Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością rejestracji w odpowiednim, dedykowanym ku temu rejestrze. W przypadku spółek prawa handlowego jest to rejestr przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. W przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą jest to Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG), która jest prowadzona w systemie teleinformatycznym przez ministra właściwego do spraw gospodarki. Każda osoba fizyczna podlega obowiązkowej rejestracji w CEIDG
Innymi zadaniami CEIDG, oprócz ewidencjonowania osób fizycznych będących osobami fizycznymi jest udostępnianie informacji o przedsiębiorcach i innych podmiotach w zakresie wskazanym w ustawie, udostępnianie informacji o zakresie i terminie zmian we wpisach do CEIDG oraz w informacjach i danych udostępnianych w CEIDG, a także o wprowadzającym te zmiany podmiocie, umożliwienie wglądu do danych bezpłatnie udostępnianych przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego oraz udostępnianie informacji o ustanowionym pełnomocniku lub prokurencie, w tym o zakresie udzielonego pełnomocnictwa lub o rodzaju i sposobie wykonywania prokury.
Dane które są ujawnione w CEIDG dzielą się na ewidencyjne oraz informacyjne. Dane ewidencyjne dotyczą najważniejszych, najistotniejszych zagadnień takich jak imię i nazwisko przedsiębiorcy, numer PESEL, o ile taki posiada, oraz data urodzenia, o ile nie posiada numeru PESEL, dodatkowe określenia, które przedsiębiorca włącza do firmy, o ile przedsiębiorca takich używa, numer identyfikacji podatkowej (NIP) przedsiębiorcy, o ile taki posiada, oraz informacje o jego unieważnieniu lub uchyleniu, informację o obywatelstwie przedsiębiorcy, adres do doręczeń oraz – jeżeli przedsiębiorca takie miejsce posiada – adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, przedmiot wykonywanej działalności gospodarczej według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) na poziomie podklasy, w tym jeden przedmiot przeważającej działalności. Do danych informacyjnych zaliczamy datę rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej, numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz numer identyfikacyjny REGON spółki cywilnej, o ile przedsiębiorca zawarł umowę takiej spółki, datę zawieszenia i wznowienia wykonywania działalności gospodarczej i wiele innych informacji.
Sam wpis do CEIDG polega na wprowadzeniu do systemu teleinformatycznego danych podlegających wpisowi. Wpis do CEIDG jest dokonany z chwilą zamieszczenia danych w CEIDG, nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu wpływu do CEIDG wniosku o wpis. Sam wpis co do zasady następuje na wniosek, ale przepis szczególny może przewidywać, że będzie on dokonywany z urzędu.
Jednocześnie, do CEIDG można złożyć wniosek w przedmiocie zawieszenia i wznowienia działalności gospodarczej. W takiej sytuacji składany jest wniosek o zmianę wpisu.
Zdarza się również, że wpis do CEIDG jest dokonywany z urzędu. Właściwa ustawa enumeratywnie wskazuje sytuacje, w których to może nastąpić.
Sam wpis jest dokonywany jeśli wniosek został wypełniony w poprawny sposób. Wnioskiem niepoprawnym jest wniosek niezawierający danych ewidencyjnych, dotyczący działalności, która nie jest działalnością gospodarczą, złożony przez osobę wobec której prawomocnie orzeczono zakaz prowadzenia wszelkiej działalności gospodarczej, dotyczący osoby już wpisanej do CEIDG, niepodpisany bądź nie zawierający przepisanych prawem oświadczeń, złożony przez osobę nieuprawnioną.
CEIDG korzysta z informacji zawartych w rejestrach publicznych dostępnych w formie elektronicznej w zakresie danych objętych wnioskiem o wpis do CEIDG, w szczególności w celu weryfikacji danych wpisanych do CEIDG. Jednocześnie, CEIDG przesyła odpowiednie dane zawarte we wniosku o wpis do CEIDG, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego CEIDG lub innego zintegrowanego z nim systemu teleinformatycznego, niezwłocznie, nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu dokonania wpisu, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wskazanego przez przedsiębiorcę, a po uzyskaniu informacji o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej (NIP) do Głównego Urzędu Statystycznego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych albo Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego – wraz z informacją o dokonaniu wpisu do CEIDG i nadaniu numeru identyfikacji podatkowej (NIP).
Należy podkreślić, że wpis do CEIDG jest wolny od opłat. Warto tę informację podkreślić choćby dlatego, że są podmioty, które podszywają się pod CEIDG i wymagają uiszczenia, nawet niewielkiej opłaty za wpis.
Warto również podkreślić, że do CEIDG można złożyć wniosek w przedmiocie zawieszenia bądź zakończenia wykonywania działalności.
Z CEIDG związany jest szereg domniemań. Przede wszystkim, domniemywa się, że dane wpisane do CEIDG są prawdziwe. Osoba fizyczna wpisana do CEIDG ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem do CEIDG nieprawdziwych danych, jeżeli podlegały obowiązkowi wpisu na jej wniosek, a także niezgłoszeniem danych podlegających obowiązkowi wpisu do CEIDG w ustawowym terminie albo niezgłoszeniem zmian danych objętych wpisem, chyba że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą osoba wpisana do CEIDG nie ponosi odpowiedzialności. Ponadto, domniemywa się, że działalność gospodarcza jest wykonywana przez przedsiębiorcę nieprzerwanie, jeżeli w jednym z wpisów przedsiębiorcy datą zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej jest dzień poprzedzający datę rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej wskazaną w kolejnym wpisie tego przedsiębiorcy do CEIDG.
Niezwykle ważną instytucją uregulowaną w ustawie o CEIDG jest Punkt Informacji dla Przedsiębiorcy. Jest on prowadzony przez Ministra właściwego do spraw gospodarki. Do zadań Punktu należy zapewnienie możliwości dopełnienia procedur i formalności związanych z podejmowaniem, wykonywaniem i zakończeniem działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz uznawaniem kwalifikacji zawodowych nabytych w państwach członkowskich Unii Europejskiej, z wyłączeniem odbycia stażu adaptacyjnego i przystąpienia do testu umiejętności. Ponadto, Punkt zapewnia dostęp do informacji o sposobie realizacji procedur i formalności. Co więcej, Punkt umożliwia złożenie drogą elektroniczną dokumentów, w szczególności wniosków, oświadczeń lub notyfikacji. Trzeba jednak podkreślić, że Punkt nie świadczy pomocy prawnej.
CEIDG służy temu, aby pomagać przedsiębiorcą w ewidencjonowaniu ich działalności. Ujawniane w nim są najważniejsze dane dotyczące przedsiębiorcy. Każdy z nas, szukając i weryfikując przyszłego kontrahenta może sprawdzić jego najważniejsze dane i sprawdzić jego tożsamość. Chociaż wpis w CEIDG nie jest konieczny, aby mówić, że ktoś jest przedsiębiorcą czy wykonuje działalność gospodarczą, to rejestracja działalności jest obowiązkiem. CEIDG porządkuje prowadzenie działalności gospodarczej i fakt, iż działa w systemie teleinformatycznym z całą pewnością należy ocenić pozytywnie.