W każdej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością istnieje organ właścicielski – Zgromadzenie Wspólników, który ma wpływ na podejmowanie w spółce kluczowych decyzji oraz organ prowadzący sprawy spółki i reprezentujący spółkę – Zarząd. Dodatkowo każdemu ze wspólników przysługuje prawo kontroli spółki, co jest spowodowane tym, że skoro wspólnik dokonuje wpłaty na kapitał zakładowy spółki (czyli po prostu inwestuje swoje środki pieniężne w spółkę) to ma prawo wiedzieć co dzieje się z finansami spółki. Jednakże czasami, w szczególności w przypadku istnienia podmiotów o wysokim kapitale zakładowym lub gdy kapitał zakładowy jest szczególnie rozproszony korzystnym dla spółki i jej wspólników może być powołanie specjalnego organu nadzorczego – rady nadzorczej bądź komisji rewizyjnej, aby kontrolować prawidłowość i rzetelność w prowadzeniu spraw spółki.
Powołanie organu nadzoru może być obligatoryjne albo fakultatywne. Zgodnie z treścią przepisu art. 213 § 2 Kodeksu spółek handlowych: „w spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 000 złotych, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu, powinna być ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna”. Jak widać, aby można było mówić o obowiązku powołania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością konieczne jest kumulatywne (łączne) spełnienie dwóch przesłanek – posiadanie kapitału zakładowego w określonej wysokości oraz przekroczenie określonej ilości wspólników spółki. Co jest istotne, obowiązek też może powstać zarówno już na etapie zawiązywania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jak też w czasie jej trwania – np. po podwyższeniu kapitału zakładowego spółki. W związku z tym, że powyższy obowiązek ustanowienia organu nadzoru wynika wprost z ustawy, nie jest konieczne dokonywanie zmiany umowy spółki. Wystarczające będzie podjęcie uchwały wspólników o powołaniu co najmniej trzech członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej (art. 215 § 1 KSH). (por. Z. Jara, Kodeks spółek handlowych. Komentarz, Warszawa, 2020 r.) Jednocześnie należy zaznaczyć, że nawet jeśli nie ma konieczności powołania komisji rewizyjnej lub rady nadzorczej to taki organ i tak może zostać powołany – wówczas powinno to nastąpić w umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (albo w tekście pierwotnym umowy albo na skutek zmiany umowy spółki) – wynika to expressis verbis z treści przepisu art. 213 § 1 KSH.
Zarówno rada nadzorcza jak i komisje rewizyjna składa się z co najmniej trzech członków (por. art. 215
§ 1 KSH oraz art. 217 KSH). Oczywiście umowa spółki może przewidywać, że większą liczbę członków tego organu, trzy osoby to minimum. Art. 214 § 1 wskazuje, kto nie może być członkiem rady nadzorczej bądź komisji rewizyjnej – jest to członek zarządu, prokurent, likwidator, kierownik oddziału lub zakładu oraz zatrudniony w spółce główny księgowy, radca prawny lub adwokat. Celem przepisu jest zapobieżenie powstaniu sytuacji, w której kontrolowany byłby jednocześnie kontrolującym lub bezpośrednio zależnym od kontrolującego (A. Szumański, w: Sołtysiński i in., Komentarz KSH, t. 2, 2005 r.) Co więcej, kolejne paragrafy przepisu wskazują również, że inne osoby, bezpośrednio podlegające członkowi zarządu lub likwidatorowi również nie mogą pełnić funkcji członka rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Ten zakaz stosuje się odpowiednio również do członków zarządu i likwidatorów spółki lub spółdzielni zależnej (por. art. 4 KSH). Zakaz wprowadzony przez art. 214 KSH ma charakter bezwzględny.
Jeśli chodzi o mandat i kadencję członków rady nadzorczej i komisji rewizyjnej to przede wszystkim należy rozróżnić te dwa pojęcia. Kadencja to okres, na jaki członek organu został powołany do pełnienia funkcji w organie. Mandat to natomiast umocowanie członka rady nadzorczej/komisji rewizyjnej do pełnienia funkcji. Członkowie rady nadzorczej/ komisji rewizyjnej są powoływani na roczną kadencję, jednakże mogą być w każdym czasie odwołani uchwałą wspólników. Oczywiście czas trwania kadencji może zostać uregulowany w sposób odmienny w umowie spółki z ograniczona odpowiedzialnością – zarówno wydłużyć jak i skrócić. Artykuł 216 § 1 KSH określa kadencję dla każdego członka rady nadzorczej indywidualnie (odrębnie). Oznacza to, że okres kadencji należy liczyć dla każdego z członków kadencji oddzielnie. Umowa spółki może zmienić tę regulację, wprowadzając kadencję łączną (wspólną). Będzie to miało taki skutek, że kadencja każdego z członków rady nadzorczej będzie upływała w tym samym terminie.
W odniesieniu zaś do mandatów członków rady nadzorczej/komisji rewizyjnej mandaty członków rady nadzorczej i komisji rewizyjnej wygasają z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka. Regulacja ta odnosi się do członków rady nadzorczej/komisji rewizyjnej, których kadencja trwa nie dłużej niż rok. W przypadku powołania członków rady nadzorczej i komisji rewizyjnej na okres dłuższy niż rok, ich mandaty wygasają z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia tej funkcji.
W odniesieniu do zadań rady nadzorczej należy wskazać, że rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. Do szczególnych obowiązków rady nadzorczej należy ocena sprawozdań, o których mowa w art. 231 § 2 pkt 1 (sprawozdań zarządu z działalności oraz sprawozdań finansowych), w zakresie ich zgodności z księgami i dokumentami, jak i ze stanem faktycznym, oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty, a także składanie zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny. Aby rada nadzorcza mogła w pełni realizować swoje zadania może badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień oraz dokonywać rewizji majątku spółki. Prawidłowa realizacja powyższych uprawnień zakłada możliwość dostępu członków rady nadzorczej do każdego pomieszczenia spółki, archiwów, kas, sejfów itp. W przypadku gdy dokumenty spółki znajdują się poza jej siedzibą, rada ma prawo dostępu do nich (por. J Bieniak, Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Warszawa, 2020 r.). W odniesieniu do sposobu wykonywania nadzoru należy wskazać, że każdy z członków rady nadzorczej może wykonywać zadania samodzielnie (chyba że umowa spółki uregulowała tą kwestię inaczej. Co więcej, zadania te powinny być wykonywane przez członka rady nadzorczej samodzielnie.
Jednocześnie, co jest warte podkreślenia, zadaniem rady nadzorczej jest jedynie „patrzenie zarządowi na ręce”. Tym samym, rada nadzorcza nie może przejąć funkcji zarządu, podejmować decyzji w przedmiocie działalności spółki. Co więcej, rada nadzorcza nie ma prawa wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki – nie stoi to na przeszkodzie wydawaniu różnorakich opinii, ocen itp., nie mają one jednak charakteru wiążącego. Zakaz wydawania wiążących poleceń nie stoi natomiast w sprzeczności z możliwością zawarcia w umowie spółki katalogu czynności, na których dokonanie zarząd jest zobowiązany uzyskać zgodę rady nadzorczej (art. 220 KSH). Wspólnicy mają swobodę w określeniu tych czynności, gdyż mają one znaczenie przede wszystkim w stosunkach wewnętrznych, w relacjach między spółką i prowadzącym jej sprawy zarządem, a pozwalają na bieżące monitorowanie pracy zarządu i stanu spraw spółki, nadanie im kierunków i przedsiębranie środków pozwalających uniknąć zagrożeń, czyli pozwalają na efektywne wykonywanie nadzoru (wyr. SN z 7.2.2019 r., II CSK 8/18, Legalis).
Odmienna jest zaś rola komisji rewizyjnej – do jej obowiązków należy ocena sprawozdania finansowego oraz sprawozdania zarządu z działalności i wniosków zarządu dotyczących podziału zysku lub pokrycia straty, a także składanie zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników tej oceny, w trybie i w zakresie określonym dla wykonywania tych czynności przez radę nadzorczą. Jak widać, zadania komisji rewizyjnej są bardziej incydentalne, odnoszą się przede wszystkim do tego co dzieje się na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników. Komisja rewizyjna co do zasady nie nadzoruje spółki na bieżąco chociaż, zgodnie z przepisem art. 221 § 2 KSH jeśli w spółce nie powołano rady nadzorczej to obowiązki komisji rewizyjnej mogą zostać poszerzone.
Na koniec warto wskazać, że członkom rady nadzorczej może (ale nie musi) zostać przyznane wynagrodzenie. Wynagrodzenie to określa umowa spółki lub uchwała wspólników. Jednakże zawsze członkom rady nadzorczej przysługuje zwrot kosztów związanych z udziałem w pracach rady. Ani uchwała wspólników, ani umowa spółki nie mogą tego uprawnienia wyłączyć ani ograniczyć. Do takich wydatków można zaliczyć koszty przejazdów, rozmów telefonicznych czy nawet noclegów (jeśli siedziba spółki mieści się w innym mieście niż miejsce zamieszkania członka rady nadzorczej).
Reasumując, powołanie organu nadzoru w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością nie zawsze jest obligatoryjne – zależy to od wysokości kapitału zakładowego oraz od ilości wspólników spółki. Jednakże, nawet jeśli nie ma konieczności powołania rady nadzorczej bądź komisji rewizyjnej to istnienie organu nadzorczego z całą pewnością jest potrzebne dla zachowania w spółce równowagi i stabilności. Nawet gdy w spółce zostanie powołany najlepszy zarząd, pożądane jest by za jego plecami stał organ nadzoru sprawdzający jego poczynania.