Spółka nie ma pieniędzy na wynagrodzenia. Co zrobić przed wypłatą?

Jeśli spółka nie ma pieniędzy na wynagrodzenia, choć może swobodnie korzystać z rachunku, ustal kwotę, której zabraknie do wypłaty w terminie. Od kwoty wynagrodzeń netto odejmij dostępne saldo i potwierdzone wpływy, które dotrą przed godziną graniczną banku. Osobno policz, ile zabraknie, jeśli jeden z przelewów się opóźni.

Pierwszy krok. Poproś kadry i księgowość o zatwierdzoną listę płac netto, a osobę obsługującą bank o dostępne saldo i najpóźniejszą godzinę wysłania paczki płacowej. Zapisz obok kwotę i godzinę każdego przelewu od kontrahenta, którego spodziewasz się przed wypłatą. Jeśli termin jest bliski i wciąż brakuje środków, przejdź do ścieżki braku gotówki na wynagrodzenia.

Autor Błażej Bladowski · Sprawdzenie źródeł 10 listopada 2026 r. · Źródła

Kiedy spółka musi wypłacić wynagrodzenia?

Wynagrodzenie z umowy o pracę wypłaca się co najmniej raz w miesiącu, w stałym terminie ustalonym z góry. Wynagrodzenie miesięczne jest płatne za zakończony okres. Pracodawca wypłaca je niezwłocznie po ustaleniu pełnej kwoty i nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca. Jeżeli ustalony dzień wypłaty przypada w dniu wolnym od pracy, wypłata przypada w dniu poprzedzającym. Najpierw odczytaj więc termin obowiązujący w spółce. Jeśli pensje są płatne piątego dnia miesiąca, dziesiąty dzień jest ustawową granicą dla wypłaty miesięcznej, a termin spółki wciąż wyznacza dzień piąty. Podstawą są art. 85 i art. 94 pkt 5 Kodeksu pracy.

Art. 84 Kodeksu pracy wyklucza zrzeczenie się prawa do wynagrodzenia. Przy wypłacie przelewem pracownik powinien mieć środki na rachunku najpóźniej w ustalonym dniu wypłaty. Z bankiem ustal godzinę zatwierdzenia paczki oraz przewidywaną godzinę uznania rachunków pracowników. Jeżeli spółka widzi, że nie wykona przelewów na czas, zarząd powinien tego samego dnia ustalić dalsze działania z kadrami i osobą odpowiedzialną za ocenę prawną. Pracownikowi można podać sprawdzoną informację o stanie wypłaty i godzinę kolejnej aktualizacji. Zobacz omówienie wypłaty wynagrodzenia przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Co zrobić w pierwszych 24 godzinach?

Jeśli do terminu zostało mniej czasu, wykonaj te kroki przed najbliższą godziną graniczną banku. Gdy przeszkodą jest blokada lub zajęcie konta, zacznij od ustalenia, jaka część środków pozostaje dostępna, oraz z czego wynika ograniczenie. Tę sytuację opisuje poradnik o zajętym rachunku bankowym spółki.

1. Zamknij listę płac. Zapisz kwoty netto, termin wypłaty i nazwisko osoby odpowiedzialnej za paczkę przelewów. W osobnych pozycjach zanotuj kwoty i terminy rozliczenia ZUS, zaliczek PIT i wpłat PPK, jeżeli dotyczą spółki. Uzgodnij daty z księgowością.
2. Odczytaj saldo dostępne w banku. Odejmij dyspozycje i obciążenia, które zmniejszą saldo przed płacami, jeśli bank jeszcze ich nie uwzględnił. Potwierdź dostęp i uprawnienia do autoryzacji paczki.
3. Sprawdź oczekiwane wpływy. Przy każdym wpływie zapisz kwotę, źródło, spodziewaną godzinę i osobę, która go weryfikuje. Oddziel pieniądze zaksięgowane od zapowiadanych. Potwierdzenie zlecenia przez kontrahenta ułatwia ocenę, ale dopiero dostępność środków pozwala użyć ich do wypłaty.
4. Porównaj warianty. Policz brakującą kwotę przy wpływach zaksięgowanych i przy wpływach, których dostępność przed wypłatą jest potwierdzona. Sprawdź realny czas uruchomienia każdego źródła gotówki. Uzgadniane z dostawcami przesunięcie terminu wpisz do planu dopiero po potwierdzeniu warunków.
5. Zapisz decyzję i godzinę kontroli. Wyznacz osobę, która przed godziną graniczną ponownie sprawdzi saldo i podejmie decyzję o płatnościach. Po wysłaniu paczki ta osoba sprawdza, które przelewy bank wykonał. Jeżeli niedobór się utrzymuje, zapisz jego kwotę, terminy i kwestie wymagające pilnej oceny.

Do uporządkowania wpływów i wydatków w pierwszym dniu przyda się plan działania przy luce gotówkowej spółki.

Co zrobić, jeśli termin wypłaty już minął?

Uzgodnij listę płac z historią bankową i odnotuj, które przelewy dotarły, które bank odrzucił i jaka część wynagrodzeń pozostaje niezapłacona. Zapisz zaległe kwoty z ich pierwotnymi terminami oraz przewidywane daty wykonania płatności. Jeżeli kwoty lub terminy są jeszcze niepewne, wskaż pracownikom godzinę kolejnej aktualizacji. Gdy niedobór dotyczy też innych wymagalnych zobowiązań, przekaż zarządowi pełny obraz zaległości do oceny płynności i obowiązków spółki.

Jak sprawdzić odsetki od zaległego wynagrodzenia?

Przy opóźnionej wypłacie wynagrodzenia z umowy o pracę pracownik może żądać odsetek także wtedy, gdy nie poniósł szkody. Podstawą jest art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy. Zobacz Kodeks cywilny i wyrok SN z 22 marca 2022 r., I PSKP 46/21.

Po częściowej wypłacie zapisz dla każdej należności pierwotny termin, daty i kwoty wykonanych wypłat oraz saldo pozostające do zapłaty według listy płac. Dołącz potwierdzenia przelewów. Kwota netto służy do planowania paczki płacowej. Przy ustalaniu podstawy odsetek uwzględnij także część wynagrodzenia, od której pracodawca odprowadził składki społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na PIT. Tę zasadę opisuje uchwała SN z 19 września 2002 r., III PZP 18/02.

Przykład obliczenia kwoty potrzebnej do wypłaty

Fikcyjna spółka ma 92 000 zł dostępnych środków w środę po południu. Wynagrodzenia netto w wysokości 118 000 zł mają trafić do pracowników w czwartek. Bank wskazuje, że paczkę trzeba w tym przykładzie zatwierdzić do godziny 12.00. Przed tą godziną bank obciąży rachunek kwotą 7 000 zł z wcześniej zleconych przelewów. Saldo 92 000 zł nie uwzględnia jeszcze tego obciążenia. Jeden kontrahent deklaruje wpływ 18 000 zł w czwartek rano, drugi zapowiada 35 000 zł na piątek.

Na czwartkową wypłatę spółka musi zabezpieczyć gotówkę do godz. 12.00. Piątkowy przelew 35 000 zł może poprawić saldo dopiero po terminie wypłaty.

Jak wpisać wynagrodzenia do prognozy na 13 tygodni?

Rozpisz najbliższe dni z dokładnością do dat i godzin, a potem przenieś sumy do odpowiednich tygodni. W prognozie dodaj wszystkie kolejne wypłaty netto oraz oddzielne wydatki na składki, podatki i PPK według dat przyjętych przez księgowość. Jeżeli spółka ma finansowanie pomostowe, wpisz także koszt i termin spłaty. Sprawdź, czy pod koniec tygodnia prognoza pozwala utrzymać uzgodnione minimum gotówki.

Porównaj wersję z wpływami potwierdzonymi i wersję z wpływami oczekiwanymi. W obu odnotuj pierwszy tydzień z brakującą gotówką. Jeżeli wpływy i płace przypadają na ten sam tydzień, sprawdź dodatkowo ich kolejność w kalendarzu dziennym. W aktualizacji zastąp kwoty oczekiwane faktycznymi wpłatami, aby uniknąć podwójnego liczenia. Przejdź do kalkulatora prognozy gotówki albo do instrukcji budowy prognozy 13-tygodniowej.

Kiedy zarząd powinien sprawdzić ryzyko niewypłacalności?

Jeżeli po pierwszym przeliczeniu brakuje gotówki również na kolejne wymagalne zobowiązania, przejdź do diagnozy płynności spółki. Zbierz zestawienie zaległości, terminów, środków dostępnych i finansowania, które rzeczywiście może zostać uruchomione. Zarząd potrzebuje tych danych do pilnej oceny, czy spółka utraciła zdolność wykonywania wymagalnych zobowiązań pieniężnych. Art. 11 ust. 1a Prawa upadłościowego przewiduje domniemanie utraty tej zdolności, gdy opóźnienie przekracza trzy miesiące. Przesłanka niewypłacalności może wystąpić wcześniej. Co do zasady art. 21 ust. 1 wyznacza 30 dni na zgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości od dnia wystąpienia podstawy. Dlatego w ocenie liczą się rzeczywista zdolność do zapłaty i daty powstania zaległości. Zobacz Prawo upadłościowe oraz poradnik o rozpoznaniu niewypłacalności spółki.

Źródła

• Kodeks pracy, art. 84, 85, 86, art. 94 pkt 5 i art. 300, tekst jednolity w ELI.
• Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, wynagrodzenie za pracę i inne świadczenia.
• Państwowa Inspekcja Pracy, termin i sposób wypłaty wynagrodzenia.
• Prawo upadłościowe, art. 11 i art. 21, tekst jednolity w Dzienniku Ustaw.