Zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.

Mimo swojej przewrotnej nazwy zwyczajne zgromadzenie wspólników ma nadzwyczajny charakter. Chociaż mogłoby się wydawać, że dotyczy ono bieżącej działalności spółki to jest zupełnie odwrotnie.

Cel zwyczajnego zgromadzenia spółki z o.o.

Przedmiotem jego obrad są kwestie szczególne i doniosłe. Przepisy kodeksu spółek handlowych w niezwykle szczegółowy sposób regulują materię zwyczajnego zgromadzenia wspólników, porządku jego obrad, spraw na nim podejmowanych oraz terminu w którym ma się odbyć.

Celem zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest przedstawienie wspólnikom działalności spółki w poprzednim roku. Zapoznaje się ich z podejmowanymi działaniami oraz ze stanem finansowym spółki. Zwyczajne zgromadzenie wspólników ma szczególne znaczenie w sytuacji, gdy wspólnicy nie są szczególnie zaangażowani w jej działalność. Jeśli nie pełnią funkcji w zarządzie i nie są zaznajomieni z bieżącą działalnością to dzięki zgromadzeniu zapoznają się z sytuacja. W przypadku niewielkich spółek z ograniczoną odpowiedzialnością jego znaczenie jest mniejsze, gdyż często wspólnicy są jednocześnie członkami zarządu i na bieżąco prowadzą sprawy i reprezentują spółkę.

Termin zwyczajnego zgromadzenia spółki z o.o.

Przepisu art. 231 § 1 Kodeksu spółek handlowych, nakłada obowiązek odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. W większości przypadków rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Co za tym idzie, zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno się odbyć do 30 czerwca każdego roku. A co jeśli zwyczajne zgromadzenie wspólników nie odbędzie się w wymaganym terminie? Uchybienie terminowi odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników nie stanowi samo przez się podstawy stwierdzenia nieważności powziętych na nim uchwał.. Uchybienie terminowi odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników może natomiast stanowić podstawę odpowiedzialności organizacyjnej czy nawet cywilnoprawnej członków zarządu. Przykładem jest sytuacja, gdy wspólnik wykaże, że poniósł szkodę na skutek późniejszego otrzymania dywidendy.

Do zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników zobowiązany jest zarząd. W toku likwidacji spółki, z mocy odesłania zawartego w art. 280, powinność ta spoczywa na likwidatorach. Sporna jest natomiast kwestia dotycząca tego czy zwyczajne zgromadzenie wspólników może odbyć się w trybie przepisu art. 240 KSH tj. bez uprzedniego zwołania. Jednakże większość doktryny opowiada się za taką możliwością wskazując, że w przypadku niewielkich lub jednoosobowych spółek z o.o. może być to ułatwienie. Zwoływanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników byłoby zbędnym formalizmem, w szczególności gdy członkowie zarządu byli jednocześnie wspólnikami.

Przedmiot i porządek obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników

Przedmiot i porządek obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników  wskazano w treści przepisu art. 231 §  2 KSH. Na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników należy rozpatrzeć i zatwierdzić sprawozdanie zarządu z działalności spółki oraz sprawozdanie finansowego za ubiegły rok obrotowy. Na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników podejmuje się też uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty. Chyba, że zgodnie z art. 191 § 2 sprawy te wyłączono spod kompetencji zgromadzenia wspólników. Zwyczajne zgromadzenie wspólników udziela członkom organów spółki absolutorium z wykonywania przez nich obowiązków. Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników mogą być również inne sprawy, jednakże wymagają one wyraźnego zapowiedzenia w porządku obrad. W szczególności dotyczy to powołania nowych piastunów w związku z wygaśnięciem mandatów dotychczasowych członków organów.

Rozpatrywanie i zatwierdzanie sprawozdań

W odniesieniu do rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdań należy wskazać, że sporządza się je w języku polskim i w walucie polskiej.  Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności. Przed podjęciem uchwały w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego lub sprawozdania zarządu z działalności  konieczne jest przedstawienie wspólnikom istotnych elementów obu tych sprawozdań. Wspólnicy mają możliwość dyskusji nad treścią tych dokumentów, prawo zadawania pytań członkom zarządu spółki (jak też członkom organów nadzorczych), żądania udzielenia wyjaśnień i odpowiedzi. Zgromadzenie wspólników ma także prawo żądać uzupełnienia lub poprawienia treści sprawozdań przez zarząd. W pojęciu rozpatrzenia sprawozdania nie mieści się uprawnienie zgromadzenia wspólników do samodzielnego dokonywania zmian w treści sprawozdań. Uchwała (uchwały) powinno podjąć się w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania (sprawozdań). Protokół uchwał powinien wyraźnie wskazywać, że przed podjęciem uchwały sprawozdania rozpatrzono.

Uchwała w przedmiocie podziału zysku

Uprawnienie to można wyłączyć spod kompetencji zgromadzenia wspólników. Wtedy minimalny zakres zgromadzenia zwyczajnego ogranicza się do zatwierdzenia sprawozdań oraz udzielenia absolutorium osobom pełniącym funkcje w organach spółki. Gdy jednak zwyczajne zgromadzenie nie zostało pozbawione tej kompetencji wówczas uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty można podjąć dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. W spółkach, w których powołano radę nadzorczą lub komisję rewizyjną, wniosek zarządu spółki dotyczący podziału zysku lub pokrycia straty podlega ocenie organu nadzorczego (lub obu tych organów, jeśli zostały powołane). Ocena ta podlega złożeniu zgromadzeniu wspólników (art. 219 § 3 i art. 221 § 1 KSH). Zgromadzenie wspólników nie jest jednak związane wnioskiem zarządu spółki co do podziału zysku lub pokrycia straty.

Udzielenie absolutorium członkom organów spółki

Absolutorium z wykonania obowiązków jest wyrazem akceptacji przez wspólników działań członków organów spółki podejmowanych w poprzednim roku obrotowym. Udzielenie absolutorium dotyczy wszystkich członków wszystkich organów spółki (zarządu, rady nadzorczej i komisji rewizyjnej), którzy pełnili funkcje w ostatnim roku obrotowym. Jednocześnie odmowa udzielenia absolutorium przez zwyczajne zgromadzenie wspólników nie skutkuje automatycznym odwołaniem członka organu z pełnionej funkcji, jak też nie wywołuje jeszcze wprost żadnych innych negatywnych konsekwencji. Odmowa udzielenia absolutorium może natomiast skutkować podjęciem przez wspólników uchwały o odwołaniu takiego członka organu. Uchwała w przedmiocie udzielenia absolutorium jest sprawą osobową w rozumieniu przepisu art. 247 § 2 KSH, a zatem wymaga głosowania tajnego.

Inne sprawy

Zgodnie z art. 231 § 5 KSH przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników mogą być także inne sprawy, niż wskazane w art. 231 § 2 KSH, w tym w szczególności rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego grupy kapitałowej. Kompetencje dodatkowe zgromadzeniu wspólników można nadać na mocy ustawy bądź umowy spółki. Przykładowo, zwyczajne zgromadzenie wspólników może podjąć uchwały w przedmiocie powołania lub odwołania członków organów spółki. To może mieć szczególne znaczenie w związku z art. 202 § 1 i 2 oraz art. 218 § 1 i 2 KSH. Inną możliwością są uchwały w przedmiocie zmiany umowy spółki. Wówczas jednak uchwały trzeba objąć protokołem sporządzonym przez notariusza. Wśród jego kompetencji jest też wybór biegłego rewidenta do zbadania sprawozdania finansowego spółki za kolejny rok obrotowy. Przedmiotem obrad może być też np. wyrażenie zgody na wydzierżawienie przedsiębiorstwa.

Reasumując, chociaż z nazwy wynika, że przedmiotem zgromadzenia są sprawy typowe, zwyczajne jest to nieprawda. Zwyczajne zgromadzenie wspólników dotyczy spraw wyjątkowych, najistotniejszych, mających największy wpływ na działalność spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jego rola jest szczególna w odniesieniu do dużych spółek z o.o., w których wspólnicy na co dzień nie zajmują się działalnością spółki. Dopiero na zgromadzeniu wspólników zaznajamiają się oni z jej planem biznesowym i działaniami przez nią podejmowanymi. Ważne jest, aby na zgromadzeniu był reprezentowany cały kapitał zakładowy. Wtedy wszyscy inwestorzy są zaangażowani w to co dzieje się w spółce i mają świadomość jakie decyzje są podejmowane.