Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy

Pandemia COVID-19 wymusiła zastosowanie pracy świadczonej poza siedzibą pracodawcy, tj. w formie zdalnej. Początkowo nastąpiło to bez jakichkolwiek podstaw prawnych, wymuszone niecodzienną sytuacją. Z czasem okazało się, że taki model pracy funkcjonuje bardzo dobrze i cenią go zarówno pracodawcy jak i pracownicy. Praca w domowych warunkach może być tak samo, a nawet bardziej produktywna, niż praca z biura. Najnowsza nowelizacja kodeksu pracy wprowadziła zaś rozwiązania dotyczące tej instytucji.

Nowelizacja wprowadziła definicję pracy zdalnej. Zgodnie z artykułem 6718 kodeksu pracy, praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. 

Jak widać, miejsce wykonywania pracy każdorazowo musi być uzgodnione tj. pracodawca musi wiedzieć gdzie ta praca będzie świadczona. Samo uzgodnienie może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Zarówno pracodawca jak i pracownik może zaproponować to uzgodnienie. 

Istnieją również sytuacje, w których pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika w przedmiocie wykonywania pracy zdalnej. Dotyczy on sytuacji, w której z takim wnioskiem występuje między innymi kobieta w ciąży, pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy pracodawca jest zobowiązany poinformować pracownika.

 Istnieje również możliwość wykonywania pracy zdalnej przez pracownika na polecenie pracodawcy:

1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub 

2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Jeśli praca zdalna wykonywana jest z polecenia pracodawcy, pracodawca może w każdym czasie cofnąć to polecenie, zachowując jednak dwudniowy okres uprzedzenia. 

Istnieje również możliwość świadczenia pracy zdalnej okazjonalnie -w takiej sytuacji, choć pracownik w przeważającej mierze pracuje w zakładzie pracy, jednak w ciągu 24 dni w ciągu roku może pracować zdalnie. W takiej sytuacji pracownik jest obowiązany złożyć wniosek w postaci elektronicznej lub papierowej. 

Jeśli praca zdalna jest świadczona na podstawie porozumienia, każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Ustawodawca wprowadził również zapisy dotyczące zasad świadczenia pracy zdalnej i kontroli pracownika podczas wykonywania pracy zdalnej.  Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. 

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia zgodnie z § 1 albo 2, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem. 

Porozumienie lub regulamin o którym mowa powyżej określają przede wszystkim: grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną, zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej, zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych. 

Ustawa reguluje obowiązki pracodawcy związane ze świadczeniem pracy zdalnej przez pracownika. Pracodawca jest obowiązany:

  1. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej
  2. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
  3. pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej (jeśli określono to w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu)
  4. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (uzgodniony z pracodawcą).

Pracodawca ma obowiązek traktować pracownika świadczącego pracę w formie zdalnej w ten sam sposób, w jaki traktuje pozostałych pracowników – nie może go dyskryminować. Pracownikowi takiemu trzeba również zapewnić takiemu pracownikowi możliwość przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Co istotne, pracodawca jest uprawniony do skontrolowania pracownika wykonującego pracę w formie zdalnej. Pracodawca może przeprowadzić również kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. 

Praca zdalna nie dotyczy jednak wszystkich rodzajów prac. . Praca zdalna nie obejmuje prac: 

1) szczególnie niebezpiecznych; 

2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych

3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;

 4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy; 

5) powodujących intensywne brudzenie.

Jak widać, regulacja wprowadzona przez ustawodawcę jest kompleksowa i wyczerpuje zagadnienie pracy zdalnej. Wydaje się, ze stanowi ona odpowiednią odpowiedź na zapotrzebowanie rynku i ten rodzaj pracy będzie świadczony coraz częściej i coraz chętniej przez pracowników.

Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia? Jesteśmy tu, aby Ci pomóc!