Praca zdalna - obowiązki pracodawcy i zasady

Zakres regulacji: zasady, koszty i obowiązki stron.

Praca zdalna wymaga uzgodnienia miejsca, zasad wykonywania obowiązków, kontroli, ochrony danych i rozliczania kosztów. Regulacje powinny być wdrożone w sposób dopasowany do organizacji pracodawcy oraz rodzaju pracy, a przed wykorzystaniem wzoru trzeba sprawdzić aktualny stan prawny.

Pracownik chce wykonywać obowiązki z domu. Jak uzgodnicie miejsce pracy, dostęp do dokumentów firmy i rozliczenie kosztów?

Pandemia COVID-19 wymusiła zastosowanie pracy świadczonej poza siedzibą pracodawcy, tj. w formie zdalnej. Początkowo nastąpiło to bez jakichkolwiek podstaw prawnych, wymuszone niecodzienną sytuacją. Z czasem okazało się, że taki model pracy funkcjonuje bardzo dobrze i cenią go zarówno pracodawcy jak i pracownicy. Praca w domowych warunkach może być tak samo, a nawet bardziej produktywna, niż praca z biura. Zasady pracy zdalnej określa rozdział IIc działu drugiego Kodeksu pracy (tekst jednolity ogłoszony 24 września 2026 r.).

Definicja i miejsce pracy zdalnej

Doprecyzowanie historyczne: Wcześniejsze zdanie o pracy zdalnej podczas pandemii „bez jakichkolwiek podstaw prawnych” jest zbyt szerokie. Przed wejściem kodeksowych regulacji istniała podstawa w art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. dotyczącej COVID-19. PIP wskazuje, że nowe przepisy Kodeksu pracy obowiązują od 7 kwietnia 2023 r. Zobacz wyjaśnienie Państwowej Inspekcji Pracy.

Nowelizacja wprowadziła definicję pracy zdalnej. Zgodnie z art. 67¹⁸ Kodeksu pracy, praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Przy uzgadnianiu pracy zdalnej zapisz miejsce jej wykonywania, sposób rozliczania kosztów i osobę, której pracownik zgłosi zmianę. Zobacz centrum dokumentów dla zarządu.

Jak widać, miejsce wykonywania pracy każdorazowo musi być uzgodnione tj. pracodawca musi wiedzieć gdzie ta praca będzie świadczona. Samo uzgodnienie może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Zarówno pracodawca jak i pracownik może zaproponować to uzgodnienie. Odrębne zasady relacji cywilnoprawnych opisujemy w poradniku o umowie zleceniu; ten materiał dotyczy pracy w ramach stosunku pracy.

Wniosek pracownika i polecenie pracodawcy

W określonych przypadkach pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek o pracę zdalną. Dotyczy to między innymi sytuacji, gdy wniosek składa kobieta w ciąży, pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w ciągu 7 dni roboczych od złożenia wniosku.

Możliwość polecenia pracy zdalnej przez pracodawcę wynika z art. 67¹⁹ § 3 Kodeksu pracy:

1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

- jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Jeśli praca zdalna wykonywana jest z polecenia pracodawcy, pracodawca może w każdym czasie cofnąć to polecenie, zachowując jednak dwudniowy okres uprzedzenia.

Praca zdalna okazjonalna

Jak liczyć limit okazjonalnej pracy zdalnej? Ministerstwo wyjaśnia, że limit 24 dni w roku kalendarzowym nie jest pomniejszany proporcjonalnie do części etatu ani przeliczany według liczby godzin zaplanowanych danego dnia. Nie oznacza to obowiązku zaakceptowania każdego wniosku. Źródło: pytania i odpowiedzi ministerstwa dotyczące pracy zdalnej.

Praca zdalna okazjonalna może być wykonywana na papierowy lub elektroniczny wniosek pracownika do 24 dni w roku kalendarzowym. Nie jest to bezwarunkowe prawo do samodzielnego wyboru tych dni. Art. 67³³ k.p. wyłącza część przepisów, w tym art. 67²⁴ o pokrywaniu kosztów - nie należy więc przenosić zasad zwykłej pracy zdalnej na okazjonalną bez sprawdzenia regulacji i uzgodnień.

Wiążący wniosek o powrót na poprzednie warunki z art. 67²² k.p. dotyczy pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia, a nie każdej umowy przewidującej pracę zdalną od początku. Strony ustalają termin powrotu nie dłuższy niż 30 dni od otrzymania wniosku; bez porozumienia powrót następuje następnego dnia po upływie tych 30 dni. Wobec pracowników objętych art. 67¹⁹ § 6-7 pracodawca może zastosować ten tryb tylko wtedy, gdy dalsza praca zdalna jest niemożliwa ze względu na organizację lub rodzaj pracy.

Porozumienie i regulamin pracy zdalnej

Wersja obowiązujących zasad: Oznacz dokument datą i numerem wersji oraz ustal sposób przekazania zmian pracownikom. Starsze egzemplarze zachowaj jako archiwalne. Przy wyjaśnianiu zdarzenia sprawdź, jakie zasady obowiązywały w jego dacie, zamiast oceniać je wyłącznie według najnowszego wzoru.

Ustawodawca wprowadził również zapisy dotyczące zasad świadczenia pracy zdalnej i kontroli pracownika podczas wykonywania pracy zdalnej.  Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia zgodnie z § 1 albo 2, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Co określa regulamin?

Kontakt przy utracie dostępu: W instrukcji podaj alternatywny kanał zgłoszenia problemu, gdy pracownik nie może otworzyć służbowej poczty lub systemu. Nie wymagaj wysyłania hasła w zgłoszeniu. Opisz sposób potwierdzenia odbioru i osobę, która ustali dalsze działania.

Sprawdź procedurę na przykładzie awarii służbowego laptopa podczas pracy w domu. Pracownik powinien móc odnaleźć kontakt do zgłoszenia, sposób przekazania sprzętu oraz informację, kto ustala dalszą organizację pracy.

Porozumienie lub regulamin o którym mowa powyżej określają przede wszystkim: grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną, zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej, zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Ustawa reguluje obowiązki pracodawcy związane ze świadczeniem pracy zdalnej przez pracownika. Pracodawca jest obowiązany:

1. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej
2. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3. pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej (jeśli określono to w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu)
4. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (uzgodniony z pracodawcą).

Orzecznictwo: dostępność podczas pracy zdalnej

Wyrok Sądu Rejonowego dla Wrocławia-Śródmieścia z 25 lutego 2026 r., IV P 797/24. Sąd oddalił żądanie odszkodowania po zwolnieniu dyscyplinarnym pracownika. W ustalonych okolicznościach znaczenie miały nieusprawiedliwiona nieobecność, próba wprowadzenia pracodawcy w błąd i naruszenie obowiązku pozostawania do dyspozycji oraz regulaminu pracy zdalnej. Jednocześnie sąd uznał ogólny zapis oddający pracodawcy całą aktywność zawodową pracownika za nieważny.

Znaczenie praktyczne. Regulamin powinien jasno określać czas pracy, sposób potwierdzania jej rozpoczęcia i zasady dostępności. Sankcja wymaga oceny konkretnych, udowodnionych naruszeń; sama dodatkowa aktywność zawodowa nie była tutaj wystarczającą podstawą zwolnienia. Jest to przykład rozstrzygnięcia pierwszej instancji, a jego prawomocność nie została potwierdzona w wykorzystanym materiale.

Źródło orzeczenia: IV P 797/24

Równe traktowanie i kontrola

Pracodawca ma obowiązek traktować pracownika świadczącego pracę w formie zdalnej w ten sam sposób, w jaki traktuje pozostałych pracowników - nie może go dyskryminować. Pracownikowi trzeba również zapewnić możliwość przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej - na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w jego godzinach pracy, zgodnie z art. 67²⁸ k.p. Pracodawca może przeprowadzić również kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Praca zdalna nie obejmuje wszystkich rodzajów prac. Wyłączone są prace:

1) szczególnie niebezpiecznych;

2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych

3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;

4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;

5) powodujących intensywne brudzenie.

Jak widać, regulacja wprowadzona przez ustawodawcę jest kompleksowa i wyczerpuje zagadnienie pracy zdalnej. Wydaje się, ze stanowi ona odpowiednią odpowiedź na zapotrzebowanie rynku i ten rodzaj pracy będzie świadczony coraz częściej i coraz chętniej przez pracowników.

Wdrożenie pracy zdalnej w praktyce

Próba wykonania zadania: Przed rozpoczęciem pracy sprawdź na przykładowym zadaniu dostęp do potrzebnych aplikacji, dokumentów i kontaktu z zespołem. Zapisz wykryte braki oraz sposób ich usunięcia. Udane logowanie do poczty nie potwierdza gotowości całego stanowiska do wykonywania obowiązków.

Przed uruchomieniem pracy zdalnej warto określić stanowiska i zakres obowiązków, ustalić miejsce pracy, sprzęt, koszty, bezpieczeństwo informacji oraz sposób kontroli. Dokumenty powinny odpowiadać rzeczywistemu modelowi pracy, a nie być wyłącznie ogólnym wzorem.

Ograniczenia pracy zdalnej

Nie każdy rodzaj pracy można wykonywać z domu. Ograniczenia mogą wynikać z zagrożeń, warunków technicznych, czynników chemicznych, biologicznych, radioaktywnych albo intensywnego brudzenia. Ocena powinna uwzględniać konkretne stanowisko.

Dokumenty pracodawcy

Podstawa ryczałtu: Przy zwykłej pracy zdalnej ryczałt powinien odpowiadać przewidywanym kosztom, a nie być kwotą ustaloną bez uzasadnienia. Przy kalkulacji uwzględnia się m.in. zużycie sprzętu i materiałów, ich udokumentowane ceny, energię oraz telekomunikację. Zachowaj dane i założenia obliczenia wraz z zasadami rozliczania. Opis mechanizmu zawiera broszura PIP o pracy zdalnej. Odrębność pracy okazjonalnej opisano wyżej.

Przekazanie i zwrot wyposażenia: W spisie sprzętu zapisz identyfikator urządzenia, akcesoria, stan i datę przekazania. Przy zwrocie uzgodnij odbiór danych służbowych i zmianę uprawnień z osobą odpowiedzialną za IT. Fizyczny odbiór laptopa oraz uporządkowanie dostępów do systemów wymagają osobnych potwierdzeń.

• regulamin lub porozumienie dotyczące pracy zdalnej;
• wniosek albo uzgodnienie z pracownikiem;
• oświadczenie o warunkach lokalowych i technicznych, jeśli jest wymagane;
• procedura ochrony danych i bezpieczeństwa informacji;
• zasady kontroli oraz rozliczania kosztów;
• potwierdzenia szkoleń i przekazania sprzętu.

Powiązane tematy

• Oferta dla spółek i przedsiębiorców
• Firma przedsiębiorcy
• Prawo restrukturyzacyjne
• Baza wiedzy

Pytania o organizację pracy zdalnej

Czy pracownik może pracować zdalnie z dowolnego miejsca?

Nie automatycznie. Miejsce powinno być uzgodnione zgodnie z przyjętymi zasadami i charakterem pracy.

Kto pokrywa koszty pracy zdalnej?

Zakres kosztów i sposób ich rozliczania powinien wynikać z aktualnych przepisów oraz regulacji obowiązujących u pracodawcy.

Czy pracodawca może kontrolować pracownika w domu?

Kontrola jest możliwa w granicach prawa i przyjętych zasad, ale nie może naruszać prywatności pracownika ani innych domowników.

Czy praca zdalna okazjonalna ma osobne zasady?

Tak, jej tryb i limit wynikają z przepisów obowiązujących w danym czasie. Przed zastosowaniem trzeba zweryfikować aktualne regulacje.

Materiał ma charakter informacyjny. Przepisy prawa pracy zmieniają się, dlatego przed wdrożeniem dokumentów należy sprawdzić ich aktualność.