Jak zmienić wspólnika spółki z o.o.?
Samo zawarcie umowy sprzedaży udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością nie jest czynnością skomplikowaną. Odpowiednia forma umowy, oświadczenia sprzedającego i kupującego, zapłata ceny. Oczywiście, jeśli umowa spółki przewiduje prawo pierwokupu albo wymaga określonych zgód korporacyjnych, chociażby zgody spółki na sprzedaż udziałów wówczas trzeba mieć to na uwadze.
Zmiana wspólnika spółki z o.o. w KRS – uwagi praktyczne
Większość prawników, szczególnie Ci zajmujący się prawem spółek nie powinno mieć problemu z napisaniem umowy oraz doprowadzeniem do zawarcia transakcji. Problem może pojawić się natomiast w sytuacji, gdy chcemy zgłosić zmianę wspólnika spółki z o.o. do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Wpis ma charakter deklaratoryjny a nie konstytutywny a co za tym idzie, dokonanie go nie jest warunkiem skuteczności zmiany wspólnika. Ważne jest, aby jak najszybciej ujawnić w rejestrze tą zmianę, ponieważ zapewni to pewność i bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. I to właśnie na etapie rejestracji może pojawić się szereg problemów. Wszak ujawnienie takiej zmiany w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, może przysporzyć wielu problemów. W szczególności dla osoby, która pierwszy raz składa wniosek do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego może być to skomplikowane.
Wniosek do Krajowego Rejestru Sądowego
Zmiana wspólnika jest zgłaszana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego właściwego ze względu na siedzibę Spółki. O tym jaki sąd jest właściwy możemy dowiedzieć się otwierając odpis pełny dotyczący zgłaszanej spółki. Przykładowo, dla spółki mającej siedzibę w mieście Wrocław właściwy będzie Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego. Jednakże dla spółki mającej siedzibę pod Wrocławiem np. w Oleśnicy właściwy będzie Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego.
Wnioski do Krajowego Rejestru Sądowego dokonywane są na urzędowych formularzach. Można je znaleźć na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Wykorzystanie aktualnego wzoru formularza jest bardzo istotne, ponieważ pomylenie się i wykorzystanie starego wzoru albo nieskorzystanie z formularza skutkować będzie zwrotem wniosku. Główny formularz dotyczący zmiany danych spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nosi nazwę Z-3. Sama sztuk wypełnienia go nie jest skomplikowana, należy jednak pamiętać o przekreślaniu pól których nie wypełniamy. Bardziej skrupulatny referendarz może w przypadku braku skreślenia np. zwrócić wniosek.
W przypadku zmiany wspólnika wraz z formularzem Z-3 zawierającym podstawowe dane dotyczące spółki składamy również formularz ZE. Wskazujemy w nim na czym polega zmiana.
Formularz ZE służy do zgłaszania zmian dotyczących wspólników
W ramach zgłoszenia na formularzu ZE można znaleźć cztery opcje:
- wykreślenie jednego i wpisanie nowego wspólnika;
- zmiana danych wspólnika;
- wykreślenie wspólnika;
- wpisanie nowego wspólnika.
Wybieramy opcje która nas interesuje i wypełniamy formularz zgodnie z instrukcją tam zawartą. W sytuacji, gdy zmiana wspólnika jest jedyną zmianą zgłaszaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, wówczas przedkładamy jedynie formularz Z-3 i ZE.
Samo poprawne wypełnienie formularza to dopiero połowa sukcesu. Druga połowa sukcesu to poprawnie skompletowane załączniki. Niedołączenie któregoś z nich może skutkować wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych co znacznie przedłuży postępowanie w sprawie. Niestety, co kraj to obyczaj, a co referendarz to podejście. Są referendarze mniej i bardziej liberalni. Jedni wymagają przedłożenia wszystkich dokumentów łącznie ze zgodami korporacyjnymi, a innym wystarczy przedłożenie uaktualnionej listy wspólników.
Zmiana wspólnika – koszty
Załączniki, które na pewno muszą zostać dołączone do wniosku to dowód uiszczenia opłaty sądowej. Wniosek o zmianę danych spółki z ograniczoną odpowiedzialnością kosztuje 350,00 złotych. Sama opłata sądowa od wniosku to 250,00 złotych zaś ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym to koszt rzędu 100,00 złotych. Ten załącznik musi znaleźć się zawsze.
Jeżeli wniosek składa pełnomocnik wówczas konieczne jest dołączenie do niego pełnomocnictwa uprawniającego do reprezentowania spółki. Pełnomocnictwo może mieć różny stopień szczegółowości. Może uprawniać do złożenia tego konkretnego wniosku, a może uprawniać do reprezentowania spółki przed sądem. To w jaki sposób zostanie to sformułowane zależy do mocodawcy czyli od spółki. Jeżeli wniosek składa pełnomocnik wówczas konieczne jest dołączenie do wniosku dowodu uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa w wysokości 17,00 zł. Jest ona uiszczana na rachunek bankowy urzędu miasta/gminy właściwe ze względu na miejsce dokonania czynności, czyli złożenia wniosku. Wobec tego, jeśli spółka ma siedzibę we Wrocławiu a wniosek składamy do Sądu Rejonowego we Wrocławiu to naszym obowiązkiem jest uiścić opłatę skarbową na rachunek bankowy wrocławskiego urzędu miasta.
Załączniki do wniosku
Teraz czas na załączniki, które pozwolą referendarzowi merytorycznie rozpatrzeć wniosek. Pierwszy z nich to oczywiście umowa sprzedaży udziałów. W doktrynie można znaleźć poglądy zgodnie z którymi nie trzeba dołączać tego dokumentu do wniosku. Jednakże na 99 procent referendarz wezwie do uzupełnienia takiego braku formalnego w postaci przedłożenia umowy. I tu pojawia się problem.
Załączniki dołączone do wniosku następnie znajdą się w aktach rejestrowych spółki, do których dostęp może mieć każdy. W takiej sytuacji wiele spółek decyduje się przesłać do sądu poświadczoną za zgodność z oryginałem przez profesjonalnego pełnomocnika kopię umowy. Na kopii tej zasłania się najistotniejsze dane, w szczególności cenę sprzedaży czy też oświadczenia i zapewnienia sprzedającego i kupującego. Ważne, żeby w umowie znalazło się postanowienie dotyczące momentu przejścia własności udziałów. Referendarz musi mieć możliwość weryfikacji czy ten moment już nadszedł. Jeśli udziały przechodzą wraz z zawarciem umowy wówczas nie ma problemu. Jednakże jeśli własność udziałów ma przejść np. z momentem zapłaty ceny wówczas warto dołączyć do wniosku potwierdzenie dokonania przelewu przez Kupującego oraz potwierdzenie otrzymania przelewu przez Sprzedającego. Jeśli umowę zawarto przez strony reprezentowane przez pełnomocników wówczas warto do wniosku dołączyć pełnomocnictwo o zawarcia tych umów. Umowa sprzedaży udziałów wymaga formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym.
Podpis musi być poświadczony przez notariusza
Notariusz, dokonując poświadczenia podpisów nie weryfikuje pełnomocnictwa i jego zakresu. Referendarz może mieć wątpliwość czy osoba składająca oświadczenie woli była umocowana do działania w imieniu podmiotu zawierającego umowę. Jeśli umowa spółki (zarówno spółki, której udziałów dotyczy transakcja jak i umowa spółki kupującego lub sprzedającego – jeśli są to np. inne spółki z o.o.) przewiduje, że do zawarcia takiej umowy potrzebna jest zgoda spółki bądź zgromadzenia wspólników spółki wówczas referendarz może wymagać przedłożenia takich dokumentów. Należy to raczej do rzadkości, jednakże jest to możliwe.
Do wniosku dołącza się również aktualną listę wspólników oraz listę podmiotów uprawnionych do powołania zarządu w spółce. Zazwyczaj zarząd powołują wspólnicy wobec czego te dwa dokumenty można sporządzić w jednym. Co istotne, podpisuje je cały zarząd spółki.
Co do zasady, do wniosku nie dołącza się zawiadomienia spółki o przejściu udziałów, które uregulowano w przepisie art. 187 KSH. Jest to dokument wewnętrzny spółki i referendarz nie wymaga przedkładania go do wniosku.
Zmiana wspólnika spółki z o.o. – podsumowanie
Reasumując, ujawnienie nowego wspólnika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wydaje się być niezwykle proste, jednakże może sprawić trudności.. Brak dokładności, zapominalstwo mogą spowodować, że referendarz zwróci wniosek bądź wezwie do uzupełnienia braków formalnych. To zdecydowanie opóźni postępowanie w sprawie. Warto dokładnie przeczytać instrukcję przez wypełnianiem wniosku, a jeśli nie rozwieje to wątpliwości to można zatelefonować do sądu bądź dopytać osobę przyjmującą wniosek na biurze podawczym. Z całą pewnością pomoże to złożyć poprawny wniosek, bez niedociągnięć i braków formalnych.
Jednocześnie jednak należy pamiętać, że wiele zależy od referendarza rozpoznającego sprawę. To co dla jednego będzie wystarczające do zarejestrowania zmiany wspólnika, dla drugiego może nie wystarczyć i wezwie on do przedłożenia dodatkowego dokumentu. Można też napisać pismo przewodnie do wniosku, w którym wyjaśnia się wątpliwości i opisze się stan po zawarciu umowy sprzedaży udziałów. Z całą pewnością ułatwi to referendarzowi rozpoznanie wniosku w sprawie i przyspieszy dokonanie wpisu w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.
Zobacz także:
Kiedy i jak ogłosić upadłość spółki?
Likwidacja spółki z o.o. – jak zrobić to dobrze?
Jak założyć spółkę z o.o. ?