Umowa zlecenie - zasady, obowiązki i wypowiedzenie

Umowa zlecenie a umowa o dzieło

Kontrahent oczekuje stałej obsługi czy oddania jednego, określonego rezultatu? Zacznij od tego, za jakie czynności i na jakich warunkach strony uzgodniły wynagrodzenie. Sama nazwa dokumentu nie rozstrzyga, czy sposób wykonywania obowiązków odpowiada umowie cywilnoprawnej czy stosunkowi pracy. W razie sporu o zapłatę zestaw opis obowiązków z tym, jak strony potwierdzały wykonanie pracy.

Najważniejszą różnicą jest to, że umowa o dzieło jest umową rezultatu, natomiast umowa zlecenie to umowa starannego działania. W umowie o dzieło chodzi o wykonanie oznaczonego rezultatu, który nie zawsze musi być materialnym przedmiotem. Umowa zlecenia w znaczeniu kodeksowym dotyczy dokonania określonej czynności prawnej, a do niektórych umów o świadczenie usług stosuje się jej przepisy odpowiednio. Dokładny zakres świadczenia i sposób jego oceny wynikają z treści umowy. Porównaj obowiązki stron umowy o dzieło. Najłatwiej różnice pomiędzy tymi umowami przedstawić w oparciu o stosunek łączący prawnika z klientem. Prawnik nie zobowiązuje się wygrać sprawy - nie jest to więc umowa o dzieło. Prawnik zobowiązuje się podejmować wszelkie starania, reprezentować swojego klienta, ale nie może dać gwarancji że sprawę wygra - jest to więc umowa zlecenia.

Czym jest umowa zlecenia?

Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Warto jednak wskazać, że w tradycyjnym, potocznym rozumieniu umowa zlecenia nie dotyczy dokonania czynności prawnej a czynności faktycznych i podstawą prawną do stosowania tych przepisów do czynności faktycznych jest przepis art. 750 kodeksu cywilnego zgodnie z którym „do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu”.

Strony umowy to dający zlecenie (zleceniodawca) i przyjmujący zlecenie (zleceniobiorca). Świadczeniem zleceniobiorcy jest dokonanie określonej czynności natomiast jeśli chodzi o świadczenie dającego zlecenie będzie nim zapłata określonego wynagrodzenia. Może się zdarzyć tak, że strony umówią się albo będzie wynikało z okoliczności, że wynagrodzenie się nie należy, jednakże taka sytuacja należy do rzadkości. Zdecydowana większość przypadków umów zlecenie dotyczy zleceń odpłatnych. Jeśli strony w umowie nie wskażą wysokości wynagrodzenia oraz nie ma obowiązującej taryfy w tym zakresie, należy się wynagrodzenie odpowiadające wykonanej pracy.

Umocowanie do działania. Zlecenie czynności prawnej domyślnie obejmuje działanie w imieniu zleceniodawcy, chyba że uzgodniono inaczej. Nadal obowiązują wymagania dotyczące formy pełnomocnictwa. Sprawdź je przed podpisywaniem dokumentów za klienta. Podstawa: art. 734 § 2 k.c..

Wykonanie zlecenia

Odmowę przyjęcia trzeba zakomunikować. Osoba zawodowo załatwiająca cudze czynności powinna niezwłocznie zawiadomić o nieprzyjęciu zlecenia. Dotyczy to również osoby, która wcześniej zadeklarowała gotowość wykonywania takich czynności. Podstawa: art. 736 k.c..

Przy pilnej sprawie zachowaj treść propozycji, datę jej otrzymania i odpowiedź określającą, czy podejmujesz się zadania. Zlecający powinien ustalić osobę odpowiedzialną i zakres przyjętych czynności; samo wysłanie dokumentów nie daje pewności, że ktoś zajął się biegnącym terminem. Odmowę sformułuj jednoznacznie, aby odbiorca mógł szukać innego wykonawcy.

Przyjmujący zlecenie zobowiązany jest do tego, aby wykonać zlecenie samodzielnie. Jeśli zlecenie ma wykonać zastępca, sprawdź, czy dopuszcza to umowa albo zwyczaj, bądź czy do zastępstwa zmuszają okoliczności (art. 738 k.c.). W takiej sytuacji przyjmujący zlecenie obowiązany jest zawiadomić niezwłocznie dającego zlecenie o osobie i o miejscu zamieszkania swego zastępcy i w razie zawiadomienia odpowiedzialny jest tylko za brak należytej staranności w wyborze zastępcy. Jednocześnie zastępca odpowiedzialny jest za wykonanie zlecenia także względem dającego zlecenie. Jeżeli przyjmujący zlecenie ponosi odpowiedzialność za czynności swego zastępcy jak za swoje własne czynności, ich odpowiedzialność jest solidarna. W sytuacji jednak, gdyby powierzenie wykonania czynności innej osobie było niemożliwe (ponieważ nie wynika ze zwyczaju ani z umowy i nie wymuszają tego okoliczności), a przyjmujący zlecenie i tak powierzy wykonanie czynności innej osobie, a rzecz należąca do dającego zlecenie uległa przy wykonywaniu zlecenia utracie lub uszkodzeniu, przyjmujący zlecenie jest odpowiedzialny także za utratę lub uszkodzenie przypadkowe, chyba że jedno lub drugie nastąpiłoby również wtedy, gdyby sam zlecenie wykonywał.

Obowiązki stron i wynagrodzenie

Przykład rozliczenia zaliczki na wydatki. Zleceniobiorca otrzymał 5 000 zł i wydał 3 200 zł na udokumentowane, uzgodnione zakupy. Przy założeniu braku innych rozliczeń pozostaje 1 800 zł do zwrotu lub dalszego wykorzystania zgodnie z ustaleniami. Kwoty 3 200 zł nie należy ponownie przedstawiać jako wydatku sfinansowanego z własnych pieniędzy.

To model obiegu środków, nie rozliczenie podatkowe. Wynagrodzenie za pracę wykaż oddzielnie. Do zestawienia dołącz datę otrzymania zaliczki, dokument każdego wydatku i potwierdzenie zwrotu pozostałej kwoty, gdy nastąpi; samo saldo arkusza nie potwierdza wykonania przelewu.

Rozliczenie wydatków przyjmującego zlecenie (art. 742 Kodeksu cywilnego)

Przy zamykaniu zlecenia zestaw wykonane czynności, poniesione wydatki oraz rzeczy i pieniądze przekazane do rozliczenia. Przyjmujący zlecenie powinien udzielać dającemu zlecenie potrzebnych wiadomości o przebiegu sprawy, a po wykonaniu zlecenia lub po wcześniejszym rozwiązaniu umowy złożyć mu sprawozdanie. Powinien mu wydać wszystko, co przy wykonaniu zlecenia dla niego uzyskał, chociażby w imieniu własnym. Ponadto, przyjmującemu zlecenie nie wolno używać we własnym interesie rzeczy i pieniędzy dającego zlecenie. Od sum pieniężnych zatrzymanych ponad potrzebę wynikającą z wykonywania zlecenia powinien płacić dającemu zlecenie odsetki ustawowe. Ponadto, dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia, wraz z odsetkami ustawowymi; powinien również zwolnić przyjmującego zlecenie od zobowiązań, które ten w powyższym celu zaciągnął w imieniu własnym. Jeśli wykonanie zlecenia wymaga poczynienia wydatków przez przyjmującego zlecenie, dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki. Oczywiście, strony umawiają się na określony sposób wykonania zlecenia. Jednak przyjmujący zlecenie może bez uprzedniej zgody dającego zlecenie odstąpić od wskazanego przez niego sposobu wykonania zlecenia, jeżeli nie ma możności uzyskania jego zgody, a zachodzi uzasadniony powód do przypuszczenia, że dający zlecenie zgodziłby się na zmianę, gdyby wiedział o istniejącym stanie rzeczy

Wynagrodzenie za zlecenie, jeśli było ono odpłatne, należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z umowy lub z przepisów szczególnych. W sytuacji, gdy kilka osób dało lub przyjęło zlecenie wspólnie, ich odpowiedzialność względem drugiej strony jest solidarna.

Trzy osobne pozycje rozliczenia. Rozdziel wynagrodzenie, zwrot udokumentowanych wydatków i rozliczenie otrzymanej zaliczki. Przy każdym wydatku podaj cel oraz dokument, a przy zaliczce kwotę wykorzystaną i pozostałą. Nie zaliczaj tego samego kosztu jednocześnie do wydatków pokrytych zaliczką i do ponownego zwrotu.

Wypowiedzenie zlecenia

Najpierw sprawdź, kto wypowiada umowę i czy strony uzgodniły okres wypowiedzenia. Każda ze stron zachowuje prawo do wypowiedzenia z ważnych powodów. Tego prawa nie można z góry się zrzec.

• Wypowiada zleceniodawca. Zwraca wydatki poniesione w celu należytego wykonania zlecenia. Przy odpłatnym zleceniu płaci również za dotychczasowe czynności. Jeżeli wypowiada odpłatne zlecenie bez ważnego powodu, odpowiada także za wynikłą stąd szkodę.
• Wypowiada zleceniobiorca. Jeżeli zlecenie jest odpłatne i wykonawca wypowiada je bez ważnego powodu, odpowiada za szkodę wynikłą z wypowiedzenia.

Do rozliczenia przygotuj zestawienie wykonanych czynności, dowody wydatków i potwierdzenie doręczenia wypowiedzenia. Art. 746 Kodeksu cywilnego.

Przekazanie spraw po wypowiedzeniu. Sporządź listę spraw niezakończonych, najbliższych terminów i dokumentów pozostających u wykonawcy. Wskaż odbiorcę każdej sprawy i potwierdź przekazanie. Osobno sprawdź dalszą potrzebę dostępu do systemów oraz status udzielonych pełnomocnictw; samo rozliczenie faktury nie dokumentuje wykonania tych czynności.

Sprawdź, która strona zmarła i co umowa przewiduje na ten wypadek. Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego w braku odmiennej umowy zlecenie nie wygasa ani wskutek śmierci dającego zlecenie, ani wskutek utraty przez niego zdolności do czynności prawnych. Jeżeli jednak, zgodnie z umową, zlecenie wygasło, przyjmujący zlecenie powinien, gdyby z przerwania powierzonych mu czynności mogła wyniknąć szkoda, prowadzić te czynności nadal, dopóki spadkobierca albo przedstawiciel ustawowy dającego zlecenie nie będzie mógł zarządzić inaczej. Jednocześnie w braku odmiennej umowy zlecenie wygasa wskutek śmierci przyjmującego zlecenie albo wskutek utraty przez niego pełnej zdolności do czynności prawnych. Jak widać, w tym zakresie, strony są uprawnione do odmiennego uregulowania łączącego je stosunku prawnego.

Wiadomość o wygaśnięciu. Po wygaśnięciu zlecenie uważa się za istniejące na korzyść zleceniobiorcy do chwili, gdy dowiedział się o wygaśnięciu. Zachowaj zatem dowód przekazania tej informacji. Podstawa: art. 749 k.c..

Wypowiedzenie z zachowaniem terminu a odszkodowanie

Wyrok Sądu Najwyższego z 29 października 2020 r., V CSK 492/18. SN odróżnił natychmiastowe zakończenie zlecenia od wypowiedzenia z zachowaniem terminu ustalonego przez strony. W tym drugim przypadku roszczenie odszkodowawcze za wypowiedzenie bez ważnej przyczyny uzależnił od odpowiedniego postanowienia umowy.

Co sprawdzić przed rozliczeniem? Porównaj treść klauzuli, datę doręczenia i dzień zakończenia współpracy. Oddziel wynagrodzenie za wykonane czynności oraz zwrot wydatków od ewentualnego odszkodowania. Nie traktuj każdego wypowiedzenia jako podstawy do zapłaty całego przyszłego wynagrodzenia. Wyrok dotyczy umownego okresu wypowiedzenia; nie usuwa prawa do zakończenia zlecenia z ważnych powodów ani nie przesądza skutków każdego rozwiązania natychmiastowego.

Źródło orzeczenia: V CSK 492/18

Minimalna stawka godzinowa

Od 1 stycznia 2026 r. minimalna stawka godzinowa dla objętych nią umów zlecenia i świadczenia usług wynosi 31,40 zł brutto. Obowiązek dotyczy umów zawieranych z przedsiębiorcą lub inną jednostką organizacyjną, w ustawowym zakresie podmiotowym. Wynagrodzenie można ustalić miesięcznie lub za zadanie, lecz po przeliczeniu na godziny nie może być niższe od minimum. Trzeba uzgodnić sposób potwierdzania liczby godzin. Opodatkowanie i składki zależą od sytuacji zleceniobiorcy, w tym jego innych tytułów do ubezpieczeń.

Sama prowizja nie wyłącza minimalnej stawki. Wyjątek wymaga łącznie, aby zleceniobiorca sam decydował o miejscu i czasie wykonywania zlecenia oraz otrzymywał wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne. Pozostałe wyjątki określa art. 8d ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Źródło: wyjaśnienia Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Reasumując, umowa zlecenie to ciekawa alternatywa dla umowy o prace, w szczególności dla osób, które nie są w stanie świadczyć pracy na  etat i interesuje je bardziej elastyczna forma zatrudnienia. Umowa ta jest jednak umową prawa cywilnego i nie obowiązuje wobec niej ochrona pracownika uregulowana w kodeksie pracy.

Umowa zlecenie a umowa o dzieło

Co powinna zawierać umowa?

• dokładny opis czynności;
• miejsce, czas i sposób wykonywania;
• wynagrodzenie i zasady rozliczania godzin;
• zwrot wydatków i zaliczki;
• odpowiedzialność za zastępcę;
• raportowanie i przekazanie rezultatów pracy;
• zasady wypowiedzenia i poufności.

Dokumenty godzin: odrębnie dla każdej osoby

W ustawowym zakresie stosowania minimalnej stawki, gdy kilka osób wspólnie przyjmuje zlecenie albo świadczy usługi, godziny potwierdza się oddzielnie dla każdej z nich. Łączna liczba godzin zespołu nie zastępuje indywidualnych danych. Jeżeli umowa nie określa sposobu potwierdzania godzin, wykonawca przekazuje informację w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej przed terminem wypłaty. Podstawa: art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę; przed zastosowaniem uwzględnij zakres ustawy i wyłączenia.

Przechowywanie dokumentacji: Art. 8c tej ustawy przewiduje trzy lata od dnia wymagalności wynagrodzenia dla dokumentów określających sposób potwierdzania godzin oraz dokumentów potwierdzających ich liczbę. Nie licz tego okresu automatycznie od podpisania umowy. Ta reguła dotyczy wskazanej dokumentacji godzin; nie przesądza okresu przechowywania wszystkich dokumentów podatkowych, rozliczeniowych i dowodów dotyczących roszczeń.

Checklista zleceniodawcy

Oddziel zaliczkę na wynagrodzenie od zaliczki na zakupy. Przykład modelowy: należne i uzgodnione wynagrodzenie za rozliczany etap wynosi 4 000 zł, a wcześniej wypłacono na jego poczet 1 500 zł. Pozostała część wynagrodzenia wynosi 2 500 zł przed potrąceniami publicznoprawnymi właściwymi dla konkretnej umowy. Nie jest to obliczenie kwoty netto przelewu.

W modelu zakładamy tę samą podstawę kwotową obu pozycji oraz spełnienie mających zastosowanie wymogów wynagrodzenia minimalnego. W opisie każdej przedpłaty wskaż cel i etap. Nie pomniejszaj wynagrodzenia o pieniądze przekazane wyłącznie na zakup materiałów bez ustalenia odrębnej podstawy takiego rozliczenia.

1. Opisz czynności, a nie pozorny rezultat.
2. Sprawdź, czy relacja nie ma cech stosunku pracy.
3. Ustal ewidencję godzin, jeśli obowiązuje minimalna stawka.
4. Zweryfikuj składki, podatki i status zleceniobiorcy.
5. Ureguluj dostęp do danych i narzędzi.
6. Zapisz procedurę odbioru raportów i rozliczenia.

Najczęstsze ryzyka

Przedawnienie zależy od rodzaju roszczenia. Artykuł 751 pkt 1 przewiduje dwa lata dla wynagrodzenia i wydatków osób stale lub w ramach przedsiębiorstwa wykonujących czynności danego rodzaju, a także roszczeń z zaliczek udzielonych tym osobom. Podstawa: art. 751 pkt 1 k.c..

Nie przypisuj tego terminu automatycznie każdej należności z umowy nazwanej zleceniem. W karcie roszczenia wskaż jego podstawę, status wykonawcy, datę wymagalności oraz zdarzenia wymagające oceny pod kątem biegu przedawnienia. Sam dzień podpisania umowy nie wystarcza do wyznaczenia końcowej daty dochodzenia konkretnej kwoty.

• zastępowanie umowy o pracę umową cywilnoprawną;
• brak dokumentacji godzin i wypłat;
• niejasny zakres zlecenia;
• brak zgody na powierzenie czynności osobie trzeciej;
• nieprawidłowe rozliczenie wypowiedzenia;
• używanie nieaktualnej stawki minimalnej.

Powiązane materiały

Przeczytaj także: umowa o dzieło, praca zdalna, CEIDG oraz spółka cywilna.

Pytania o wykonywanie i wypowiedzenie umowy zlecenia

Czy umowa zlecenie jest umową o pracę?

Nie, jest umową cywilnoprawną. Jeżeli jednak sposób wykonywania odpowiada stosunkowi pracy, sama nazwa umowy nie przesądza o kwalifikacji.

Czy zlecenie można wypowiedzieć?

Tak, co do zasady każda strona może je wypowiedzieć, ale skutki finansowe zależą od przyczyny i treści umowy.

Czy każda umowa zlecenie podlega minimalnej stawce godzinowej?

Zależy to od stron, charakteru zlecenia i wyjątków ustawowych. Stawkę trzeba sprawdzić dla aktualnego roku.

Materiał informacyjny. Składki, podatki i minimalną stawkę należy zweryfikować według aktualnych przepisów.