Kontrola u przedsiębiorcy

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami, zarówno faktycznymi jak i prawnymi. Nie chodzi tylko o odprowadzanie danin publicznych jakimi są podatki czy składki na ubezpieczenie społeczne czy o konieczność prowadzenia księgowości. Jednym z nieoczywistych obowiązków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej jest konieczność poddania się kontroli prowadzonej przez dedykowane ku temu organy. Sama procedura kontrolna jest bardzo szczegółowo przedstawiona w przepisach prawa przedsiębiorców a także w przepisach szczególnych.

Przede wszystkim należy podkreślić, że kontrola nie może być przeprowadzana dowolnie, w dowolnym terminie i z dowolnych przyczyn. Cała procedura, zarówno podstawy jej wszczęcia jak i przebieg, muszą być poparte przepisami prawa. Zgodnie z przepisem art. 45 ustęp 1 ustawy – prawo przedsiębiorców kontrola działalności gospodarczej przedsiębiorców jest przeprowadzana na zasadach określonych w niniejszej ustawie, chyba że zasady i tryb kontroli wynikają z ratyfikowanych umów międzynarodowych albo bezpośrednio stosowanych przepisów prawa Unii Europejskiej. Same podstawy kontroli zazwyczaj wynikają z przepisów szczególnych. Inne mogą być bowiem podstawy kontroli restauracji a inne fabryki. Również podmioty przeprowadzające kontrole opisane są w przepisach szczególnych – mogą być to różnego rodzaju Inspekcje chociażby Inspekcja Handlowa, Państwowa Inspekcja Pracy czy też Państwowa Inspekcja Sanitarna – wszystko zależy od powodu dla którego kontrola jest przeprowadzana i przedsiębiorcy, którego dotyczy.

Co do zasady, kontrole planuje się i przeprowadza po uprzednim dokonaniu analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. Sama zaś analiza obejmuje identyfikację obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których ryzyko naruszenia przepisów jest największe. Wyjątek stanowią następujące sytuacje, w których nie trzeba dokonywać analizy: w przypadku gdy organ kontroli poweźmie uzasadnione podejrzenie zagrożenia życia lub zdrowia, popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub innego naruszenia prawnego zakazu lub niedopełnienia prawnego obowiązku – w wyniku wykonywania działalności gospodarczej objętej kontrolą. Ponadto, brak jest konieczności dokonywania analizy w przypadku, gdy kontrolowany podmiot prowadzi działalność w zakresie objętym nadzorem o którym mowa w art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym (Dz. U. z 2020 r. poz. 2059) a także w przypadku, gdy kontrola jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania w celu sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych organu, wykonania decyzji albo postanowień nakazujących usunięcie naruszeń prawa, w związku z przeprowadzoną kontrolą, albo do sprawdzenia wykonania wezwania.

O samym wszczęciu kontroli przedsiębiorca powinien być zawiadomiony z odpowiednim wyprzedzeniem. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Jak widać, przedsiębiorca ma odpowiedni czas na przygotowanie siebie i swoich pracowników na kontrolę. Samo zawiadomienie o wszczęciu kontroli powinno zawierać oznaczenie organu, który będzie kontrolę przeprowadzał, datę i miejsce wystawienia zawiadomienia, oznaczenie przedsiębiorcy, wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli, imię, nazwisko oraz podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji. Jeśli przedsiębiorca o to zawnioskuje kontrola może być wszczęta przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Istnieje również szereg sytuacji, gdy kontrola może nastąpić bez zapowiedzi – tj. gdy przedsiębiorca nie zostanie zawiadomiony o jej wszczęciu. Należy wskazać między innymi na następujące przykłady takiej sytuacji: gdy kontrola ma zostać przeprowadzona na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej albo bezpośrednio stosowanych przepisów prawa Unii Europejskiej albo przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia albo przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska. Również gdy kontrola jest przeprowadzana na podstawie enumeratywnie wymienionych ustaw w ustawie – prawo przedsiębiorców, nie ma konieczności zawiadamiania o tym fakcie przedsiębiorcy.

Sama procedura kontroli została uregulowana na korzyść przedsiębiorcy. Czynności kontrolne mogą być wykonywane przez pracowników organu kontroli po okazaniu przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej legitymacji służbowej upoważniającej do wykonywania takich czynności oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, chyba że odrębne przepisy przewidują możliwość podjęcia kontroli po okazaniu legitymacji. W takim przypadku upoważnienie doręcza się przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej w terminie określonym w tych przepisach, lecz nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli.

Ponadto, czynności kontrolne wykonuje się w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej. Wyjątkiem od tego jest sytuacja, gdy ratyfikowane umowy międzynarodowe albo bezpośrednio stosowane przepisy prawa Unii Europejskiej stanowią inaczej albo przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia albo kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska.

Samą kontrolę przeprowadza się w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę. Jednakże możliwy jest wyjątek – za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli.

W czasie kontroli przedsiębiorca normalnie działa i wykonuje prowadzoną przez siebie działalność. Wobec tego czynności kontrolne wykonuje się w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania przedsiębiorcy. W przypadku gdy przedsiębiorca wskaże na piśmie, że wykonywane czynności zakłócają w sposób istotny działalność gospodarczą przedsiębiorcy, konieczność podjęcia takich czynności uzasadnia się w protokole kontroli. Same ustalenia kontroli są zaś wpisywane do protokołu kontroli.

Co do zasady, w jednym czasie u przedsiębiorcy może być przeprowadzana tylko jedna kontrola. Więcej mogłoby zakłócić jego funkcjonowanie. Ponadto, sami kontrolerzy mogliby przeszkadzać sobie wzajemnie. Jednakże istnieje wyjątek od tej reguły i istnieją sytuację, w których u przedsiębiorcy w jednym czasie może być przeprowadzana więcej niż jedna kontrola. Przede wszystkim, ma o miejsce gdy ratyfikowane umowy międzynarodowe albo bezpośrednio stosowane przepisy prawa Unii Europejskiej stanowią inaczej, gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia, gdy przedsiębiorca wyraził zgodę na równoczesne podjęcie i prowadzenie więcej niż jednej kontroli albo gdy przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska.

Sama kontrola jest uciążliwa dla przedsiębiorcy. Musi bowiem wykonywać swoją pracę w obecności osób trzecich, sprawdzających go. Wobec tego ustawodawca wprowadził maksymalne roczne limity kontroli u jednego przedsiębiorcy. I tak Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać 12 dni roboczych w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców, 18 dni roboczych w odniesieniu do małych przedsiębiorców, 24 dni roboczych w odniesieniu do średnich przedsiębiorców i 48 dni roboczych w odniesieniu do innych przedsiębiorców. Oczywiście, możliwe są odstępstwa do tej zasady w szczególnych sytuacjach.

Obowiązek ciążącym na przedsiębiorcy w związku z kontrolą jest prowadzenie książki kontroli oraz przechowywanie upoważnień i protokołów kontroli.

Ustawodawca, chcąc chronić przedsiębiorcę przed nadmiernymi kontrolami, które mogłyby zakłócić prowadzenie przez niego działalności gospodarczej, w prawie przedsiębiorców wskazał, że organ kontroli nie przeprowadza kontroli, w przypadku gdy ma ona dotyczyć przedmiotu kontroli objętego uprzednio zakończoną kontrolą przeprowadzoną przez ten sam organ. Jeśli jakiś organ skontrolował określone kwestie to nie można znów do nich wracać. Wyjątkiem są sytuacje, w których kontrola ma dotyczyć okresu nieobjętego uprzednio zakończoną kontrolą, ponowna kontrola ma na celu przeciwdziałanie zagrożeniu życia lub zdrowia albo ponowna kontrola jest niezbędna do przeprowadzenia postępowania w sprawie stwierdzenia nieważności, stwierdzenia wygaśnięcia, uchylenia lub zmiany decyzji ostatecznej lub wznowienia postępowania w sprawie zakończonej decyzją ostateczną.

Jak widać, przepisy dotyczące kontroli są niezwykle szczegółowe, jednakże należy ocenić, że w odpowiedni sposób chronią one przedsiębiorcę. Kontrola działalności gospodarczej przez państwo jest niezbędna, jednakże ważne, aby była wykonywana w sposób, który nie narusza praw przedsiębiorcy.