Polisa D&O a pozew z art. 299 k.s.h. Jak zgłosić sprawę i uzgodnić koszty obrony?

Po doręczeniu pozwu z art. 299 k.s.h. zapisz termin sądowy z pouczenia. Równolegle sprawdź polisę D&O, czyli ubezpieczenie OC członków władz spółki, oraz ogólne warunki ubezpieczenia (OWU). Ustal, czy polisa obejmuje Twoją funkcję, które pismo mogło być pierwszym roszczeniem i jak zgłosić sprawę. Osobno sprawdź warunki pokrycia kosztów obrony. Zgłoszenie do ubezpieczyciela nie zmienia terminu sądowego. Po zapisaniu terminu skorzystaj ze ścieżki działań po doręczeniu pozwu z art. 299 k.s.h.

Autor Błażej Bladowski · Sprawdzenie źródeł 10 listopada 2026 r. · Źródła

Pierwszy krok po doręczeniu pozwu

Zachowaj pozew, załączniki, pismo przewodnie z sądu, pouczenie i dowód doręczenia. W kalendarzu rozdziel termin wskazany przez sąd od terminów wynikających z umowy ubezpieczenia. Sprawdź też, czy wcześniej wierzyciel przesłał do Ciebie imienne wezwanie do zapłaty. Zanotuj daty pisma i odbioru oraz dane adresata. Jeśli masz jeszcze tylko pismo wierzyciela, zacznij od karty wezwania do zapłaty po odejściu z zarządu. Jeśli sąd doręczył nakaz zapłaty, odczytaj tryb i pouczenie z nakazu. Uzupełnij kartę doręczenia i listę dokumentów do obrony.

Poproś spółkę lub brokera o komplet umów D&O z okresów, w których miały miejsce zarzucane zdarzenia, wcześniejsze wezwanie i doręczenie pozwu. Jeżeli nie masz jeszcze całego kompletu, pilnie ustal numer polisy, kanał zgłoszenia i kto może złożyć zawiadomienie. Sprawdź w umowie, które informacje są potrzebne przy pierwszym zgłoszeniu i które dokumenty można dosłać. Prowadź sprawę sądową równolegle, także gdy ubezpieczyciel dopiero bada ochronę.

Gdzie uzyskać informacje, gdy nie masz polisy D&O?

Jeżeli spółka zawarła umowę na Twój rachunek jako ubezpieczonego, możesz wystąpić bezpośrednio do ubezpieczyciela o informacje o postanowieniach umowy i ogólnych warunków ubezpieczenia dotyczących Twoich praw i obowiązków. Podstawę określa art. 808 § 4 Kodeksu cywilnego.

Podaj nazwę spółki, funkcję, okres jej pełnienia i numer polisy, jeśli go znasz. Poproś o wskazanie właściwej wersji OWU oraz postanowień dotyczących ochrony, zgłoszenia i kosztów obrony. Przykładowy zapis o prawie ubezpieczonego do informacji zawiera § 11 ust. 3 i 5 OWU PZU. Osobno ustal termin sądowy i termin zgłoszenia.

Którą polisę D&O i które warunki sprawdzić?

Odczytaj polisę razem z wersją ogólnych warunków ubezpieczenia (OWU), klauzulami i aneksami wskazanymi w umowie. Przy wspólnej polisie grupy sprawdź, czy i w jakim okresie obejmowała spółkę, w której pełniłeś funkcję. Przy formule claims made istotna jest data pierwszego roszczenia w rozumieniu OWU. Może nią być wcześniejsze pisemne żądanie zapłaty. Termin na zawiadomienie ubezpieczyciela to odrębne ustalenie.

Czy ubezpieczenie D&O może objąć byłego członka zarządu?

Może, jeżeli przewidują to warunki właściwej umowy. Ustal daty powołania, zakończenia funkcji i zarzucanych działań lub zaniechań. Porównaj definicję osoby ubezpieczonej oraz klauzulę dotyczącą byłych członków władz z datą pierwszego roszczenia. Jeżeli między tymi zdarzeniami spółka zmieniła ubezpieczyciela, zakończyła ochronę lub zmieniła kontrolę właścicielską, sprawdź zapisy o kontynuacji i o dodatkowym okresie zgłaszania. Zbierz też potwierdzenia wcześniejszych zgłoszeń okoliczności, jeśli były składane.

Przykładowe OWU PZU ujmują ochronę byłych członków władz w osobnym postanowieniu (§ 6 ust. 4), a dodatkowy okres zgłaszania definiują wraz z warunkami jego zastosowania (§ 2 pkt 4). O zakresie ochrony w Twojej sprawie decydują dokumenty konkretnej umowy. Podstawy cywilnej odpowiedzialności opisuje centrum odpowiedzialności zarządu.

Jak zgłosić roszczenie z polisy D&O?

1. Ustal właściwy kanał i terminy. Sprawdź, czy zawiadomienie ma trafić bezpośrednio do ubezpieczyciela lub przez wskazany kanał. Jeżeli pośredniczy broker, potwierdź przekazanie zawiadomienia właściwemu adresatowi.
2. Przygotuj krótki opis. Podaj numer polisy, nazwę spółki, swoją funkcję i jej okres, datę pierwszego pisma i doręczenia pozwu, dane sądu, sygnaturę, kwotę żądania oraz najbliższy termin sądowy.
3. Dołącz dokumenty wymagane do zgłoszenia. Zacznij od pozwu lub nakazu z załącznikami, dowodu doręczenia, wcześniejszych wezwań i dokumentów potwierdzających okres pełnienia funkcji. Przekaż je kanałem uzgodnionym z ubezpieczycielem.
4. Zapisz potwierdzenie i dalsze ustalenia. Zachowaj dowód nadania i odbioru, numer sprawy oraz pytania ubezpieczyciela o brakujące dokumenty. Zapisz, czy i na co udzielono zgody dotyczącej obrony.

Umowa może rozdzielać zawiadomienie o pierwszym roszczeniu od późniejszego zawiadomienia o pozwie. Dla przykładu w OWU PZU, § 12 ust. 1 i 7, wskazano 14 dni kalendarzowych od uzyskania informacji o roszczeniu lub określonych okolicznościach, a po doręczeniu pozwu zawiadomienie niezwłoczne, w ciągu najwyżej 7 dni. Są to terminy z przytoczonego dokumentu. W swojej umowie sprawdź terminy dla obu czynności i wymagany sposób powiadomienia.

Jeśli termin zawiadomienia już upłynął, zgłoś sprawę i udokumentuj przyczynę opóźnienia oraz wcześniejsze informacje przekazane ubezpieczycielowi. Art. 818 § 3 i 4 k.c. pozwala odpowiednio obniżyć świadczenie, jeśli obowiązek zawiadomienia naruszono umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa, a uchybienie przyczyniło się do zwiększenia szkody albo uniemożliwiło ustalenie okoliczności i skutków wypadku. Skutki braku zawiadomienia odpadają, jeśli ubezpieczyciel otrzymał wymagane informacje w terminie. Osobno zbadaj, czy pierwsze roszczenie przypadło w okresie objętym umową.

Czy ubezpieczyciel pokryje koszty obrony?

Poproś o pisemne stanowisko w sprawie kosztów adwokata lub radcy prawnego, opinii i ewentualnego biegłego. Zapytaj o stawki, sumę gwarancyjną, odrębny podlimit, udział własny, rozliczenie faktur i wymóg zgody przed poniesieniem wydatku. Jeżeli termin sądowy upływa przed odpowiedzią ubezpieczyciela, zapytaj od razu o procedurę kosztów pilnych i dalej przygotowuj odpowiedź do sądu. Zweryfikuj też wymagania umowy przed uznaniem roszczenia lub zawarciem ugody. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i zgoda na poniesienie określonego kosztu to dwie różne informacje.

Sprawdź, czy ewentualne finansowanie obrony jest ostateczne, zaliczkowe czy warunkowe. Na przykład OWU Allianz D&O Protect, art. 2 § 2, przewidują warunkowe pokrycie kosztów przed rozstrzygnięciem zakresu ochrony oraz obowiązek ich zwrotu w całości lub części, jeśli po tej ocenie okaże się, że sprawa pozostaje poza ochroną w całości lub w odpowiedniej części.

Przykład modelowy. Wezwanie przed zmianą ubezpieczyciela

W fikcyjnym przykładzie członkini zarządu kończy funkcję w styczniu. W kwietniu odbiera imienne wezwanie od wierzyciela, a w październiku pozew z art. 299 k.s.h. Spółka zmienia ubezpieczyciela na początku lipca. Była członkini zarządu odszukuje obie umowy, zapisuje daty doręczeń i sprawdza, czy kwietniowe wezwanie spełnia definicję pierwszego roszczenia. Oddzielnie sprawdza zasady kontynuacji ochrony dla byłych władz oraz terminy przekazania pozwu i uzgodnienia kosztów obrony. Wynik zależy od treści obu umów i udokumentowanych doręczeń.

Przepisy i przykładowe OWU

• Kodeks spółek handlowych, art. 299.
• Kodeks cywilny, art. 818 i 822.
• PZU, opis produktu i wykaz dokumentów oraz OWU OC członków władz spółki, paragrafy od 2 do 7 i od 12 do 14.
• OWU Allianz D&O Protect, artykuły od 1 do 3 dotyczące zakresu, kosztów obrony i okresu ubezpieczenia.