Umowa agencyjna - prowizja, obowiązki i rozwiązanie

Na czym polega umowa agencyjna?

Ustawowa definicja umowy agencyjnej (art. 758 Kodeksu cywilnego)

Agent pozyskał klienta, ale strony różnie liczą prowizję. Jakie transakcje obejmuje umowa i z jakich danych ma wynikać rozliczenie? Porównaj wykaz transakcji agenta z zamówieniami klientów i uzgodnioną podstawą naliczenia prowizji.

Umowa agencyjna, uregulowana w Kodeksie cywilnym, polega na tym, że przyjmujący zlecenie czyli agent zobowiązuje się, zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, do stałego pośredniczenia, za wynagrodzeniem, przy zawieraniu z klientami umów na rzecz dającego zlecenie przedsiębiorcy albo do zawierania ich w jego imieniu. Jak widać, umowa agencyjna jest umową dwustronnie profesjonalną ponieważ agent, w zakresie swojej działalności, jest przedsiębiorcą. Umowa ta może przyjmować dwie formy. Po pierwsze, agent może pośredniczyć przy zawieraniu umowy, jednakże sam jej nie zawierać. Po drugie, może polegać na zawieraniu przez agenta umów. Niezależnie od przyjętego modelu, relacja łącząca dającego zlecenie i agenta ma charakter stały. Zlecenie jednorazowego pośrednictwa przy zawarciu umowy z klientem lub jednorazowego zawarcia takiej umowy co do zasady nie tworzy stosunku agencji. Różnice między stałą relacją agencyjną a zleceniem określonej czynności trzeba ocenić według rzeczywistych obowiązków, wynagrodzenia i sposobu współpracy.

Samodzielność agenta i obowiązki stron

Przekroczenie umocowania wymaga szybkiej reakcji. Umowę zawartą przez agenta bez umocowania lub poza jego zakresem uważa się za potwierdzoną, jeżeli dający zlecenie po uzyskaniu wiadomości niezwłocznie nie odmówi potwierdzenia klientowi (art. 760³ Kodeksu cywilnego).

Po wykryciu takiej transakcji zachowaj treść zawartej umowy, zakres upoważnienia oraz datę otrzymania wiadomości. Ustal, kto ma przekazać klientowi stanowisko przedsiębiorcy, i udokumentuj jego doręczenie. Wewnętrzna rozmowa z agentem nie jest tym samym co oświadczenie skierowane do klienta.

To co wyróżnia agenta od pracownika dającego zlecenie to jego samodzielność. Agent działa w granicach upoważnienia do dokonywania określonych czynności faktycznych lub prawnych, wynikającego z umowy agencyjnej lub z innej czynności prawnej. Sprawdź, czy agent ma tylko pozyskiwać zamówienia, czy także podpisywać umowy w imieniu przedsiębiorcy. Agent obowiązany jest do zachowania lojalności wobec dającego zlecenie (a dający zlecenie wobec agenta). Ponadto, agent obowiązany jest w szczególności przekazywać wszelkie informacje mające znaczenie dla dającego zlecenie oraz przestrzegać jego wskazówek uzasadnionych w danych okolicznościach, a także podejmować, w zakresie prowadzonych spraw, czynności potrzebne do ochrony praw dającego zlecenie. Umowa agencyjna wymaga od stron szczególnie starannego działania, co jest związane również z tym, że strony prowadzą działalność gospodarczą.

Obowiązki dającego zlecenie również zostały uregulowane w ustawie. Przede wszystkim, jest on zobowiązany do przekazania agentowi dokumentów i informacji, które są niezbędne do prawidłowego wykonywania umowy. Ponadto, dający zlecenie obowiązany jest informować agenta o przyjęciu lub odrzuceniu propozycji zawarcia umowy oraz o niewykonaniu umowy, przy której zawarciu agent pośredniczył lub którą zawarł w imieniu dającego zlecenie. Ponadto, dający zlecenie obowiązany jest zawiadomić w rozsądnym czasie agenta o tym, że liczba umów, których zawarcie przewiduje, lub wartość ich przedmiotu będzie znacznie niższa niż ta, której agent mógłby się normalnie spodziewać. Obowiązków dającego zlecenie wobec agenta nie można w żaden sposób ograniczyć ani wyłączyć.

Prowizja agenta

Jeśli strony nie ustaliły innego sposobu wynagradzania agenta, przysługuje mu prowizja. Prowizja to wynagrodzenie, którego wysokość zależy od liczby lub wartości zawartych umów. Zazwyczaj wysokość lub sposób określania prowizji jest określona bardzo szczegółowo w umowie. Jeżeli wysokość prowizji nie została w umowie określona, należy się ona w wysokości zwyczajowo przyjętej w stosunkach danego rodzaju, w miejscu działalności prowadzonej przez agenta, a w razie niemożności ustalenia prowizji w ten sposób, agentowi należy się prowizja w odpowiedniej wysokości, uwzględniającej wszystkie okoliczności bezpośrednio związane z wykonaniem zleconych mu czynności. Agent może żądać prowizji od umów zawartych w czasie trwania umowy agencyjnej, jeżeli do ich zawarcia doszło w wyniku jego działalności lub jeżeli zostały one zawarte z klientami pozyskanymi przez agenta poprzednio dla umów tego samego rodzaju. Wobec tego, jeśli agent dokonywał czynności które doprowadziły do zawarcia umowy lub sam ją zawarł, może żądać prowizji. Ponadto, może się zdarzyć tak że agent nie doprowadził do zawarcia umowy, jednak prowizja i tak będzie należna. Jeżeli agentowi zostało przyznane prawo wyłączności w odniesieniu do oznaczonej grupy klientów lub obszaru geograficznego, a w czasie trwania umowy agencyjnej została bez udziału agenta zawarta umowa z klientem z tej grupy lub obszaru, agent może żądać prowizji od tej umowy. Dający zlecenie obowiązany jest w rozsądnym czasie zawiadomić agenta o zawarciu takiej umowy.

Kiedy przysługuje prowizja?

Zmiana agenta wymaga sprawdzenia prawa poprzednika. Nowy agent nie może żądać prowizji z art. 761, jeżeli na podstawie art. 761¹ należy się ona poprzedniemu agentowi. Wyjątkiem jest podział uzasadniony względami słuszności wynikającymi z okoliczności. Podstawa: art. 761² Kodeksu cywilnego.

Przy przekazaniu klientów zachowaj daty propozycji, negocjacji i zawarcia transakcji oraz opis działań obu agentów. Nie przypisuj całej prowizji wyłącznie według tego, kto obsługiwał klienta w dniu wystawienia faktury. Podziału nie ustala też automatycznie liczba dni pracy każdego agenta.

Co do zasady, prowizja przysługuje w czasie trwania umowy. Może być jednak tak, że agent doprowadził do zawarcia umowy, jednakże ona została zawarta już po rozwiązaniu umowy agencyjnej. W takiej sytuacji agent również może żądać prowizji.

Warunki prowizji po rozwiązaniu. Sprawdź dwie podstawy: otrzymanie propozycji klienta przed rozwiązaniem przy spełnieniu art. 761 albo zawarcie umowy głównie dzięki wcześniejszej działalności agenta i w rozsądnym czasie po rozwiązaniu. Sama data późniejszej sprzedaży nie rozstrzyga. Podstawa: art. 761¹ k.c..

Jednocześnie, agent nie może żądać prowizji gdy oczywiste jest, że umowa z klientem nie zostanie wykonana na skutek okoliczności, za które dający zlecenie nie ponosi odpowiedzialności, jeżeli zaś prowizja została już agentowi wypłacona, podlega ona zwrotowi. Postanowienie umowy agencyjnej mniej korzystne dla agenta jest nieważne.

Dane do obliczenia prowizji. Oświadczenie z podstawami obliczenia prowizji należy przekazać agentowi najpóźniej ostatniego dnia miesiąca po kwartale nabycia prawa do niej. Umowa nie może pogarszać jego sytuacji w tym zakresie. Podstawa: art. 761⁵ § 1 k.c..

Gdy agent nie może sprawdzić prowizji

Art. 761⁵ § 2 k.c. pozwala agentowi żądać informacji potrzebnych do kontroli obliczenia prowizji, w tym wyciągów z ksiąg albo wglądu i wyciągu zapewnionego biegłemu rewidentowi wybranemu przez strony. Umowa nie może ograniczać tego uprawnienia na niekorzyść agenta.

Przy odmowie informacji albo braku porozumienia co do rewidenta § 3-4 przewidują odpowiednie powództwa wnoszone w ciągu sześciu miesięcy od zgłoszenia żądania dającemu zlecenie. To odrębna kwestia od terminu dochodzenia samej prowizji. Zachowaj żądanie, dowód jego przekazania i odpowiedź. Podstawa: art. 761⁵ Kodeksu cywilnego.

Świadczenie wyrównawcze

Po zakończeniu umowy sprawdź osobno przesłanki świadczenia wyrównawczego. Zestaw klientów pozyskanych przez agenta oraz dotychczasowych klientów, u których wzrosły obroty. Dla obu grup zachowaj dane sprzed zakończenia współpracy i po nim. Agent może żądać świadczenia wyrównawczego, jeśli podczas współpracy pozyskał nowych klientów lub istotnie zwiększył obroty z dotychczasowymi, a dający zlecenie nadal czerpie znaczne korzyści z umów z tymi klientami. Roszczenie wymaga także, aby przemawiały za nim względy słuszności, przy uwzględnieniu wszystkich okoliczności, w szczególności utraconych prowizji. Agent lub jego spadkobiercy muszą zgłosić żądanie wobec dającego zlecenie przed upływem roku od rozwiązania umowy (art. 764³ § 5 k.c.). Ustawowy limit nie oznacza automatycznego prawa do maksymalnej kwoty. Świadczenie wyrównawcze nie może przekroczyć wysokości wynagrodzenia agenta za jeden rok, obliczonego na podstawie średniego rocznego wynagrodzenia uzyskanego w okresie ostatnich pięciu lat. Jeżeli umowa agencyjna trwała krócej niż pięć lat, wynagrodzenie to oblicza się z uwzględnieniem średniej z całego okresu jej trwania. Ponadto, agent może dochodzić odszkodowania od dającego zlecenie na zasadach ogólnych. Oczywiście, świadczenie wyrownawcze nie będzie przysługiwało agentowi w każdej powyżej opisanej sytuacji. Jeżeli dający zlecenie wypowiedział umowę na skutek okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi agent, usprawiedliwiających wypowiedzenie umowy bez zachowania terminów wypowiedzenia albo agent wypowiedział umowę, chyba że wypowiedzenie jest uzasadnione okolicznościami, za które odpowiada dający zlecenie, albo jest usprawiedliwione wiekiem, ułomnością lub chorobą agenta, a względy słuszności nie pozwalają domagać się od niego dalszego wykonywania czynności agenta albo agent za zgodą dającego zlecenie przeniósł na inną osobę swoje prawa i obowiązki wynikające z umowy wówczas świadczenie wyrównawcze nie przysługuje.

Świadczenie wyrównawcze: sama słuszność nie wystarcza

Wyrok Sądu Najwyższego z 15 grudnia 2022 r., II CSKP 294/22. Przy świadczeniu wyrównawczym SN nakazał badać przesłanki w ustawowej kolejności. Najpierw należy wykazać pozyskanie nowych klientów albo istotny wzrost obrotów z dotychczasowymi oraz dalsze czerpanie przez dającego zlecenie znacznych korzyści. Dopiero po ustaleniu tych okoliczności ocenia się względy słuszności.

Co zachować po zakończeniu agencji? Przygotuj zestawienie klientów, historię obrotów i dowody powiązania tych wyników z pracą agenta. Oddziel niewypłaconą prowizję od świadczenia wyrównawczego. Samo wieloletnie zaangażowanie lub poczucie niesprawiedliwości nie zastępuje dowodów pierwszych przesłanek. W tej sprawie SN oddalił skargę agentki. Orzeczenie nie przyznaje automatycznie maksymalnej ustawowej kwoty po każdej zakończonej umowie.

Źródło orzeczenia: II CSKP 294/22

Prowizja del credere i wypowiedzenie

Agent może potrzebować osobnego oświadczenia o zakazie konkurencji. Jeśli wypowiedział umowę z powodu okoliczności obciążających dającego zlecenie, może zwolnić się z tego ograniczenia przez pisemne oświadczenie złożone dającemu zlecenie przed upływem miesiąca od wypowiedzenia. Podstawa: art. 764⁸ Kodeksu cywilnego.

Nie licz tego miesiąca automatycznie od ostatniego dnia współpracy. Ustal datę wypowiedzenia, jego przyczynę i dowody odpowiedzialności drugiej strony oraz zachowaj potwierdzenie złożenia odrębnego oświadczenia. Sam konflikt dotyczący prowizji nie przesądza jeszcze, że wszystkie przesłanki tej reguły zostały spełnione.

Odpowiedzialność del credere wymaga pisemnego zastrzeżenia i odrębnego wynagrodzenia agenta. W uzgodnionym zakresie agent odpowiada za wykonanie zobowiązania przez klienta; jeżeli umowa nie stanowi inaczej - za spełnienie świadczenia. Zastrzeżenie może dotyczyć określonej umowy albo umów z oznaczonym klientem, przy których zawarciu agent pośredniczył lub które zawarł w imieniu dającego zlecenie. Podstawa: art. 761⁷ k.c.; świadczenie wyrównawcze: art. 764³-764⁵ k.c..

Ile trwa wypowiedzenie umowy agencyjnej?

Przy umowie na czas nieoznaczony sprawdź, jak długo trwa współpraca. W pierwszym roku okres wypowiedzenia wynosi miesiąc, w drugim dwa miesiące, a od trzeciego roku trzy miesiące. Strony mogą te okresy wydłużyć. Ustawowe minimum obowiązuje obie strony, a termin dla dającego zlecenie musi być co najmniej tak długi jak dla agenta.

Jeśli strony nie uzgodniły inaczej, okres wypowiedzenia kończy się ostatniego dnia miesiąca. Przykład: w drugim roku umowy agent otrzymuje wypowiedzenie 12 marca. Przy ustawowym okresie i braku odmiennych ustaleń umowa kończy się 31 maja. Jeżeli obie strony kontynuowały wykonywanie umowy po upływie uzgodnionego czasu, do okresu współpracy wlicz także pierwotny okres umowy. Kodeks cywilny, art. 764 i 764¹.

Reasumując, instytucja umowy agencyjnej jest niezwykle ciekawa. Dzięki profesjonalnemu agentowi  przedsiębiorca może poszerzyć grono swoich klientów jednocześnie prowadząc działalność. Zleca bowiem szereg czynności osobie która profesjonalnie się tym zajmuje. Z drugiej strony jednak, dający zlecenie musi liczyć się z koniecznością zapłaty prowizji na rzecz agenta - niekiedy niemałej. Wobec tego, każdy przedsiębiorca musi sam zastanowić się nad tym, czy stać go na ewentualnie ponoszenie takich kosztów aby jego działalność funcjonowała lepiej. 

Umowa agencyjna - co trzeba ustalić

Pisemne potwierdzenie ustaleń. Każda strona może żądać pisemnego potwierdzenia treści agencji oraz jej zmian i uzupełnień. Zrzeczenie się tego prawa jest nieważne. Podstawa: art. 758² k.c..

Po zmianie prowizji, obszaru działania lub grupy klientów wskaż w potwierdzeniu datę obowiązywania nowych ustaleń. Zachowaj poprzednią wersję, żeby rozliczyć transakcje z obu okresów. Prawo do potwierdzenia treści odróżnij od szczególnej formy wymaganej dla niektórych klauzul, takich jak del credere czy zakaz konkurencji.

Umowa agencyjna powinna opisywać nie tylko cel współpracy, ale także sposób rozliczenia i granice samodzielności agenta. Najważniejsze elementy to:

Obowiązki stron w praktyce

Wydatki agenta nie podlegają automatycznemu zwrotowi. Jeśli umowa nie stanowi inaczej, zwrot obejmuje wydatki uzasadnione i przekraczające zwykłą miarę w danej relacji. Podstawa: art. 762 k.c..

Przed większym wydatkiem na targi, podróż lub kampanię uzgodnij budżet, zakres finansowania i dokumenty do rozliczenia. W zestawieniu oddziel prowizję od kosztów oraz wskaż, który zapis umowy przewiduje ich zwrot. Sama faktura potwierdza koszt, ale nie zastępuje ustalenia, która strona ma go ostatecznie ponieść.

Agent powinien działać lojalnie, przekazywać informacje istotne dla zleceniodawcy i wykonywać uzasadnione wskazówki. Zleceniodawca powinien przekazać dokumenty oraz dane potrzebne do pracy, informować o przyjęciu lub odrzuceniu propozycji i sygnalizować istotny spadek przewidywanej liczby umów.

Kontrola korekt rozliczenia. Przy każdej korekcie prowizji zachowaj numer transakcji, kwotę pierwotną, zmianę i dokument wyjaśniający jej przyczynę. Odróżnij korektę ceny klienta od sporu o wykonanie jego umowy. Zestawienie powinno umożliwiać odtworzenie obliczeń bez opierania się wyłącznie na końcowej kwocie przelewu.

Checklista przed podpisaniem

Odwołanie zakazu konkurencji nie zawsze od razu kończy płatności. Dający zlecenie może odwołać ograniczenie do dnia rozwiązania umowy, na piśmie pod rygorem nieważności. Z obowiązku wypłacania sumy za ograniczenie zostaje zwolniony po sześciu miesiącach od odwołania. Podstawa: art. 764⁷ Kodeksu cywilnego.

W harmonogramie rozdziel datę odwołania, zakończenie agencji i termin ustania obowiązku płatności wynikający z tej reguły. Najpierw ustal, czy i w jakim zakresie obowiązek zapłaty istnieje w danej umowie. Zachowaj oświadczenie oraz dowód jego doręczenia agentowi.

1. Opisz proces od pozyskania kontaktu do zawarcia umowy.
2. Wskaż, kiedy dokładnie powstaje prawo do prowizji.
3. Ustal zasady prowizji od umów zawartych po zakończeniu współpracy.
4. Rozstrzygnij, kto ponosi koszty podróży, narzędzi i marketingu.
5. Ustal zasady poufności i ochrony danych klientów.
6. Zakaz konkurencji po rozwiązaniu umowy. Uzgodnij go na piśmie pod rygorem nieważności. Wskaż grupę klientów lub obszar, na którym działał agent, oraz rodzaj towarów lub usług objętych umową. Zakaz może trwać najwyżej dwa lata od rozwiązania umowy. Ustal też zasady zapłaty za ten okres. Co do zasady agentowi przysługuje odpowiednia suma, chyba że strony uzgodniły inaczej albo do rozwiązania umowy doszło z przyczyn, za które odpowiada agent. Art. 764⁶ Kodeksu cywilnego.
7. Jeżeli ma obowiązywać del credere, opisz zakres odpowiedzialności i odrębne wynagrodzenie.
8. Sprawdź terminy wypowiedzenia oraz dokumentowanie przyczyn rozwiązania.

Najczęstsze ryzyka

Ustawowy zastaw agenta. Zabezpiecza wynagrodzenie, wydatki i zaliczki udzielone zleceniodawcy na jego rzeczach i papierach wartościowych otrzymanych w związku z agencją. Wymaga zachowania władania wskazanego w art. 763 Kodeksu cywilnego.

Przed powołaniem się na zabezpieczenie sporządź wykaz przedmiotów, ich właściciela, podstawę przekazania i miejsce przechowywania. Oddziel rzeczy zleceniodawcy od własności klientów. Samo zaleganie z prowizją nie uzasadnia uznania każdego przedmiotu znajdującego się u agenta za objęty zastawem; sposób dochodzenia zapłaty wymaga osobnej oceny.

• niejasna definicja klienta pozyskanego przez agenta;
• brak reguł dla zwrotów, reklamacji i niewykonania umowy;
• pozorna wyłączność bez określenia terytorium lub grupy klientów;
• próba przeniesienia na agenta odpowiedzialności szerszej niż uzgodniona;
• pominięcie roszczeń po zakończeniu umowy, w tym świadczenia wyrównawczego;
• nadmierne podporządkowanie agenta, które może wymagać odrębnej oceny charakteru relacji.

Jeżeli umowa agencyjna stanowi ważną część sprzedaży przedsiębiorstwa, przed zmianą modelu współpracy warto przeprowadzić analizę umów i skutków biznesowych, zwłaszcza prowizji, wyłączności i roszczeń po rozwiązaniu.

Lista transakcji pozostających w toku. Na dzień zakończenia współpracy zestaw klienta, datę propozycji, wykonane działania agenta i etap negocjacji. Dołącz dokumenty pozwalające powiązać późniejsze zamówienie z tymi działaniami. Oznacz osobno transakcje bezsporne i te, przy których strony inaczej oceniają udział agenta.

Umowa agencyjna a podobne umowy

Agencja zakłada stałe, profesjonalne pośrednictwo lub zawieranie umów w imieniu zleceniodawcy. Przy jednorazowym zleceniu warto sprawdzić, czy właściwsza będzie umowa zlecenie. Jeżeli strony umawiają się na wykonanie oznaczonego rezultatu, punktem odniesienia może być umowa o dzieło. Przy wyborze modelu działalności pomocne jest także porównanie spółki cywilnej z innymi formami prowadzenia biznesu.

Pytania o prowizję i rozwiązanie umowy agencyjnej

Czy agent zawsze otrzymuje prowizję?

Nie zawsze. Strony mogą ustalić np. stałe wynagrodzenie. Jeśli umowa nie określa sposobu wynagradzania, agentowi przysługuje prowizja zależna od liczby lub wartości zawartych umów (art. 758¹ § 1 i 2 k.c.).

Czym jest świadczenie wyrównawcze?

Po rozwiązaniu umowy agent może żądać świadczenia wyrównawczego, jeśli pozyskał nowych klientów lub istotnie zwiększył obroty z dotychczasowymi, a dający zlecenie nadal odnosi znaczne korzyści z tych umów. Za wypłatą muszą też przemawiać względy słuszności, w tym utrata prowizji. Sprawdź również ustawowe wyłączenia.

Kiedy zgłosić żądanie? Agent lub jego spadkobiercy muszą zgłosić je dającemu zlecenie, zanim minie rok od rozwiązania umowy. Ustal datę zakończenia współpracy i zachowaj potwierdzenie doręczenia żądania. Art. 764³ i 764⁴ Kodeksu cywilnego.

Czy umowę agencyjną można wypowiedzieć?

Tak. Przy zwykłym wypowiedzeniu umowy bezterminowej sprawdź rok współpracy i okres uzgodniony w umowie. Wypowiedzenie bez zachowania terminu jest możliwe także przy umowie na czas oznaczony, gdy jedna ze stron nie wykonała całości lub znacznej części obowiązków albo wystąpiły nadzwyczajne okoliczności. Wskaż konkretne zdarzenie i zachowaj dokumenty, które je potwierdzają. Art. 764¹ i 764² Kodeksu cywilnego.

Czy agent odpowiada za zapłatę klienta?

Nie automatycznie. Odpowiedzialność del credere wymaga odrębnego, pisemnego uzgodnienia i powinna mieć określony zakres.

Uwaga: Artykuł ma charakter informacyjny. Przy zawieraniu lub rozwiązywaniu umowy należy zweryfikować aktualne przepisy, treść kontraktu i okoliczności konkretnej współpracy.