Zapis na sąd polubowny - forma, skutki i ryzyka

Kiedy warto rozważyć sąd polubowny?

Klient nie zapłacił, a w umowie wskazano sąd polubowny. Przed przygotowaniem pozwu odszukaj klauzulę i sprawdź, czy obejmuje właśnie ten spór. Brak wykonania obowiązków wynikających z umowy (czy to polegających na zapłacie wynagrodzenia czy też na innym świadczeniu), bezpodstawne odstąpienie od umowy czy wypowiedzenie jej, niewłaściwe wykonanie zobowiązania to tylko niektóre z sytuacji, które mogą doprowadzić do konieczności skierowania sprawy do sądu. Zdarza się jednak, że strony chcą uniknąć skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego decydują się na poddanie łączącego je stosunku prawnego pod osąd sądu polubownego. Czas i koszt arbitrażu zależą od regulaminu, liczby arbitrów i zakresu dowodów; jego przebieg omawia poradnik o postępowaniu przed sądem polubownym. Instytucja sądu polubownego została uregulowana w przepisach kodeksu postępowania cywilnego. Przy sporze o uchwałę spółki z o.o. sprawdź osobno przesłanki i terminy jej zaskarżenia.

Już na wstępie należy podkreślić, że poddanie sporu pod rozstrzygnięcie sądu polubownego  wymaga umowy stron. Nie można jednostronnie zgłosić sprawy do sądu polubownego (czy też arbitrażowego) tak jak strona wnosi pozew lub wniosek do sądu. Konieczna jest zgoda stron, które chcą aby to sąd polubowny rozpatrywał spór, którego strony mogą już być stronami albo mogą stać się stronami. W doktrynie wyróżnia się dwa rodzaje umów o arbitraż: tzw. kompromis (klauzula kompromisarska), mocą którego strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu polubownego już istniejący spór, oraz klauzulę arbitrażową, odnoszącą się do sporów, które dopiero mają wyniknąć w przyszłości. W umowie tej należy wskazać przedmiot sporu lub stosunek prawny, z którego spór wyniknął lub może wyniknąć (zapis na sąd polubowny).

Forma i treść zapisu na sąd polubowny

Pełnomocnik podpisujący zapis: Zgodnie z art. 1167 k.p.c. pełnomocnictwo udzielone przez przedsiębiorcę do czynności prawnej obejmuje także zapis arbitrażowy dotyczący sporów z tej czynności, chyba że dokument stanowi inaczej. Nie rozszerzaj tej reguły automatycznie na inne umowy lub osoby niebędące przedsiębiorcami. Podstawa: art. 1167 KPC.

Do podpisanej klauzuli dołącz kopię pełnomocnictwa obowiązującego w dniu jej zawarcia. Wskaż czynność, zakres upoważnienia i ewentualne wyłączenia; osobno sprawdź umocowanie do późniejszego prowadzenia sporu.

Jeśli klauzula wskazuje konkretny sąd polubowny, porównaj jego pełną nazwę w podpisanej umowie i załącznikach. Przy rozbieżności zachowaj wszystkie wersje i zaznacz, które dokumenty obie strony rzeczywiście podpisały.

Przed podpisaniem umowy porównaj opłatę arbitrażową z wartością typowej spornej faktury, a nie tylko z wartością całego kontraktu. Analiza umów i ryzyka biznesowego pomaga uporządkować założenia, zanim strony wybiorą tryb rozstrzygania przyszłych sporów.

Budżet całego sporu: przygotuj wariant podstawowy i wariant obejmujący dodatkową opinię eksperta, tłumaczenia oraz czynności potrzebne do wykonania wyroku. Przy każdej pozycji zapisz źródło wyceny, walutę i termin zapłaty zaliczki. Oddziel kwoty potrzebne do prowadzenia sprawy od kosztów, których zwrot dopiero zamierzasz dochodzić.

Zapis na sąd polubowny zazwyczaj pojawia się w treści umowy podstawowej, jako jedna z klauzul,  ponieważ zgodnie z treścią przepisu art. 1162 Kodeksu postępowania cywilnego zapis na sąd polubowny powinien być sporządzony na piśmie. Z dogmatycznego punktu widzenia, jest to jednak osobna umowa podlegająca osobnej ocenie (mimo że stanowi ona klauzul w umowie podstawowej).  Jednocześnie,  wymaganie dotyczące formy zapisu na sąd polubowny jest spełnione także wtedy, gdy zapis zamieszczony został w wymienionych między stronami pismach lub oświadczeniach złożonych za pomocą środków porozumiewania się na odległość, które pozwalają utrwalić ich treść. Powołanie się w umowie na dokument zawierający postanowienie o poddaniu sporu pod rozstrzygnięcie sądu polubownego spełnia wymagania dotyczące formy zapisu na sąd polubowny, jeżeli umowa ta jest sporządzona na piśmie, a to powołanie się jest tego rodzaju, że czyni zapis częścią składową umowy.

Dokument wskazany przez odesłanie: zachowaj jego pełną treść, oznaczenie wersji i datę oraz korespondencję dotyczącą przekazania go kontrahentowi. Aktualna treść strony internetowej instytucji może różnić się od dokumentu powołanego w umowie. Zgromadzone kopie pomagają ustalić właściwą wersję; same nie rozstrzygają skuteczności włączenia klauzuli do umowy.

Przeczytaj klauzulę osobno z perspektywy każdej strony. Czy obie mają takie same możliwości wyboru sądu? Przy ocenie zapisu obowiązuje zasada równości stron. Bezskuteczne są bowiem postanowienia naruszające tę zasadę  szczególności uprawniające tylko jedną stronę do wytoczenia powództwa przed sądem polubownym przewidzianym w zapisie albo przed sądem.

Ochrona stron w zapisie na sąd polubowny

Jednocześnie, konieczne jest wskazanie, że w odniesieniu do pewnych, teoretycznie ( oraz praktycznie) słabszych grup, przepisy kodeksu postępowania cywilnego stanowią o pewnych wyjątkach dotyczących możliwości poddania sporu pod sąd polubowny. W odniesieniu do sporów z zakresu prawa pracy (gdzie słabszą stroną jest pracownik) zapis na sąd polubowny obejmujący spory z zakresu prawa pracy może być sporządzony tylko po powstaniu sporu i wymaga zachowania formy pisemnej. Podobnie wygląda sytuacja, gdy jedną ze stron stosunku prawnego jest konsument. Zgodnie z treścią przepisu art. 1164(1) kodeksu postępowania cywilnego zapis na sąd polubowny obejmujący spory wynikające z umów, których stroną jest konsument, może być sporządzony tylko po powstaniu sporu i wymaga zachowania formy pisemnej. Co więcej W zapisie na sąd polubowny, o którym mowa w przypadku stosunku prawnego którego stroną jest konsument należy także wskazać pod rygorem nieważności, że stronom znane są skutki zapisu na sąd polubowny, w szczególności co do mocy prawnej wyroku sądu polubownego lub ugody przed nim zawartej na równi z wyrokiem sądu lub ugodą zawartą przed sądem po ich uznaniu przez sąd lub po stwierdzeniu przez sąd ich wykonalności.

Inne sposoby zawarcia zapisu

Jeżeli spór dotyczy uchwały wspólników lub akcjonariuszy, odszukaj zapis na sąd polubowny w umowie albo statucie spółki. Zamieszczony w umowie (statucie) spółki handlowej zapis na sąd polubowny dotyczący sporów ze stosunku spółki wiąże spółkę, jej wspólników oraz organy spółki i ich członków. Co więcej, w sprawach o uchylenie lub stwierdzenie nieważności uchwały zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością albo walnego zgromadzenia spółki akcyjnej zapis na sąd polubowny jest skuteczny, jeżeli przewiduje obowiązek ogłoszenia o wszczęciu postępowania w sposób wymagany dla ogłoszeń spółki najpóźniej w terminie miesiąca od dnia jego wszczęcia; ogłoszenie może zamieścić również powód. W sprawach tych każdy wspólnik albo akcjonariusz może przystąpić do postępowania po jednej ze stron w terminie miesiąca od dnia ogłoszenia. Skład sądu polubownego wyznaczony w sprawie najwcześniej wszczętej rozpoznaje wszystkie pozostałe sprawy o uchylenie lub stwierdzenie nieważności tej samej uchwały zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością albo walnego zgromadzenia spółki akcyjnej. Jak widać, stosunki wewnętrzne w spółce również mogą zostać poddane rozstrzygnięciom sądu polubownego.

Skutki procesowe zapisu

Zapis na sąd polubowny pociąga za sobą szereg skutków procesowych, z których najważniejszy to przyznanie  sądowi polubownemu kompetencję do rozstrzygnięcia sporu (skutek pozytywny), z drugiej zaś wykluczenie rozpoznanie sprawy przez sąd państwowy (skutek negatywny).

Zabezpieczenie roszczenia mimo arbitrażu: zapis nie zamyka drogi do zabezpieczenia roszczeń przez sąd państwowy. Dotyczy to także arbitrażu za granicą albo bez oznaczonego miejsca postępowania. Sam zapis nie przesądza jednak o udzieleniu zabezpieczenia. Podstawa: art. 1166 Kodeksu postępowania cywilnego.

Wyraz tego skutku stanowi przepis art. 1165 kodeksu postępowania cywilnego zgodnie z którym, w razie wniesienia do sądu sprawy dotyczącej sporu objętego zapisem na sąd polubowny, sąd odrzuca pozew lub wniosek o wszczęcie postępowania nieprocesowego, jeżeli pozwany albo uczestnik postępowania nieprocesowego podniósł zarzut zapisu na sąd polubowny przed wdaniem się w spór co do istoty sprawy.  Zarzut istnienia w danej sprawie zapisu na sąd polubowny pozwany może podnieść w odpowiedzi na pozew bądź ustnie na rozprawie przed wdaniem się w spór, czyli praktycznie po wywołaniu sprawy i udzieleniu mu głosu przez przewodniczącego. Po wdaniu się w spór zarzut zapisu na sąd polubowny nie może odnieść skutku, co oznacza, że właściwy do rozpoznania sprawy staje się sąd powszechny, a nie sąd polubowny.

Jednakże tego przepisu nie stosuje się , gdy zapis na sąd polubowny jest nieważny, bezskuteczny, niewykonalny albo utracił moc, jak również wtedy, gdy sąd polubowny orzekł o swej niewłaściwości. Jednocześnie sama nieważność albo wygaśnięcie umowy podstawowej, w której zamieszczono zapis na sąd polubowny, samo przez się nie oznacza nieważności lub wygaśnięcia zapisu.

Cesja wierzytelności nie usuwa klauzuli arbitrażowej

Postanowienie Sądu Najwyższego z 1 grudnia 2017 r., I CSK 170/17. SN potwierdził, że zapis na sąd polubowny obejmujący cedowaną wierzytelność wiąże również jej nabywcę. Zmiana wierzyciela nie pozwala sama w sobie pominąć uzgodnionego arbitrażu.

Znaczenie praktyczne. Przed zakupem wierzytelności przeczytaj umowę podstawową i klauzulę rozstrzygania sporów. Uwzględnij regulamin, koszty i zakres zapisu. Orzeczenie nie potwierdza ważności każdej klauzuli; jej skuteczność i objęcie konkretnego roszczenia nadal wymagają oceny.

Źródło orzeczenia: I CSK 170/17

Kiedy zapis traci moc?

Zapis na sąd polubowny może utracić moc między innymi w następujących przypadkach: 1. jeżeli osoba wyznaczona w zapisie na sąd polubowny jako arbiter lub arbiter przewodniczący odmawia pełnienia tej funkcji lub gdy pełnienie przez nią tej funkcji okaże się z innych przyczyn niemożliwe, chyba że strony postanowiły inaczej, 2. gdy sąd polubowny wskazany w zapisie nie przyjął sprawy do rozpoznania lub gdy rozpoznanie sprawy w ramach tego sądu okazało się z innych przyczyn niemożliwe, chyba że strony umówiły się inaczej, 3. jeżeli przy wydaniu wyroku nie można osiągnąć wymaganej jednomyślności lub większości głosów co do rozstrzygnięcia o całości lub o części przedmiotu sporu, w zakresie braku tej jednomyślności. Co więcej, zapis na sąd polubowny traci swoją moc  m.in. na skutek woli stron (zawarcia umowy rozwiązującej zapis), w razie upływu czasu, w którym sąd polubowny powinien wydać wyrok w wypadku, kiedy wygaśnięcie zapisu wynika z jego wyraźnych postanowień.

Reasumując, już samo sporządzenie przez strony skutecznego i ważnego zapisu na sąd polubowny może przysporzyć nie lada trudności. Odpowiednie jego sformułowanie a także sporządzenie go w przepisanej formie ma kluczowe znaczenie dla jej ważności i skuteczności a co za tym idzie - na możliwość powołania się na nią. Jednocześnie, w sytuacji gdy klauzula została we właściwy sposób sporządzona i powołanie się na nią jest możliwe wówczas spór może zostać rozpoznany w uzgodnionym trybie. Korzyści trzeba ocenić w konkretnej sprawie, uwzględniając koszty i możliwość wykonania wyroku.

Co powinien zawierać zapis?

Checklista przed podpisaniem klauzuli

• sprawdź, jakie spory obejmuje zapis;
• ustal sąd stały albo sposób powołania arbitrów;
• porównaj regulamin, opłaty i miejsce postępowania;
• zweryfikuj zasady dla konsumentów i pracowników;
• ustal skutki wyroku i ewentualnej egzekucji;
• zachowaj wersję umowy z pełnym brzmieniem klauzuli.

Jeśli spór już powstał, skompletuj dokumenty umowy, rozliczeń i korespondencji. Przygotowanie materiału do arbitrażu opisuje lista dokumentów przed postępowaniem polubownym.

Kilka umów z jednym kontrahentem: przyporządkuj każde żądanie do konkretnej umowy, aneksu i klauzuli rozstrzygania sporów. W zestawieniu zaznacz różnice dotyczące instytucji, języka i zakresu zapisu. Wspólne strony lub jedna zbiorcza faktura nie wystarczają do przyjęcia, że wszystkie roszczenia można rozpoznać w jednym arbitrażu.

Powiązane materiały

Przeczytaj także: postępowanie gospodarcze, baza wiedzy oraz oferta dla spółek.

Pytania o zapis na sąd polubowny

Czy jedna strona może sama narzucić arbitraż?

Co do zasady potrzebna jest umowa stron. Jednostronne skierowanie sporu do arbitrażu nie zastępuje skutecznego zapisu.

Czy zapis musi być w umowie głównej?

Nie, ale musi spełniać wymagania dotyczące formy i pozwalać ustalić, jakiego sporu lub stosunku prawnego dotyczy.

Czy konsument może podpisać zapis przed sporem?

Nie w sporze wynikającym z umowy z konsumentem: art. 1164¹ k.p.c. wymaga zapisu dopiero po powstaniu sporu, w formie pisemnej, ze wskazaniem pod rygorem nieważności znajomości skutków zapisu. Podstawa: Kodeks postępowania cywilnego.

Czy zapis wyłącza sąd państwowy?

Może wywołać taki skutek, jeżeli jest ważny, skuteczny i obejmuje konkretny spór, ale zarzut zapisu trzeba podnieść w odpowiednim momencie.

Materiał informacyjny. Skuteczność klauzuli należy ocenić na podstawie jej pełnego brzmienia, umowy i aktualnych przepisów.