- 13 listopada 2026
- Autor: Błażej Bladowski
- Kategorie: Baza wiedzy, Zadłużenie i płynność
Biuro rachunkowe nie złożyło sprawozdania do KRS: co powinien zrobić zarząd
Jeżeli sprawozdanie nie trafiło do KRS, pierwszym krokiem jest ustalenie, czy problem dotyczy przygotowania dokumentu, podpisów, zatwierdzenia czy samego zgłoszenia. Zakres zlecenia sprawdź w umowie z biurem. Zarząd powinien ustalić, co wykonano i które czynności pozostały do zrobienia.
Poproś biuro o kopię wysłanego pliku, datę wysyłki i potwierdzenie przyjęcia. Zestaw odpowiedź z historią korespondencji, w której przekazano plik do podpisu.
Ustal, co obejmowała umowa
Jeśli spór z biurem obejmuje również przekazanie plików lub zmianę obsługi, skorzystaj z protokołu przekazania dokumentacji księgowej.
Sprawdź zakres zlecenia, terminy przekazywania danych, obowiązki podpisu i akceptacji, osobę technicznie wysyłającą zgłoszenie oraz warunki dostępu do RDF. Poszukaj potwierdzeń, że dokument został przygotowany, przedstawiony zarządowi i zatwierdzony. Sam zapis o obsłudze księgowej nie przesądza, kto odpowiada za każde zaniechanie ani czy wykonawca miał obowiązek wysłać konkretny plik.
Co zrobić od razu
Wiersz do skopiowania: [rok obrotowy] · [czynność zlecona biuru] · [punkt umowy] · [wersja pliku i podpisy] · [uchwała albo informacja o jej braku] · [identyfikator i status zgłoszenia] · [osoba i data następnej kontroli]. Porównaj plik widoczny w repozytorium z wersją przekazaną zarządowi. Jeśli biuro przesłało jedynie wiadomość o wysyłce, poproś o potwierdzenie i sprawdź status zgłoszenia.
Obowiązek sporządzenia i złożenia dokumentów sprawdź odpowiednio w art. 52 i 69 ustawy o rachunkowości. Jeżeli problem dotyczy kilku okresów, przejdź do rejestru zaległych lat.
- Sprawdź status wszystkich wymaganych dokumentów w RDF i zachowaj zrzuty oraz potwierdzenia.
- Poproś biuro na piśmie o kopię sprawozdania, plików źródłowych, datę podpisania, status wysyłki i ewentualny komunikat błędu.
- Ustal, czy sprawozdanie zostało zatwierdzone. Nie myl terminu zatwierdzenia z terminem złożenia.
- Jeżeli dokument jest gotowy i prawidłowy, zorganizuj brakujące zgłoszenie bez dalszej zwłoki i pobierz UPO.
- Jeżeli brakuje ksiąg lub danych, zabezpiecz dostęp do systemu i skorzystaj z instrukcji odzyskania dokumentacji i ciągłości księgowości.
- Oddziel naprawę obowiązku rejestrowego od ewentualnego roszczenia wobec wykonawcy.
Dlaczego zlecenie księgowości nie kończy roli zarządu
Ustawa o rachunkowości określa kierownika jednostki jako podmiot zapewniający sporządzenie sprawozdania i składający dokumenty do rejestru. Umowa z biurem może ustanawiać odpowiedzialność za niewykonanie zleconych czynności, ale nie zmienia sama przez się ustawowego obowiązku spółki. To, czy i na jakiej podstawie odpowiedzialność ponosi konkretna osoba, wymaga analizy zakresu obowiązków, zawinienia, czasu pełnienia funkcji oraz dowodów.
Istotne jest również rozróżnienie: art. 77 ustawy o rachunkowości obejmuje między innymi dopuszczenie do niesporządzenia sprawozdania, a art. 79 pkt 4 niezłożenie go we właściwym rejestrze. Sankcja nie wynika wyłącznie z tego, że system nie pokazuje dokumentu; trzeba ustalić fakty i przesłanki konkretnego przepisu.
Biuro twierdzi, że wysłało sprawozdanie. Co potwierdza zgłoszenie?
Przykład modelowy. Biuro przesłało wiadomość „dokumenty wysłane”, ale nie wskazało numeru zgłoszenia. Zarząd zapisuje wiadomość jako oświadczenie biura i prosi o identyfikator, status oraz zestaw plików objętych zgłoszeniem. Po otrzymaniu potwierdzenia porównuje numer KRS i okres z dokumentami. Jeśli potwierdzenie dotyczy innego roku, bieżący rok pozostaje do sprawdzenia.
Ustal, jakie dokumenty powinny znaleźć się w pakiecie, korzystając z kalendarza składania sprawozdania i instrukcji Ministerstwa Finansów dotyczącej dokumentów do KRS.
Jak rozpoznać, który plik faktycznie złożono?
Poproś biuro o plik źródłowy z podpisami, kopię zgłoszenia lub jego identyfikator oraz dokumenty załączone do wysyłki. Zestaw je z własnym archiwum uchwał. Jeśli masz dwa pliki za ten sam rok, porównaj okres, daty podpisów i pozycje, które zmieniły się między wersjami. Przy każdej różnicy zapisz źródło i osobę, która ma ją wyjaśnić.
Wzór prośby do biura. „Proszę o wskazanie, która wersja sprawozdania za [rok] została wysłana, kto dokonał zgłoszenia oraz jaki jest jego identyfikator i status. Proszę też o kopię zgłoszonego pliku, wykaz załączników i treść ewentualnego komunikatu błędu”. Jeżeli brakuje uchwały lub innego dokumentu, przejdź do kontroli pakietu do KRS.
Mapa decyzji. Czy masz dowód zgłoszenia za właściwy rok?
- Biuro deklaruje wysyłkę, ale brak dowodu. Sprawdź identyfikator, spółkę i okres.
- Masz potwierdzenie, ale wersje pliku się różnią. Porównaj pliki i załączniki.
Biuro przygotowało dokument, ale nie wysłało go
Zweryfikuj podpisy, zatwierdzenie i komplet załączników, zgłoś dokumenty oraz zachowaj dowody ustaleń z biurem.
Dokument nie został przygotowany
Ustal, jakie księgi i dane są dostępne, kto je posiada i jaki jest plan uzupełnienia. Nie podpisuj sprawozdania, którego rzetelności nie możesz ocenić.
Brakuje danych lub dostępu do ksiąg
Zabezpiecz konta, kopie i korespondencję. Zastosuj kroki z poradnika o odzyskiwaniu ksiąg i skonsultuj możliwość odtworzenia dokumentacji.
FAQ
Czy biuro rachunkowe odpowiada za niezłożenie sprawozdania?
Możliwa odpowiedzialność kontraktowa zależy od umowy, zakresu zlecenia, przyczyn i szkody. Odpowiedzialność ustawowa członka zarządu to odrębna kwestia; samo zlecenie usługi nie rozstrzyga jej automatycznie.
Czy zarząd może od razu złożyć sprawozdanie po terminie?
Jeśli dokument jest prawidłowy i ma wymagane podpisy, zaległego obowiązku nie należy odwlekać. Jeżeli nie został zatwierdzony, stosuje się odrębny tryb złożenia sprawozdania niezatwierdzonego i późniejszego uzupełnienia.
Jakie dowody zabezpieczyć?
Umowę i aneksy, wiadomości, pliki sprawozdania, logi dostępu, uchwały, potwierdzenia zgłoszeń, wezwania sądu oraz protokół przekazania dokumentów.
Źródła i dalsza lektura
