi sam zastanowić się nad tym, czy stać go na ewentualnie ponoszenie takich kosztów aby jego działalność funcjonowała lepiej. 

Umowa agencyjna – co trzeba ustalić

Umowa agencyjna powinna opisywać nie tylko cel współpracy, ale także sposób rozliczenia i granice samodzielności agenta. Najważniejsze elementy to:

Obowiązki stron w praktyce

Agent powinien działać lojalnie, przekazywać informacje istotne dla zleceniodawcy i wykonywać uzasadnione wskazówki. Zleceniodawca powinien przekazać dokumenty oraz dane potrzebne do pracy, informować o przyjęciu lub odrzuceniu propozycji i sygnalizować istotny spadek przewidywanej liczby umów.

Checklista przed podpisaniem

1. Opisz proces od pozyskania kontaktu do zawarcia umowy.
2. Wskaż, kiedy dokładnie powstaje prawo do prowizji.
3. Ustal zasady prowizji od umów zawartych po zakończeniu współpracy.
4. Rozstrzygnij, kto ponosi koszty podróży, narzędzi i marketingu.
5. Ureguluj poufność, dane klientów i ewentualny zakaz konkurencji.
6. Jeżeli ma obowiązywać del credere, opisz zakres odpowiedzialności i odrębne wynagrodzenie.
7. Sprawdź terminy wypowiedzenia oraz dokumentowanie przyczyn rozwiązania.

Najczęstsze ryzyka

• niejasna definicja klienta pozyskanego przez agenta;
• brak reguł dla zwrotów, reklamacji i niewykonania umowy;
• pozorna wyłączność bez określenia terytorium lub grupy klientów;
• próba przeniesienia na agenta odpowiedzialności szerszej niż uzgodniona;
• pominięcie roszczeń po zakończeniu umowy, w tym świadczenia wyrównawczego;
• nadmierne podporządkowanie agenta, które może wymagać odrębnej oceny charakteru relacji.

Jeżeli umowa agencyjna stanowi ważną część sprzedaży przedsiębiorstwa, przed zmianą modelu współpracy warto przeprowadzić analizę umów i skutków biznesowych, zwłaszcza prowizji, wyłączności i roszczeń po rozwiązaniu.

Umowa agencyjna a podobne umowy

Agencja zakłada stałe, profesjonalne pośrednictwo lub zawieranie umów w imieniu zleceniodawcy. Przy jednorazowym zleceniu warto sprawdzić, czy właściwsza będzie umowa zlecenie. Jeżeli strony umawiają się na wykonanie oznaczonego rezultatu, punktem odniesienia może być umowa o dzieło. Przy wyborze modelu działalności pomocne jest także porównanie spółki cywilnej z innymi formami prowadzenia biznesu.

FAQ

Czy agent zawsze otrzymuje prowizję?

Co do zasady wynagrodzenie agenta ma postać prowizji, ale umowa może szczegółowo określać sposób jej ustalania. Trzeba wskazać zdarzenie, które uruchamia rozliczenie, oraz zasady korekt.

Czym jest świadczenie wyrównawcze?

To potencjalne roszczenie agenta po zakończeniu umowy, jeżeli pozyskał klientów lub zwiększył obroty, a zleceniodawca nadal czerpie z tego istotne korzyści. Spełnienie przesłanek i termin dochodzenia trzeba oceniać indywidualnie.

Czy umowę agencyjną można wypowiedzieć?

Tak. Sposób i terminy wypowiedzenia zależą od ustawy oraz treści umowy. Przed złożeniem oświadczenia warto ustalić, czy istnieją podstawy do rozwiązania bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Czy agent odpowiada za zapłatę klienta?

Nie automatycznie. Odpowiedzialność del credere wymaga odrębnego, pisemnego uzgodnienia i powinna mieć określony zakres.

Uwaga: Artykuł ma charakter informacyjny. Przy zawieraniu lub rozwiązywaniu umowy należy zweryfikować aktualne przepisy, treść kontraktu i okoliczności konkretnej współpracy.