Praca zdalna – obowiązki pracodawcy i zasady

Zakres regulacji: zasady, koszty i obowiązki stron.

Praca zdalna wymaga uzgodnienia miejsca, zasad wykonywania obowiązków, kontroli, ochrony danych i rozliczania kosztów. Regulacje powinny być wdrożone w sposób dopasowany do organizacji pracodawcy oraz rodzaju pracy, a przed wykorzystaniem wzoru trzeba sprawdzić aktualny stan prawny.

W dalszej części omawiam definicję pracy zdalnej, tryby jej uzgadniania oraz wymagane dokumenty, koszty i zasady kontroli.

Pandemia COVID-19 wymusiła zastosowanie pracy świadczonej poza siedzibą pracodawcy, tj. w formie zdalnej. Początkowo nastąpiło to bez jakichkolwiek podstaw prawnych, wymuszone niecodzienną sytuacją. Z czasem okazało się, że taki model pracy funkcjonuje bardzo dobrze i cenią go zarówno pracodawcy jak i pracownicy. Praca w domowych warunkach może być tak samo, a nawet bardziej produktywna, niż praca z biura. Zasady pracy zdalnej określa rozdział IIc działu drugiego Kodeksu pracy (tekst jednolity ogłoszony 24 września 2026 r.).

Definicja i miejsce pracy zdalnej

Nowelizacja wprowadziła definicję pracy zdalnej. Zgodnie z art. 67¹⁸ Kodeksu pracy, praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Jak widać, miejsce wykonywania pracy każdorazowo musi być uzgodnione tj. pracodawca musi wiedzieć gdzie ta praca będzie świadczona. Samo uzgodnienie może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Zarówno pracodawca jak i pracownik może zaproponować to uzgodnienie. Odrębne zasady relacji cywilnoprawnych opisujemy w poradniku o umowie zleceniu; ten materiał dotyczy pracy w ramach stosunku pracy.

Wniosek pracownika i polecenie pracodawcy

Istnieją również sytuacje, w których pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika w przedmiocie wykonywania pracy zdalnej. Dotyczy on sytuacji, w której z takim wnioskiem występuje między innymi kobieta w ciąży, pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w ciągu 7 dni roboczych od złożenia wniosku.

Możliwość polecenia pracy zdalnej przez pracodawcę wynika z art. 67¹⁹ § 3 Kodeksu pracy:

1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Jeśli praca zdalna wykonywana jest z polecenia pracodawcy, pracodawca może w każdym czasie cofnąć to polecenie, zachowując jednak dwudniowy okres uprzedzenia.

Praca zdalna okazjonalna

Praca zdalna okazjonalna może być wykonywana na papierowy lub elektroniczny wniosek pracownika do 24 dni w roku kalendarzowym. Nie jest to bezwarunkowe prawo do samodzielnego wyboru tych dni. Art. 67³³ k.p. wyłącza część przepisów, w tym art. 67²⁴ o pokrywaniu kosztów – nie należy więc przenosić zasad zwykłej pracy zdalnej na okazjonalną bez sprawdzenia regulacji i uzgodnień.

Wiążący wniosek o powrót na poprzednie warunki z art. 67²² k.p. dotyczy pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia, a nie każdej umowy przewidującej pracę zdalną od początku. Strony ustalają termin powrotu nie dłuższy niż 30 dni od otrzymania wniosku; bez porozumienia powrót następuje następnego dnia po upływie tych 30 dni. Wobec pracowników objętych art. 67¹⁹ § 6–7 pracodawca może zastosować ten tryb tylko wtedy, gdy dalsza praca zdalna jest niemożliwa ze względu na organizację lub rodzaj pracy.

Porozumienie i regulamin pracy zdalnej

Ustawodawca wprowadził również zapisy dotyczące zasad świadczenia pracy zdalnej i kontroli pracownika podczas wykonywania pracy zdalnej.  Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia zgodnie z § 1 albo 2, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Co określa regulamin?

Porozumienie lub regulamin o którym mowa powyżej określają przede wszystkim: grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną, zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej, zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Ustawa reguluje obowiązki pracodawcy związane ze świadczeniem pracy zdalnej przez pracownika. Pracodawca jest obowiązany:

1. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej
2. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3. pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej (jeśli określono to w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu)
4. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (uzgodniony z pracodawcą).

Równe traktowanie i kontrola

Pracodawca ma obowiązek traktować pracownika świadczącego pracę w formie zdalnej w ten sam sposób, w jaki traktuje pozostałych pracowników – nie może go dyskryminować. Pracownikowi trzeba również zapewnić możliwość przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w jego godzinach pracy, zgodnie z art. 67²⁸ k.p. Pracodawca może przeprowadzić również kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Praca zdalna nie obejmuje wszystkich rodzajów prac. Wyłączone są prace:

1) szczególnie niebezpiecznych;

2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych

3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;

4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;

5) powodujących intensywne brudzenie.

Jak widać, regulacja wprowadzona przez ustawodawcę jest kompleksowa i wyczerpuje zagadnienie pracy zdalnej. Wydaje się, ze stanowi ona odpowiednią odpowiedź na zapotrzebowanie rynku i ten rodzaj pracy będzie świadczony coraz częściej i coraz chętniej przez pracowników.

Wdrożenie pracy zdalnej w praktyce

Przed uruchomieniem pracy zdalnej warto określić stanowiska i zakres obowiązków, ustalić miejsce pracy, sprzęt, koszty, bezpieczeństwo informacji oraz sposób kontroli. Dokumenty powinny odpowiadać rzeczywistemu modelowi pracy, a nie być wyłącznie ogólnym wzorem.

Ograniczenia pracy zdalnej

Nie każdy rodzaj pracy można wykonywać z domu. Ograniczenia mogą wynikać z zagrożeń, warunków technicznych, czynników chemicznych, biologicznych, radioaktywnych albo intensywnego brudzenia. Ocena powinna uwzględniać konkretne stanowisko.

Dokumenty pracodawcy

• regulamin lub porozumienie dotyczące pracy zdalnej;
• wniosek albo uzgodnienie z pracownikiem;
• oświadczenie o warunkach lokalowych i technicznych, jeśli jest wymagane;
• procedura ochrony danych i bezpieczeństwa informacji;
• zasady kontroli oraz rozliczania kosztów;
• potwierdzenia szkoleń i przekazania sprzętu.

Powiązane tematy

• Oferta dla spółek i przedsiębiorców
• Firma przedsiębiorcy
• Prawo restrukturyzacyjne
• Baza wiedzy

Najczęstsze pytania

Czy pracownik może pracować zdalnie z dowolnego miejsca?

Nie automatycznie. Miejsce powinno być uzgodnione zgodnie z przyjętymi zasadami i charakterem pracy.

Kto pokrywa koszty pracy zdalnej?

Zakres kosztów i sposób ich rozliczania powinien wynikać z aktualnych przepisów oraz regulacji obowiązujących u pracodawcy.

Czy pracodawca może kontrolować pracownika w domu?

Kontrola jest możliwa w granicach prawa i przyjętych zasad, ale nie może naruszać prywatności pracownika ani innych domowników.

Czy praca zdalna okazjonalna ma osobne zasady?

Tak, jej tryb i limit wynikają z przepisów obowiązujących w danym czasie. Przed zastosowaniem trzeba zweryfikować aktualne regulacje.

Materiał ma charakter informacyjny. Przepisy prawa pracy zmieniają się, dlatego przed wdrożeniem dokumentów należy sprawdzić ich aktualność.