Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników – procedura
O prawidłowości nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników decydują nie tylko sama uchwała i wynik głosowania, lecz także uprawnienie do zwołania, termin, sposób zawiadomienia, porządek obrad oraz możliwość udziału i głosowania. Sporne czynności porównaj z zasadami zaskarżania uchwał; zwykłe coroczne sprawy opisuje poradnik o zwyczajnym zgromadzeniu.
Mapa kontroli przed zgromadzeniem
- sprawdź umowę spółki i właściwe przepisy;
- ustal podmiot uprawniony do zwołania;
- przygotuj szczegółowy porządek obrad;
- zweryfikuj terminy oraz sposób doręczenia zawiadomień;
- zabezpiecz listę wspólników, pełnomocnictwa i dowody udziału.
Kiedy zwołuje się nadzwyczajne zgromadzenie?
Chociaż prowadzenie spraw w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością to kompetencja zarządu, przepisy kodeksu spółek handlowych przewidują, że do dokonania określonych czynności konieczna jest zgoda zgromadzenia wspólników spółki jako organu właścicielskiego. Również postanowienia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mogą w swojej treści przewidywać określone czynności, do których dokonania konieczna jest zgoda wspólników. W odniesieniu do Zgromadzenia Wspólników szczególnie ważną kwestią jest sposób zwołania go, ponieważ ewentualne nieprawidłowości w zwołaniu Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników mogą mieć wpływ na późniejsze zaskarżanie uchwał.
Przede wszystkim, wskazać należy, że zwołanie Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników następuje w przypadkach określonych w kodeksie spółek handlowych, umowie spółki albo w każdej sytuacji, gdy organy lub osoby uprawnione do zwołania zgromadzeń uznają to za wskazane. Zarząd jest zobowiązany do zwołania zgromadzenia wspólników, np. gdy bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego (art. 233 KSH), albo gdy wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej 1/10 kapitału zakładowego zażądają zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników (art. 236 KSH).
Jeżeli powodem zwołania jest istotna strata, przed głosowaniem wspólnicy powinni otrzymać aktualne dane o zobowiązaniach, płynności i możliwych działaniach. Pomocna może być analiza sytuacji kryzysowej spółki; sama uchwała nie zastępuje oceny obowiązków zarządu.
Zgromadzenie wspólników zwołuje zarząd z uwagi na fakt iż jest to czynność związana z prowadzeniem spraw spółki. Co więcej, jest to czynność przekraczająca zakres zwykłych czynności wobec czego konieczne jest podjęcie uchwały w tym przedmiocie. Uchwała zarządu powinna zawierać postanowienie o zwołaniu zgromadzenia, wskazywać datę, godzinę i miejsce jego odbycia oraz porządek obrad. Oczywiście uchwała zarządu nie jest wymagana do zwołania zgromadzenia wspólników spółki z o.o. w sytuacji zarządu jednoosobowego.
Prawo zwołania zgromadzenia przez inne osoby
Ciekawe rozwiązanie zostało uregulowane w przepisie art. 235 kodeksu spółek handlowych, które upoważnia organ nadzoru (radę nadzorczą lub komisję rewizyjną – jeśli któryś z nich został oczywiście powołany) do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. Rada nadzorcza lub komisja rewizyjna ma prawo do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli zwołanie go uzna za wskazane, a zarząd nie zwoła zgromadzenia wspólników w terminie 2 tygodni od dnia zgłoszenia mu odpowiedniego żądania przez radę nadzorczą lub komisję rewizyjną. Organ nadzoru, przed zwołaniem zgromadzenia, powinien wyczerpać “wewnętrzną” procedurę polegającą na zawezwaniu zarządu do zwołania zgromadzenia.
Wystarczające jest złożenie oświadczenia w tym zakresie jednemu członkowi zarządu. Ze względów dowodowych należy dokonać tego w formie pisemnej. Żądanie zwołania powinno zostać poprzedzone uchwałą rady nadzorczej albo komisji rewizyjnej i nie musi być w szczególny sposób uzasadnione. Żądanie powinno zawierać porządek obrad oraz wskazywać termin zgromadzenia.
Żądanie zwołania zgromadzenia
Istotne jest również uregulowanie zawarte w art. 236 k.s.h., które reguluje tak zwane „żądanie mniejszości”. Zasadniczo wspólnicy mogą żądać zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz umieszczenia określonych spraw w porządku obrad tego zgromadzenia. Zgodnie z art. 236 § 1 k.s.h., wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego mogą żądać zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników i umieszczenia określonych spraw w porządku jego obrad; żądanie składa się zarządowi na piśmie najpóźniej na miesiąc przed proponowanym terminem. Odrębnie art. 236 § 1¹ k.s.h. przyznaje wspólnikowi lub wspólnikom reprezentującym co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego prawo żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego zgromadzenia. Żądanie składa się zarządowi na piśmie najpóźniej na trzy tygodnie przed terminem zgromadzenia.
Co jest istotne, umowa spółki może przewidywać to uprawnienie wspólnikom reprezentującym niższy udział w kapitale zakładowym. Jak widać, żądanie to musi wskazywać zarówno termin odbycia zgromadzenia jak i porządek obrad. Co więcej, jeśli zarząd nie zwoła, zgodnie z powyżej określonym wezwaniem, zgromadzenia wspólników, wówczas sąd rejestrowy może po wezwaniu zarządu do złożenia oświadczenia, upoważnić do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólnika lub wspólników występujących z żądaniem.
Jak widać, głównym podmiotem upoważnionym do zwołania zgromadzenia wspólników jest zarząd, jednakże inne organy spółki mogą żądań od niego dokonania tej czynności.
Zaproszenie i porządek obrad
Jeśli chodzi o techniczne aspekty zwołania zgromadzenia wspólników to jest ono zwoływane za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Obie te formy są równorzędne, co oznacza, że mogą być stosowane zamiennie. Kodeks spółek handlowych nie definiuje pojęcia listu poleconego. Zawiadomienie pocztą elektroniczną wymaga uprzedniej pisemnej zgody wspólnika i wskazania adresu, na który zawiadomienie ma być wysłane (art. 238 § 1 k.s.h.). Możliwość wysłania zawiadomienia pocztą elektroniczną stanowi uprawnienie, a nie obowiązek organu zwołującego zgromadzenie. Oznacza to, że mimo pisemnej zgody wspólnika na wysyłkę zawiadomienia pocztą elektroniczną zawiadomienie może być do niego przesłane za pomocą listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską i także będzie skuteczne.
Treść zaproszenia
Zaproszenie na zgromadzenie wspólników należy wysłać do wszystkich wspólników. Zaproszenie na NZW ma określoną treść i powinno zawierać dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników. Nie wystarczy wskazanie samej miejscowości, a nawet samego budynku, jeżeli jest to budynek wielolokalowy, który nie jest siedzibą spółki. Adres trzeba wskazać jak najdokładniej. W zaproszeniu należy umieścić szczegółowy porządek obrad zwoływanego zgromadzenia. Poziom szczegółowości zawiadomienia uzależniony jest nie tylko od przedmiotu obrad, ale także od stopnia orientacji wspólników w sprawach spółki, których zgromadzenie ma dotyczyć. Istotne jest, aby sposób ujęcia porządku obrad w zawiadomieniu umożliwiał wspólnikowi zorientowanie się, czego konkretnie obrady będą dotyczyły, i umożliwiał mu podjęcie z należytym rozeznaniem decyzji o potrzebie uczestnictwa w zgromadzeniu oraz merytoryczne przygotowanie do niego.
W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.
Samo zgromadzenie wspólników co do zasady odbywa się w siedzibie spółki. Oczywiście umowa spółki może przewidywać, że zgromadzenie wspólników będzie się odbywać także w innym mieście na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Co więcej, jeśli wszyscy wspólnicy wyrażają na to zgodę na piśmie to Zgromadzenie Wspólników może się odbyć w innym miejscu na terytorium RP chociażby umowa spółki tego nie przewidywała.
Udział wspólnika i pełnomocnika
W zgromadzeniu wspólników można wziąć udział osobiście lub przez pełnomocnika. Co więcej, przepisy kodeksu spółek handlowych stanowią, że udział w zgromadzeniu można wziąć również przy pomocy środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. O dopuszczeniu tej formy udziału postanawia zwołujący zgromadzenie (art. 234¹ § 1 k.s.h.). Zawiadomienie powinno wtedy zawierać także informacje o sposobie uczestnictwa, wypowiadania się, wykonywania prawa głosu i wniesienia sprzeciwu (art. 238 § 3 k.s.h.). Udział w tej sposób obejmuje dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, i wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
Szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników określa regulamin, który jest stanowiony przez radę nadzorczą, a w razie jej braku przez wspólników. Taka instytucja jest niezwykle pożądana szczególnie w odniesieniu do dużych spółek kapitałowych, gdzie struktura właścicielska jest rozproszona. Brak możliwości przyjazdu na zgromadzenie wspólników np. do siedziby spółki nie stoi już na przeszkodzie wzięcia udziału w zgromadzeniu i posiadaniu realnego wpływu na uchwały podejmowane w czasie zgromadzenia.
Zgromadzenie bez formalnego zwołania
Przepisy kodeksu spółek handlowych przewidują również możliwość odbycia zgromadzenia wspólników bez jego formalnego zwołania. Zgodnie z przepisem art. 240 Kodeksu spółek handlowych „uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad”. Regulacja ta ma szczególnie istotne znaczenie w sytuacji, gdy w spółce występuje jeden wspólnik i odbywanie całej procedury zawiadamiania go i zgromadzeniu wspólników byłoby zbędne. Przepis ten jest wykorzystywany również w dużych grupach kapitałowych, gdy jedna spółka jest jedynym udziałowcem drugiej spółki, a np.
członkowie zarządu w każdej z nich są tożsami. Jak w każdej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością także tutaj przepisy kodeksu spółek handlowych bądź umowy wymagają podjęcia uchwały zgromadzenia wspólników w określonej sprawie i wówczas, dzięki przepisowi art. 240 może to nastąpić sprawnie i szybko.
Jak widać, nie tylko uprawnienia nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników są ciekawe, ale również aspekt techniczny i formalny związany ze zwołaniem go. Przepisy kodeksu spółek handlowych regulują to zagadnienie dość szczegółowo ponieważ istotne jest, aby odbyło się to zgodnie z prawem. W przeciwnym razie wspólnicy będą mogli zaskarżać uchwały podjęte na nadzwyczajnym zgromadzeniu wspólników chociażby dlatego, że nie zostali o nim we właściwy sposób zawiadomieni.
Kto może zwołać nadzwyczajne zgromadzenie?
| Podmiot | Kiedy może działać | Co udokumentować |
|---|---|---|
| Zarząd | Co do zasady zwołuje zgromadzenie w sprawach wymagających decyzji wspólników | Uchwałę zarządu, datę, miejsce i porządek obrad |
| Rada nadzorcza lub komisja rewizyjna | Gdy zarząd nie zwoła zgromadzenia w terminie po żądaniu organu nadzoru | Uchwałę organu i dowód wezwania zarządu |
| Wspólnik lub wspólnicy | Po spełnieniu przesłanek ustawowych lub umownych, w tym reprezentacji wymaganej części kapitału | Pisemne żądanie, udział w kapitale i proponowany porządek obrad |
Checklist zawiadomienia
- wskaż dzień, godzinę i dokładne miejsce zgromadzenia;
- doręcz zawiadomienie wszystkim wspólnikom w wymaganym terminie;
- opisz porządek obrad na tyle szczegółowo, aby wspólnik mógł się przygotować;
- przy zmianie umowy spółki wskaż istotne elementy proponowanych zmian;
- zabezpiecz dowody wysyłki i doręczenia;
- przygotuj listę obecności, pełnomocnictwa i dokumenty do głosowania.
Udział, pełnomocnik i głosowanie online
Wspólnik może uczestniczyć osobiście albo przez pełnomocnika, a w określonych warunkach również przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przed zgromadzeniem trzeba sprawdzić umowę spółki, regulamin oraz sposób potwierdzenia tożsamości i oddania głosu.
Powiązane materiały
FAQ
Czy zarząd jednoosobowy potrzebuje uchwały o zwołaniu?
Wymóg i sposób działania trzeba ocenić z uwzględnieniem struktury zarządu, umowy spółki oraz aktualnych przepisów.
Czy można zwołać zgromadzenie bez formalnego zawiadomienia?
W określonych warunkach możliwe jest podjęcie uchwał mimo braku formalnego zwołania, ale wymaga to spełnienia ustawowych przesłanek dotyczących reprezentacji kapitału i braku sprzeciwu.
Czy wadliwe zawiadomienie zawsze unieważnia uchwałę?
Nie należy zakładać automatycznego skutku. Wada może mieć znaczenie dla oceny uchwały i jej zaskarżenia, ale trzeba przeanalizować rodzaj naruszenia oraz okoliczności zgromadzenia.
Jak zabezpieczyć prawidłowość zgromadzenia?
Najważniejsze są kompletne zawiadomienia, dowody doręczeń, prawidłowy porządek obrad, lista obecności, pełnomocnictwa i rzetelny protokół.
Materiał ma charakter informacyjny. Przed zgromadzeniem należy sprawdzić aktualne przepisy, umowę spółki i konkretne terminy.
Aktualne źródła
Przy ocenie skutków prawnych warto sprawdzić aktualne brzmienie przepisów i orzecznictwa. Zebrane materiały znajdują się w hubie aktualizacji prawnych dla spółek.
Nadzwyczajne zgromadzenie w strukturze spółki
Procedurę warto porównać z zasadami zwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz z zakresem praw udziałowych wspólnika. Jeżeli uchwały dotyczą własności lub nadzoru, sprawdź także zmianę wspólnika i kompetencje rady nadzorczej.