Spedycja nie zapłaciła za transport. Jakie dokumenty zebrać?

Ustal strony zlecenia, rzeczywistą trasę i dokumenty wykonania przewozu. Nie utożsamiaj nadawcy, spedytora i płatnika na podstawie samego formularza. Fakturę powiąż z potwierdzeniem dostawy i dowodem doręczenia wymaganych załączników; uwagi o szkodzie, opóźnieniu oraz potrąceniach zapisz osobno. Sprawdź też, jak udokumentować spór o brak załącznika.

Terminy i dalsze działania

Przewóz krajowy i międzynarodowy mogą podlegać różnym regułom. Sprawdź właściwość sądu, reklamacje i terminy przedawnienia według umowy i prawa. Nie przyjmuj, że zwykły e-mail z przypomnieniem zawsze zabezpiecza bieg terminu.

Przed obliczeniem terminu ustal rodzaj umowy i zapisz, czego dotyczy żądanie przewoźnika. Sam napis „CMR” na formularzu ani zagraniczny adres spedycji nie zastępują tej oceny. Jeśli roszczenie o zapłatę przewoźnego jest dochodzone na podstawie Prawa przewozowego, art. 77 ust. 1 przewiduje co do zasady roczny termin przedawnienia, a ust. 3 pkt 4 każe liczyć go od dnia zapłaty należności albo - gdy nie nastąpiła - od dnia, w którym powinna była nastąpić. Art. 75 ust. 1 i 2 wymaga od przewoźnika bezskutecznego wezwania zobowiązanego do zapłaty przed dochodzeniem roszczenia w sądzie; za bezskuteczne uważa się wezwanie, po którym dłużnik nie zapłacił w ciągu trzech miesięcy od jego doręczenia. Art. 77 ust. 4 reguluje zawieszenie biegu przedawnienia po wniesieniu wezwania, z ustawowym ograniczeniem czasu. Zapisz datę doręczenia wezwania i odpowiedzi, zamiast zakładać, że każde przypomnienie e-mailowe wywoła ten skutek. Źródło: Prawo przewozowe, art. 75 i 77. Źródła sprawdzone 21 października 2026 r.

Jeżeli do danego przewozu stosuje się konwencję CMR, terminów nie przenosi się automatycznie z Prawa przewozowego. Art. 32 CMR przewiduje co do zasady roczne przedawnienie roszczeń wynikających z przewozu, a w określonych przypadkach złego zamiaru lub winy z nim zrównanej - trzyletnie. Początek biegu zależy od rodzaju roszczenia; dla przypadków innych niż wskazane w art. 32 ust. 1 lit. a i b konwencja wiąże go z upływem trzech miesięcy od zawarcia umowy przewozu. Art. 32 ust. 2 osobno reguluje zawieszenie po pisemnej reklamacji skierowanej do przewoźnika. Przed powołaniem się na ten skutek sprawdź adresata, treść i dowód doręczenia oraz to, czy dana czynność obejmuje dochodzone roszczenie przewoźnika o zapłatę. Źródło: konwencja CMR, art. 32.

Karta niezapłaconej faktury za przewóz

Załóż jedną kartę dla danego zlecenia i powiąż z nią fakturę oraz korespondencję. Jeżeli jedna faktura obejmuje kilka przewozów, rozpisz ich numery i kwoty. Pozwoli to ustalić, czy zastrzeżenie dotyczy całego rozliczenia, czy konkretnej usługi.

Nie oznaczaj wszystkich pól jako potwierdzonych na podstawie samej faktury. Zapisuj oddzielnie ustalenia wynikające ze zlecenia, dokumentów wykonania i późniejszych wyjaśnień.

Oś zdarzeń: wykonanie, dokumenty i płatność

Ułóż zdarzenia chronologicznie i przypisz do każdego dowód. Daty wysłania i doręczenia dokumentów mogą się różnić. Zachowaj także informację o ponownym dosłaniu pliku, zamiast zastępować nią pierwszą wysyłkę.

Przykład modelowy: część zapłacona, część sporna

Z faktury na 12 000 zł przewoźnik otrzymał 7 000 zł. Pozostało 5 000 zł, z czego kontrahent kwestionuje 2 000 zł z powodu opóźnienia. Dodatkowo twierdzi, że nie otrzymał jednego dokumentu. Przykład jest hipotetyczny; nie rozstrzyga zasadności zarzutu.

• Saldo po otrzymanej wpłacie: 12 000 zł − 7 000 zł = 5 000 zł.
• W ramach salda: 2 000 zł objęte wskazanym zarzutem oraz 3 000 zł bez opisanego w przykładzie zarzutu kwotowego.
• Brak dokumentu zostaje osobną pozycją do sprawdzenia; nie jest dodatkowym długiem doliczanym do 5 000 zł.

Nie opisuj 3 000 zł automatycznie jako kwoty uznanej przez kontrahenta. Brak zgłoszonego zarzutu nie jest tym samym co potwierdzenie salda. W karcie zapisz faktyczne stanowisko, poproś o wyjaśnienie pozostałej części i sprawdź, jaki dokument miał nie dotrzeć.

Kontrahent twierdzi, że nie otrzymał dokumentu

Zachowaj wiadomość z listą załączników oraz potwierdzenie nadania przesyłki papierowej, jeśli ją wysłano. Powiąż oba ślady z numerem zlecenia i zaznacz, czy potwierdzają wysyłkę, doręczenie, czy także zawartość przesyłki.

Porównaj wymagania wskazane w zleceniu z historią przekazania. Sprawdź nazwę pliku, czytelność wszystkich stron, właściwy adres lub portal i potwierdzenie odbioru. Jeśli wysłano skan, a kontrahent żąda oryginału, odnotuj dokładne postanowienie, na które się powołuje, i przekaż je do oceny wraz z dokumentami wysyłki.

Przy ponownym przesłaniu wskaż numer zlecenia, faktury i datę wcześniejszej wysyłki. Zachowaj kopię materiału oraz dowód doręczenia. Samo dosłanie dokumentu nie rozstrzyga, czy wcześniejsza odmowa płatności była zasadna.

Pakiet do dalszej analizy roszczenia

Przekaż kartę należności, oś zdarzeń i dokumenty w uporządkowanym spisie. Jeżeli zleceniodawca jest w restrukturyzacji, porównaj nieopłaconą część frachtu z kwotą ujętą w spisie wierzytelności. Dla przewozu krajowego oraz przewozu między różnymi państwami przygotuj rzeczywiste dane trasy i ról stron. Sama nazwa formularza nie zastępuje ustalenia właściwych reguł.

W osobnej rubryce pozostaw do potwierdzenia: podstawę roszczenia, termin wymagalności, właściwe przepisy, wymagane czynności przed dochodzeniem zapłaty, przedawnienie i sąd. Nie wyliczaj jednego terminu dla wszystkich spraw wyłącznie od daty faktury. Ten pakiet organizuje dowody; nie jest gotową oceną prawną ani gwarancją odzyskania należności.

Powiązane materiały

• Zadłużona firma transportowa: jak ocenić płynność, zlecenia i obciążenie floty
• Wiekowanie należności w spółce - jak ocenić ryzyko i zaplanować realne wpływy
• Faktor żąda zwrotu zaliczki za nieopłaconą fakturę. Jak policzyć niedobór gotówki?

Jeśli potrzebujesz uporządkowania sytuacji spółki, opisz problem i najbliższy termin w formularzu kontaktowym. Zakres dalszej analizy wymaga ustalenia na podstawie dokumentów.