Jak założyć spółkę z o.o.?

Jak się zakłada spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością? Czyli tradycyjny sposób zawarcia umowy spółki z o.o.

Jak założyć spółkę z o.o.?

Spółka kapitałowa jest jedną z najbardziej skomplikowanych konstrukcji prawnych uregulowanych w przepisach prawa polskiego. Całkowite oderwanie spółki od jej wspólników powoduje, że spółka stanowi odrębny byt prawny wyposażony w osobowość prawną. Dzięki temu może we własnym imieniu nabywać prawa oraz zaciągać zobowiązania, a także ponosić odpowiedzialność za zaciągnięte przez siebie zobowiązania. Z całą pewnością przyczynia się to do ogromnej popularności spółki o czym świadczy fakt, iż zdecydowana większość spółek zawiązywanych w Polsce to spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. 

Dwa sposoby założenia spółki z o.o.

Kodeks spółek handlowych przewiduje dwa sposoby na pierwotne (niewynikające z przekształceń uregulowanych w przepisach art. 551 i n. KSH) powstanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, tj. zawiązanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością poprzez zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

W niniejszym artykule przyjrzymy się założeniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w sposób „tradycyjny” tj. w formie aktu notarialnego.
Przepis art. 157 § 2 KSH stanowi, że „umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna być zawarta w formie aktu notarialnego”. Umowę można zawrzeć zarówno osobiście przez podmioty, które dążą do zawiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (przyszłych wspólników Spółki) jak też przez pełnomocników tych osób. Istotne jest, że pełnomocnictwo do zawiązania spółki z o.o. (zawarcia umowy spółki z o.o.) musi być udzielone w formie aktu notarialnego.
Przepisy kodeksu spółek handlowych regulują również minimalną, obowiązkową treść umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Zgodnie z treścią przepisu art. 157 § 1 KSH: „umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna określać:

1. firmę i siedzibę spółki;

2. przedmiot działalności spółki;

3. wysokość kapitału zakładowego;

4. czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;

5. liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;

6. czas trwania spółki jeśli jest oznaczony.

W odniesieniu do punktu pierwszego elementów obligatoryjnych umowy spółki należy wskazać, że firmę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością możemy wybrać dowolnie, jedynym koniecznym elementem o którym stanowi kodeks spółek handlowych jest wskazanie w firmie formy prawnej spółki tj. „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Główny trzon firmy, ten który ją odróżnia można wybrać z pełną dowolnością. Może być on związany z rodzajem prowadzonej działalności, ale może być również całkowicie abstrakcyjny.

Ważne jest jednak, aby w umowie spółki wskazać pełną jej firmę tj. „XYZ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Oczywiście, w umowie spółki można również wskazać jej skróconą nazwę tj. „XYZ sp. z o.o.” albo „XYZ spółka z o.o.”, aczkolwiek wskazanie pełnej nazwy firmy jest konieczne.

Siedziba spółki z o.o.

W odniesieniu zaś do siedziby spółki należy wskazać, że siedzibą jest miejscowość w Polsce, w której prowadzona jest działalność spółki. Miejscowość, a nie adres spółki. Jest to istotne z praktycznego punktu widzenia – gdyby w umowie wskazywać siedzibę w rozumieniu pełnego adresu (miejscowość, kod pocztowy, ulica, nr budynku, nr lokalu) to każda zmiana tego adresu (nawet ulicy lub numeru lokalu) wymagałaby zmiany umowy spółki co wiąże się z koniecznością udania się do notariusza. W sytuacji, gdy jako siedzibę spółki uznajemy jedynie miejscowość, w której spółka prowadzi działalność to dopiero zmiana miejscowości obliguje do zmiany umowy spółki.

Przedmiot działalności spółki z o.o.

Przedmiot działalności spółki jest ściśle związany z celem, dla którego realizacji powstała spółka, jednakże nie są to pojęcia tożsame. Cel spółki to przyczyna dla którego wspólnicy zawiązują spółkę. Celem może być np. prowadzenie działalności gospodarczej bądź prowadzenie działalności charytatywnej. Cel spółki jest ogólny, ale nie ulega on zmianie w czasie trwania działalności spółki. Przedmiot działalności to środek, za pomocą którego ten cel ma zostać osiągnięty.

Przedmiot działalności określa zakres i rodzaj działania spółki (Z. Jara, Kodeks spółek handlowych. Komentarz wyd. 3, Warszawa, 2020 r.). Kodeks spółek handlowych nie reguluje jak szczegółowo należy określić przedmiot działalności spółki. Jednakże w praktyce zwykło się przyjmować, że przedmiot działalności spółki określa się zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności stanowiącą załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności. W treści umowy spółki wskazuje się określone kody PKD.

Umowa spółki z o.o.

Kolejnymi elementami które musza zostać określone w umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest wysokość kapitału zakładowego spółki, informacja czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, a także ilość i wartość nominalna udziałów objętych przez każdego wspólnika. Punkty te, z uwagi na fakt iż pozostają ze sobą związane, należy omówić razem.

Kapitał zakładowy spółki to swoisty fundusz znajdujący się po stronie pasywów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Fundusz ten dzieli się na udziały o równej bądź nierównej wartości nominalnej. Wspólnicy aby nabyć udziały w kapitale zakładowym spółki obowiązani są wnieść wkłady na pokrycie tych udziałów.

Minimalna wysokość kapitału zakładowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to 5.000 złotych. Przepisy nie regulują maksymalnej wysokości kapitału zakładowego. Wobec czego wysokość kapitału zakładowego może być dowolna, nie mniejsza jednak niż 5.000 złotych. Wartość nominalna udziału nie może być zaś niższa niż 50 złotych. Wspólnicy mogą obejmować udziały po cenie nie niższej niż ich wartość nominalna.

Jednocześnie w umowie spółki trzeba wskazać, czy wspólnik może mieć jeden czy więcej udziałów. Jeżeli wspólnik może mieć więcej niż jeden udział wówczas wszystkie udziały w kapitale zakładowym powinny być równe (mieć tożsamą wartość nominalna) i niepodzielne. A contrario, jeżeli wspólnik może mieć tylko jeden udział w kapitale zakładowym spółki wówczas udziały w spółce nie muszą mieć równej wartości nominalnej i mogą być podzielne.

W umowie trzeba wskazać również jaka jest liczba oraz wartość nominalna udziałów obejmowanych przez każdego ze wspólników.

Ostatnim, obowiązkowym elementem umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest wskazanie czasu trwania spółki (o ile jest on oznaczony). W sytuacji, gdy spółka powstała na czas nieoznaczony wówczas nie jest to konieczne. W przypadku zawarcia umowy na czas nieoznaczony wpisuje się to postanowienie w treści umowy.

Nieobligatoryjne elementy umowy spółki z o.o.

Jednocześnie istnieje szereg postanowień umownych, których wskazanie w umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie jest konieczne. Jednakże możemy je znaleźć w niemalże każdej umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Należy do nich zaliczyć np.: określenie czasu trwania roku obrotowego a także datę, z którą kończy się pierwszy rok obrotowy spółki.

Umowa spółki bardzo często reguluje istnienie i tworzenie innych niż kapitał zakładowy funduszy spółki tj. kapitału rezerwowego i kapitału zapasowego.

W umowie spółki warto zawrzeć zapis o podwyższeniu kapitału zakładowego do określonej wysokości w określonym czasie np. do końca określonego roku kalendarzowego. Dzięki temu zapisowi brak jest konieczności zmiany umowy spółki w przypadku woli podwyższenia kapitału zakładowego.
Istotnym postanowieniem w umowie spółki z o.o. jest wskazanie katalogu czynności, do dokonania których konieczne jest uzyskanie zgody zgromadzenia wspólników. Kodeks spółek handlowych jedynie w niewielkim zakresie reguluje czynności do dokonania których konieczne jest uzyskanie takiej zgody. Przykładem jest zbycie i nabycie nieruchomości ( art. 228 KSH). W umowie spółki można wskazać np. że nabycie bądź zbycie udziałów posiadanych w innych spółkach czy zaciągnięcie zobowiązania na okres dłuższy niż 2 lata wymaga zgody Zgromadzenia Wspólników.

Przedstawione powyżej dodatkowe, nieobligatoryjne elementy umowy spółki to tylko niektóre spośród tych, które wspólnicy zawierają w umowach spółek z o.o. Nie sposób jest wskazać wszystkie. To co zawiera się w umowie spółki zależy od celu, dla którego spółka powstała oraz od tego jaką ma strukturę. Wobec tego, przed zawiązaniem spółki warto udać się do profesjonalisty, który pomoże nam sformułować treść umowy spółki.