Roboty dodatkowe bez podpisanego aneksu. Jak udokumentować zakres i kwotę przed rozmową o zapłacie?

Autor: Błażej Bladowski

Jeśli wykonano roboty dodatkowe bez podpisanego aneksu, przygotuj osobno dowody zlecenia, zakresu, wykonania i wyceny. Zdjęcie z budowy może pomóc wykazać wykonanie prac, a wiadomość z poleceniem wskazać, kto je zainicjował. Sprawdź też umocowanie tej osoby oraz formę zmiany przewidzianą w umowie.

Jak ustalić, czy prace wykraczały poza umowę?

Porównaj pozycję z umową, projektem, przedmiarem i ostatnią zatwierdzoną zmianą. Zapisz numer rysunku, wersję i miejsce wykonania. Oddziel prace dodane od robót zamiennych, większej ilości prac przewidzianych w umowie oraz poprawek. Zapisz również, które prace przewidziane pierwotnie odpadły. Przy wycenie zmiany ma to znaczenie, bo koszt nowej pozycji może obejmować zakres, który już uwzględniono w rozliczeniu podstawowym.

Co sprawdzić, gdy polecenie przyszło mailem albo padło na budowie?

Zachowaj pełną wiadomość z załącznikami albo protokół narady. Zapisz, kto polecił prace, kiedy, w czyim imieniu i z jakim zakresem umocowania. Sprawdź, czy dokument potwierdza zakres, cenę lub oba te ustalenia. Przy zmianie umowy porównaj wymaganą formę i skutek jej niedochowania z art. 76 i art. 77 § 1 Kodeksu cywilnego. Jeżeli kontrakt podlega zamówieniom publicznym, wydziel ocenę dopuszczalności zmiany do osobnego sprawdzenia.

Karta dowodów robót dodatkowych do skopiowania

Do wiersza przypisz załączniki: dokument zakresu podstawowego, polecenie zmiany, obmiar, protokół odbioru lub uwagi do niego oraz dokument wyceny. Gdy druga strona kwestionuje część prac, zapisz dokładnie, czy spór dotyczy zlecenia, ilości, stawki czy odbioru. Zasada ciężaru dowodu wynika z art. 6 k.c.. Przy każdym dokumencie zapisz, jaki fakt potwierdza.

Przykład modelowy: zlecono 40 metrów, odebrano 30

Wykonawca wykazuje 40 m dodatkowego odwodnienia po 180 zł netto za metr. Wartość zgłoszona to 7 200 zł. Protokół potwierdza obmiar 30 m, czyli 5 400 zł według przyjętej stawki. Pozostałe 10 m daje 1 800 zł do wyjaśnienia. Sam obmiar potwierdza ilość w opisanym zakresie. Przed oznaczeniem 5 400 zł jako kwoty bezspornej sprawdź oddzielnie, czy druga strona potwierdziła stawkę i podstawę rozliczenia.

Jeśli 10 m wykonano w zakrytym odcinku, wskaż jego lokalizację i dołącz zapis pomiaru sprzed zasypania, zdjęcia oraz korespondencję o odbiorze. Do rozmowy przygotuj dwie pozycje: zakres już zmierzony wspólnie i zakres wymagający wyjaśnienia. W prognozie rozdziel wpływ z uzgodnionym terminem od kwoty spornego rozliczenia.

Jak policzyć różnicę, gdy nowe roboty zastępują pierwotny zakres?

Przykład modelowy. W kosztorysie pierwotne rozwiązanie kosztuje 9 600 zł netto. Wykonawca proponuje rozwiązanie zamienne za 13 200 zł netto. Jeśli cała pierwotna pozycja odpada, a strony porównują zakres na tych samych zasadach, różnica kosztorysowa wynosi 3 600 zł. Jeśli w pierwotnym zakresie nadal wykonano prace o wartości 2 400 zł, wartość zakresu pominiętego wynosi 7 200 zł, a różnica rośnie do 6 000 zł. Ten rachunek pokazuje, co trzeba uzgodnić w rozliczeniu. Podstawę oraz wysokość żądania ustal na podstawie umowy i dokumentów zmiany.

Wiersz do skopiowania do kosztorysu: [pozycja pierwotna] · [zakres wykonany] · [zakres pominięty i jego wartość] · [zakres zamienny i jego wycena] · [różnica] · [wersja kosztorysu] · [kwota uzgodniona / sporna]. Sprawdź, czy koszt demontażu, transportu albo zabezpieczenia został już ujęty w którejś pozycji.

Wzór wiadomości do uzgodnienia obmiaru i kwoty

Proszę o wspólny obmiar robót w lokalizacji [miejsce], opisanych w pozycji [ID] zestawienia z [data]. Według naszego pomiaru wykonano [ilość i jednostka]. W załączeniu przesyłam rysunek z oznaczeniem odcinka, zapis pomiaru i zestawienie ceny. Proszę o wskazanie, które ilości Państwo potwierdzają, które wymagają ponownego pomiaru i czy uwagi dotyczą również zakresu zlecenia lub stawki. Proponowany termin obmiaru: [data i godzina].

Po spotkaniu zachowaj protokół i zapisz osobno wynik pomiaru, uwagi do zakresu oraz status ceny. Jeśli część robót jest zakryta, wskaż dostępne dowody sprzed zakrycia i zakres, którego wspólnie nie sprawdzono. Przy aktualizacji płatności pokaż kwotę o potwierdzonym terminie osobno od kwoty oczekującej na uzgodnienie. Zobacz jak przesunięcie wpływu zmienia wspólny budżet budów.

Kontrahent odrzuca obmiar albo nie odpowiada. Co dalej?

Po zapisaniu odpowiedzi lub braku odpowiedzi przejdź do rozdzielenia uzgodnionej i spornej kwoty.

Zachowaj wysłaną wiadomość wraz z załącznikami, dowód jej doręczenia, zapis pomiaru oraz odpowiedź, jeśli nadeszła. Odnotuj, czy kontrahent kwestionuje zakres, ilość, stawkę czy podstawę zapłaty. Brak odpowiedzi zapisz jako osobny stan sprawy.

Przygotuj dwa zestawienia. W pierwszym wpisz pozycje uzgodnione wraz z dokumentem potwierdzającym kwotę i termin płatności. W drugim zapisz pozycje sporne lub niepotwierdzone, kwoty i dowody przypisane do każdej z nich. Jeśli rozważasz formalne żądanie zapłaty, przejdź do instrukcji przygotowania wezwania do zapłaty za roboty.

Mapa decyzji przed rozmową o zapłacie

Jeżeli spór obejmuje też opóźniony zwrot kaucji, sprawdź rejestr zatrzymanych kwot. Gdy niedobór dotyczy całej firmy, przejdź do ścieżki restrukturyzacji dla budownictwa.

1. Spór o zakres. Porównaj rysunki i przypisz każdą pozycję do zakresu podstawowego, dodanego lub zastąpionego.
2. Spór o zlecenie. Ustal osobę wydającą polecenie, jej umocowanie i wymaganą formę. Zachowaj pełną korespondencję.
3. Spór o ilość lub cenę. Zaproponuj wspólny obmiar i prześlij rozbicie stawki. Oddziel pozycje uzgodnione od pozostałych.
4. Wykonanie potwierdzone, podstawa zapłaty sporna. Przygotuj umowę, chronologię i kartę dowodów do oceny podstawy roszczenia. Sprawdź też, wobec kogo żądanie ma być kierowane.

Jeśli sprawa obejmuje rozliczenie podwykonawcy lub możliwość żądania zapłaty od inwestora, przejdź do poradnika o niezapłaconych robotach. Skutek opóźnienia policz w budżecie dwóch budów.

Od polecenia na budowie do rozmowy o zapłacie

Przykład modelowy. Podwykonawca ma wykonać odwodnienie według rysunku R-12, wersja 2. Na naradzie koordynator prosi o przedłużenie odcinka. Następnego dnia wysyła wersję 3 z zaznaczeniem dodatkowych 40 metrów. Podwykonawca odpowiada kosztorysem ze stawką 180 zł netto za metr. Koordynator odpisuje: „Proszę wykonać według rysunku”. W wiadomości nie odnosi się do ceny, a podwykonawca nie ma dokumentu potwierdzającego, że koordynator może uzgadniać wynagrodzenie.

Po wykonaniu prac strony mierzą wspólnie 30 metrów. Pozostały odcinek jest już zasypany. Generalny wykonawca potwierdza obmiar 30 metrów, ale twierdzi, że część odcinka była objęta pierwotną umową. W tej sytuacji warto przygotować zestaw dowodów odpowiadający na cztery osobne pytania.

1. Co wykraczało poza umowę? Nałóż na siebie wersje 2 i 3 rysunku, zaznacz punkty początku i końca oraz przypisz im pozycje kosztorysu. Wskaż fragmenty, które są wspólne dla obu wersji. Dzięki temu rozmowa dotyczy konkretnego odcinka, a nie całej faktury.
2. Kto mógł zlecić zmianę? Dołącz notatkę z narady i pełną korespondencję. Sprawdź umowę i dostępne pełnomocnictwa pod kątem tego, kto wydaje polecenia techniczne i kto może zmieniać zakres lub cenę.
3. Ile faktycznie wykonano? Do 30 metrów przypisz wspólny protokół, a do pozostałych 10 metrów przypisz pomiary sprzed zasypania, zdjęcia z oznaczeniem miejsca lub inne zapisy budowy. Zapisz, których ilości druga strona nie zweryfikowała.
4. Jak wyliczono kwotę? Dołącz kosztorys wysłany przed pracami i odpowiedź na niego. Jeżeli druga strona proponuje inną stawkę, poproś o wskazanie jej podstawy i pozycji, do których ma zastosowanie.

Wypełniona karta dowodów dla pozycji RD-01

Zakres i miejsce

Przedłużenie odwodnienia na odcinku od D3 do D4. Rysunki R-12 w wersjach 2 i 3 do porównania z przedmiarem.

Polecenie i umocowanie

Notatka z narady oraz wiadomość koordynatora z rysunkiem. Umocowanie do uzgodnienia ceny wymaga potwierdzenia.

Obmiar i stawka

30 m zmierzono wspólnie. Pozostałe 10 m wykazano w pomiarze wykonawcy przed zakryciem. Stawka 180 zł netto wynika z oferty wykonawcy. Brakuje osobnego potwierdzenia stawki.

Kwota i następna czynność

7 200 zł netto według zgłoszonego obmiaru i stawki. Do rozmowy najpierw ustalić, jaka część wspólnie zmierzonych 30 m należy do zakresu dodatkowego i jaką stawkę strony przyjmują.

Jak rozliczyć część uzgodnioną i część sporną?

Następny krok w prognozie. W kalkulatorze gotówki wpisz uzgodnioną kwotę do wpływów bazowych w tygodniu potwierdzonej płatności. Część sporną pomiń w bazie i pokaż w osobnym wariancie, jeśli masz podstawę do oszacowania terminu. Użyj rzeczywistych kwot przelewu z uwzględnieniem VAT, jeśli ma zastosowanie.

Załóżmy, że po porównaniu rysunków strony uzgadniają 24 m jako zakres dodatkowy i potwierdzają stawkę 180 zł netto. Uzgodniona kwota wynosi wtedy 4 320 zł netto. Pozostałe 2 880 zł netto z pierwotnego zestawienia obejmuje 6 m, których kwalifikacja nadal jest sporna, oraz 10 m, których nie zmierzono wspólnie. Zapisz te pozycje osobno, ponieważ każda wymaga innego dowodu.

W podsumowaniu rozmowy wpisz uzgodnioną ilość i cenę, sposób udokumentowania rozliczenia, termin płatności oraz wykaz pozycji pozostających do wyjaśnienia. Jeżeli druga strona proponuje dokument zamykający rozliczenie, sprawdź przed podpisaniem, czy obejmuje tylko uzgodniony odcinek, czy także pozostałe pozycje. W prognozie gotówki ujmij osobno uzgodniony wpływ z określonym terminem i scenariusz zapłaty części spornej.

Przenieś rozliczenie do prognozy. W wariancie bazowym wpisz 4 320 zł netto w terminie uzgodnionym w przykładzie z kontrahentem, jeśli taki termin potwierdzono. W osobnym wariancie pokaż, jak saldo się zmieni, gdy pozostałe 2 880 zł netto wpłynie później lub poza horyzontem prognozy. Do planu rachunku wpisz faktyczne kwoty przelewów z uwzględnieniem VAT, jeśli ma zastosowanie. Porównaj oba wyniki z terminami wypłat w modelu budżetu dwóch budów.

Co zabezpieczyć przed zakryciem robót?

Zgłoś gotowość do obmiaru w sposób przewidziany w umowie i zachowaj dowód zgłoszenia. Przy pomiarze oznacz odcinek na rysunku, zapisz jednostkę, wynik, datę i uczestników. Zdjęcia wykonaj z punktem odniesienia i przypisz je do odcinka. Gdy druga strona nie bierze udziału w pomiarze, opisz, kto go wykonał i jakie materiały mogą pomóc go później zweryfikować.

Czy faktura albo podpisany obmiar rozstrzygają spór?

Sprawdź, co dokładnie potwierdza dokument. Obmiar może dotyczyć ilości, protokół techniczny stanu robót, a faktura kwoty zgłoszonej do rozliczenia. Do oceny zapłaty zestaw te dokumenty z umową, poleceniem zmiany i uzgodnieniami cenowymi. Jeżeli sprawa obejmuje kilka odcinków, rozpisz materiał oddzielnie dla każdego z nich.

Jak wpisać uzgodnioną i sporną kwotę do kalkulatora?

Przykład modelowy powiązany z budżetem dwóch budów. Ustaw saldo początkowe na 55 000 zł, zapas na 0 zł i wpisz 70 000 zł wydatków w tygodniu 1. W kolumnie „Wpływy bazowe” wpisz 70 000 zł z budowy A w tygodniu 1 i uzgodnioną zapłatę 4 320 zł w tygodniu 2. W kolumnie „Wydatki” w tygodniu 2 wpisz dodatkowy, modelowy wydatek 6 000 zł. W tygodniu 3 pokaż sporne 2 880 zł wyłącznie w kolumnie wpływów dodatkowych. Pozostałe pola wypełnij zerami. Dla przejrzystości przykładu kwoty netto przyjmujemy jako kwoty przelewów. W rzeczywistej prognozie użyj kwot, które wpłyną na rachunek, z uwzględnieniem VAT, jeśli ma zastosowanie.

• Tydzień 1: 55 000 zł w obu wariantach.
• Tydzień 2: 53 320 zł w obu wariantach.
• Tydzień 3: 53 320 zł bez wpływu spornej części albo 56 200 zł po jej zapłacie.

Saldo tygodniowe nie pokazuje środowego niedoboru 15 000 zł przed piątkowym przelewem. Sprawdź kolejność dni w budżecie dwóch budów, a wyniki tygodniowe w kalkulatorze gotówki.

Co można ustalić na podstawie dokumentów budowy?

Przy każdej pozycji rozdziel trzy pola: „potwierdzono dokumentem”, „stanowisko drugiej strony” i „pozostaje do sprawdzenia”. Na przykład podpisany obmiar 30 m wpisz w pierwszym polu, zastrzeżenie dotyczące zakresu w drugim, a uzgodnienie stawki w trzecim. Dzięki temu w rozmowie można ustalić, którą część sporu rozwiąże pomiar, a do której potrzeba umowy lub korespondencji.

Najczęstsze pytania o roboty dodatkowe bez aneksu

Źródła i zakres sprawdzenia

Podstawy dotyczące ciężaru dowodu i formy zmiany umowy sprawdzono 13 listopada 2026 r. w Kodeksie cywilnym, art. 6, 76 i 77 § 1. Karta służy uporządkowaniu materiału do rozmowy i analizy. Kwoty oraz przebieg prac w przykładzie są fikcyjne.