Samo zaistnienie przesłanki niewypłacalności nie jest jedyną okolicznością, która musi zaistnieć, aby możliwe było ogłoszenie upadłości. Oczywiście aby sąd orzekł o upadłości muszą istnieć ku temu materialnoprawne podstawy, jednakże sąd, sam z siebie, nie wszczyna postępowania upadłościowego. Aby możliwe stało się ogłoszenie upadłości konieczne jest skierowanie do sądu odpowiedniego wniosku, na podstawie którego można wszcząć postępowanie upadłościowe.
Wniosek o ogłoszenie upadłości może zostać złożony przez dłużnika lub przez jakiegokolwiek z jego wierzycieli osobistych. Jeśli chodzi o możliwość złożenia wniosku przez dłużnika to należy wskazać, że jest to zarówno jego uprawnienie jak i obowiązek. Jeżeli dłużnikiem jest osoba fizyczna, ona sama może zgłosić żądanie ogłoszenia upadłości (w razie braku zdolności procesowej po stronie dłużnika, powinien uczynić to jego przedstawiciel ustawowy). W przypadku natomiast, gdy dłużnikiem jest osoba prawna, zasadą jest, że żądanie ogłoszenia upadłości zgłaszają organy uprawnione do reprezentowania dłużnika. W odniesieniu zaś do wierzycieli dłużnika należy wskazać, że dotyczy to tych, wobec których odpowiada całym swoim majątkiem. Może być to wierzyciel, którego wierzytelność wynika ze stosunku prywatnoprawnego jak i publicznoprawnego. Nie ma przy tym znaczenia, czy wierzytelność jest lub nie jest związana z prowadzoną przez dłużnika działalnością gospodarczą, czy wierzytelność jest już wymagalna, czy nie, oraz czy jest to wierzytelność pieniężna, czy niepieniężna.
Prawo upadłościowe, w odniesieniu do niektórych rodzajów dłużników poszerza katalog podmiotów, które mogą wystąpić z wnioskiem o ogłoszenie upadłości. W stosunku do spółki komandytowej może być to każdy ze wspólników odpowiadających bez ograniczenia za zobowiązania spółki. W stosunku do osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną – każdy, kto na podstawie ustawy, umowy spółki lub statutu ma prawo do prowadzenia spraw dłużnika i do jego reprezentowania, samodzielnie lub łącznie z innymi osobami. Jeśli chodzi o przedsiębiorstwo państwowe to wniosek może zostać złożony przez organ założycielski. W odniesieniu do jednoosobowej spółki Skarbu Państwa wniosek może złożyć również pełnomocnik Rządu, państwowa osoba prawna, organ lub inna jednostka uprawniona do wykonywania praw z akcji lub udziałów należących do Skarbu Państwa. Wobec podmiotów będących w stanie likwidacji – każdy z likwidatorów.
Wniosek należy złożyć do sądu nie później niż w terminie trzydziestu dni od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości.
Przepisy prawa upadłościowego bardzo szczegółowo określają elementy obligatoryjne wniosku. Zaliczyć do nich należy chociażby imię, nazwisko, PESEL dłużnika, wskazanie miejsca, w którym znajduje się główny ośrodek podstawowej działalności dłużnika.
Wraz ze złożeniem wniosku, wnioskodawca ma obowiązek uiścić zaliczkę na wydatki w toku postępowania w przedmiocie ogłoszenia upadłości w wysokości jednokrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku w trzecim kwartale roku poprzedniego, ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego i wraz z wnioskiem przedstawia dowód jej uiszczenia. W przypadku braku uiszczenia zaliczki przewodniczący wzywa do uiszczenia zaliczki w terminie tygodnia pod rygorem zwrotu wniosku.
Jeżeli wniosek o ogłoszenie upadłości składa dłużnik to ma on obowiązek dołączyć do niego szereg dokumentów, które zostały wymienione w przepisie art. 23 Prawa upadłościowego. Jest to chociażby aktualny wykaz majątku dłużnika wraz z szacunkową wyceną jego składników, bilans sporządzony przez dłużnika dla celów postępowania, na dzień przypadający w okresie trzydziestu dni przed dniem złożenia wniosku. Dłużnik ma również obowiązek przedstawić spis wierzycieli obejmujący oprócz ich nazw/imion i nazwisk także ich adresy i wysokości wierzytelności każdego z wierzycieli oraz terminy zapłaty wraz z listą zabezpieczeń ustanowionych na rzecz wierzycieli. Dłużnik ma również obowiązek złożyć oświadczenie o spłatach wierzytelności lub innych długów dokonanych w terminie sześciu miesięcy przed dniem złożenia wniosku. Na dłużniku ciąży również obowiązek poinformowania o przysługujących mu wierzytelnościach wobec innych osób. Dłużnik ma również obowiązek przedłożyć wykaz tytułów egzekucyjnych oraz wykonawczych przeciwko niemu a także poinformować o postępowaniach dotyczących ustanowienia zabezpieczenia rzeczowego na jego majątku a także o dotyczących go postępowaniach sądowych oraz administracyjnych. Dłużnik informuje również (jeśli jest osobą prawną) o miejscach zamieszkania reprezentantów spółki i likwidatorów (jeśli zostali ustanowieni). Ostatnim obligatoryjną okolicznością, o której musi poinformować we wniosku jest to czy w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średnioroczni 250 lub więcej pracowników lub czy osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych przekraczający równowartość w złotych 50 milionów euro, lub czy sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat przekroczyły równowartość w złotych 43 milionów euro. Jeśli dłużnik nie może dołączyć do wniosku któregokolwiek z dokumentów należy podać przyczyny ich niedołączenia oraz uprawdopodobnić te okoliczności.
Dłużnik obowiązany jest złożyć oświadczenie o prawdziwości danych zawartych we wniosku. Oświadczenie to jest składane na piśmie. Jeśli oświadczenie nie jest zgodne z prawdą wówczas dłużnik ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną złożeniem nieprawdziwego oświadczenia. Jeśli zaś dłużnik nie złoży takiego oświadczenia, wówczas wniosek podlega zwrotowi bez wzywania do uzupełnienia braków.
Jeśli chodzi o sytuację, w której to wierzyciel składa wniosek to wymagania formalne są zdecydowanie łagodniejsze. Wierzyciel jest obowiązany bowiem do uprawdopodobnienia swojej wierzytelności we wniosku. Jednocześnie, jeżeli wierzyciel nie uprawdopodobni swojej wierzytelności to nie wstrzyma to rozpoznania sprawy czy też nie spowoduje zwrotu wniosku. Będzie to skutkować natomiast oddaleniem wniosku po merytorycznym jego rozpoznaniu.
Wniosek składa się do sądu upadłościowego. Sądem upadłościowym jest sąd rejonowy – sąd gospodarczy. Jeśli chodzi o właściwość miejscową to sprawy o ogłoszenie upadłości rozpoznaje sąd właściwy dla głównego ośrodka podstawowej działalności dłużnika. Główny ośrodek działalności dłużnika to miejsce, w którym zarządza on swoją działalnością o charakterze ekonomicznym i które jest rozpoznawalne dla osób trzecich. Co do zasady będzie to siedziba dłużnika, jednak nie jest to obligatoryjne. W odniesieniu do właściwości sądu, w toku postępowania może okazać się, że właściwy jest inny sąd. Wówczas następuje przekazanie sprawy temu sądowi. Na postanowienie o przekazaniu sprawy nie przysługuje zażalenie. Postanowienie to wiąże sąd, któremu sprawa została przekazana. Czynności dokonane w sądzie niewłaściwym pozostają w mocy.
Jeżeli na skutek braku lub wskazania nieprawidłowego adresu dłużnika lub niewykonania innych zarządzeń nie można nadać sprawie dalszego biegu, wniosek o ogłoszenie upadłości zwraca się. Jeśli zaś wniosek o ogłoszenie upadłości nie odpowiada wymogom formalnym określonym w ustawie lub jeśli został on nienależycie opłacony wówczas zwraca się go bez wezwania o uzupełnienie lub opłacenie wniosku, jeżeli został on zgłoszony przez wnioskodawcę reprezentowanego przez adwokata lub radcę prawnego. W takiej sytuacji, w terminie tygodnia od doręczenia zarządzenia o zwrocie można ponownie złożyć wniosek i jeśli zostanie on poprawnie złożony to wywołuje on skutki od daty pierwszego wniesienia.
Jak widać, już samo poprawne sporządzenie wniosku o ogłoszenie upadłości oraz dołączenie do niego odpowiednich załączników może okazać się nie lada wyzwaniem dla osoby, która nie zajmuje się tym zawodowo. Konieczność dokładnego i skrupulatnego wymienienia wszystkich długów, wierzycieli, wierzytelności oraz postępowań sądowych może być szczególnie trudna dla podmiotów prowadzących działalność na dużą skalę, gdy możliwość zapomnienia o jakimś długu jest duża. Wobec tego, przy składaniu wniosku o ogłoszenie upadłości z całą pewnością warto skorzystać z pomocy profesjonalnego pełnomocnika.